Las 5 preguntas principales de TMC formuladas y respondidas

En 2016, las organizaciones invirtieron significativamente en viajes de negocios, y el gasto global en viajes de negocios se acercó a $1,3 billones. Sin embargo, a medida que las empresas invierten cada vez más en viajes de negocios, también deben invertir en un programa de viajes administrado que equilibre las necesidades de los empleados con los objetivos corporativos. Desentrañar las complejidades de la gestión de viajes puede ser desalentador sin una empresa de gestión de viajes, por lo que la Fundación GBTA se asoció con US Bank para delinear las consideraciones involucradas en la elección de una TMC.

1. ¿Necesito un TMC?

En general, sería muy difícil gestionar un programa de viajes sin asociarse con una empresa de gestión de viajes (TMC). Si su gasto en viajes supera los $250,000 anuales y/o es lo suficientemente grande como para negociar con aerolíneas y hoteles, es probable que su programa se beneficie al retener los servicios de un TMC.

2. ¿Qué valor aporta un TMC a mi programa de viajes?

Las TMC pueden agregar valor a su programa de viajes de varias maneras importantes. El seguimiento de datos y los informes de gastos brindan una mejor comprensión del volumen de negocios realizado con cada proveedor, lo que le brinda una mayor influencia en la mesa de negociación. Cuando las TMC administran los canales de reserva preferidos, los agentes saben cuándo se reservan los boletos y cuándo se realizan las reservas. Esto permite reclamar el valor de los boletos no utilizados o las reservas perdidas y que los viajeros tengan una línea directa para recibir asistencia en caso de que ocurran cambios o percances en el viaje. Los TMC también ayudan a los gerentes de viajes a mantenerse informados sobre las tendencias de la industria al proporcionar acceso a recursos y educación para garantizar que las políticas de la empresa aborden completamente las necesidades de sus viajeros.

3. ¿Cuánto ahorro puedo esperar al usar un TMC?

Una TMC puede ayudar a las organizaciones a ahorrar entre 5% y 50% de su gasto en viajes, según la madurez inicial de su programa de viajes y el volumen de sus viajes. Asociarse con una TMC puede ayudar a los administradores de viajes a orientar a los viajeros hacia los proveedores preferidos que ofrecen tarifas negociadas previamente. Si bien los programas que recién comienzan tienen un mayor potencial de ahorro, un TMC aún puede ayudar a un programa más maduro a controlar a los viajeros fuera de la política y ahorrar dinero. El uso de datos capturados por TMC sobre el comportamiento de los viajeros le permite ofrecer proyecciones de volumen más precisas y negociar tarifas más bajas con los proveedores. Es importante tener en cuenta la cultura de su empresa al crear un TMC: obtener el apoyo de las partes interesadas y comunicar claramente la lógica detrás de las nuevas prácticas a sus viajeros es primordial. En comparación con los programas de viaje con meras pautas, aquellos con políticas de viaje totalmente obligatorias reportan un mayor éxito y ahorros.

4. ¿Cuánto costará conservar los servicios de una TMC?

Si bien algunas empresas pagan a las TMC una tarifa de administración mensual fija evaluada caso por caso, la estructura de tarifas más común para una TMC es por transacción. Estas tarifas de transacción varían ampliamente (por ejemplo, $5 para reservas de hotel y automóvil realizadas en línea a $35 para un vuelo internacional realizado llamando a un agente). Por lo general, las reservas de aerolíneas son más caras que las reservas de hotel o de transporte terrestre, los vuelos internacionales son más caros que los nacionales y llamar a un agente es más caro que reservar a través del canal en línea de una TMC. Los gestores de viajes deben comunicar claramente estas diferencias a los viajeros para minimizar los gastos superfluos, como llamar a un agente para hacer una reserva sencilla cuando una reserva en línea sería suficiente. Si bien es tentador negarse a pagar una tarifa agregada a cada transacción, es importante recordar que este cargo cubre todos los servicios que brinda el TMC, no solo la transacción individual.

5. Hay muchas TMC; ¿Cómo elijo el adecuado para mi programa?

El primer paso para elegir una TMC es determinar internamente sus cinco o diez objetivos principales para su programa de viajes, como aumentar el seguimiento y la seguridad de los viajeros, capturar mejor los datos de gastos o asegurar mejores tarifas negociadas con los proveedores. Una vez que haya definido sus objetivos, comience a conversar con los TMC, explique sus objetivos programáticos y escuche sus planes para ayudarlo a lograrlos. Asegúrese de incluir TMC de diferentes tamaños y alcances en estas discusiones iniciales; estos factores pueden desempeñar un papel en la estrategia que desarrollen para usted. Por ejemplo, si su organización realiza muchos viajes internacionales, es posible que desee buscar una TMC global o una TMC con muchos socios globales. Si bien una TMC grande puede tener muchos socios, una TMC más pequeña puede ser más ágil para adaptarse a sus necesidades y objetivos específicos. Con base en la información reunida, reduzca el campo a cinco o menos candidatos y continúe con discusiones más detalladas. Una relación con un TMC debe basarse en la transparencia. Cualquier TMC con el que valga la pena trabajar debe guiarlo a través de su hoja de ruta personalizada para su programa y explicarle detalladamente la lógica detrás de sus recomendaciones, incluido lo que cada parte puede ganar o perder. Cada lado debe ser honesto y realista con el otro sobre sus objetivos y habilidades para fomentar una asociación exitosa y mutuamente beneficiosa.

Descargue el one-pager aquí. La Fundación GBTA organizará un seminario web gratuito, en asociación con US Bank, el 5 de octubre de 2017 a las 2 p. m., hora del Este, en el que participarán administradores de viajes experimentados que analizarán las numerosas preguntas y factores que involucran a las TMC. Los participantes explorarán cómo pueden ayudar los TMC, determinarán si su programa está listo para incorporar un TMC y más. Regístrese hoy: TMC 101: una sesión de preguntas y respuestas en vivo con gerentes de viajes veteranos sobre si, por qué y cómo usar TMC.