Acheteurs de voyages : la COVID a-t-elle découvert des lacunes dans votre programme de gestion des risques liés aux voyages ?

Le webinaire de la semaine dernière, « Discussion avec les acheteurs : le COVID a-t-il découvert des lacunes dans votre politique, votre programme et la continuité de vos activités en matière de risques liés aux voyages ? », mettait en vedette des experts en voyages et en gestion des risques de quatre organisations différentes partageant leurs expériences pendant la pandémie : Jafles Pacheco, responsable des dépenses matérielles indirectes Direction chez Oerlikon; Catherine Rigby, GTP, CCTE, responsable des risques et de la sécurité des voyages au CFA Institute ; Jan Uecker, GTP, CTE, responsable des voyages mondiaux chez UL LLC ; et Julie Kleim, responsable des achats pour les voyages d'affaires et les dépenses chez CLEAResult.

 

Chaque panéliste a partagé ses idées sur le rôle des organisations, des fournisseurs et des voyageurs dans l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité, ainsi que sur les outils et ressources utilisables pour aider à atténuer ces risques au sein de votre propre entreprise :

 

Jan Uecker : Chez UL LLC, nous avons développé un processus appelé « Règles de la route – Les 10 R pour naviguer dans un voyage au milieu d'une pandémie mondiale », qui fournit des étapes auxquelles le voyageur doit réfléchir avant et pendant le voyage : reconsidérer ; Recherche; Revoir; Exigences; Réutilisation; Réadapter; Souviens-toi; Reconfirmer ; Reposez-vous, détendez-vous et reposez-vous ; et rapport. Plus de détails sur chaque « R » peuvent être trouvés dans la boîte à outils de gestion des risques des acheteurs GBTA disponible sur le hub des membres gbta.org.

 

Catherine Rigby : Avant de remettre les voyageurs sur la route, réfléchissez à la politique (identifier et combler les lacunes de votre programme de voyages avant que les employés ne reprennent leur voyage) ; Des faits (avoir des ressources, telles que des exigences en matière de quarantaine ou de frontière, facilement disponibles) ; Soutien (fournir une liste de contrôle de voyage en toute sécurité que les employés doivent remplir avant le voyage) ; et Plan (créer un guide de ressources « à guichet unique » contenant des informations telles que les conditions d'entrée/sortie, l'assurance et les ressources du gouvernement local auxquelles les employés peuvent se référer lorsqu'ils voyagent).

 

Julie Kleim : Envisagez de créer un groupe de travail interne sur la pandémie pour examiner les politiques de l'entreprise (telles que les exigences d'autorisation de voyage), collaborer avec les partenaires commerciaux (évaluer les risques liés à la chaîne d'approvisionnement et obtenir des fournisseurs des outils utiles pour gérer la pandémie) et développer des processus pour aligner les objectifs commerciaux avec de nouveaux protocoles de sécurité (politiques de travail à domicile, examens de santé des employés, comment ramener le personnel au bureau en toute sécurité).

 

Jafles Pacheco : Créez un plan d'urgence pour la gestion des risques liés à la chaîne d'approvisionnement en examinant les risques « en amont »/d'approvisionnement et les risques « en aval »/opérationnels. Créer un processus continu qui analyse et identifie les risques ; quantifie l’impact des risques ; et qui crée, communique et surveille les plans d’urgence. Prioriser les domaines ou les fournisseurs

à évaluer en fonction du risque et de la valeur représentée par la catégorie.

 

Tous les panélistes ont convenu que l’atténuation des risques doit être un processus constant et évolutif – pas seulement pendant cette pandémie, mais aussi au-delà. Autre point d’accord pour tous les panélistes : en cette période de changement, restez agile, flexible et soyez ouvert au changement. Soyez comme une éponge et profitez de toutes les ressources disponibles pour apprendre. Et n’ayez pas peur d’admettre ce que vous ne savez pas et de demander de l’aide aux autres.

 

Pour plus d'informations sur les ressources et les informations mentionnées ci-dessus, consultez la boîte à outils de gestion des risques des acheteurs GBTA disponible sur le hub des membres gbta.org.