Negociar las preocupaciones únicas para la continuidad del negocio y la gestión de riesgos cuando los altos ejecutivos viajan

Hay aspectos y complejidades únicos cuando los ejecutivos de C-Suite viajan por negocios. Esta entrada está dedicada a brindar una breve descripción general de cómo los gerentes de viajes corporativos pueden aplicar las mejores prácticas a los viajes de negocios de su propia Suite Executive.

Existen grandes diferencias entre los viajes en Suite Executive y otros viajes de negocios. Algunas de las consideraciones adicionales incluyen miembros de la familia ejecutiva, nivel de perfil, reconocibilidad, secuestro y rescate (K&R) y una mayor tendencia a salirse de la política. Los desafíos y la utilización ineficiente de los recursos resultantes de este comportamiento a menudo hacen que los gerentes de viajes hagan una pausa y reevalúen su propia estrategia. Descubramos algunas razones del incumplimiento y revisemos los efectos del incumplimiento que algunos miembros de nuestra audiencia de administradores de viajes podrían reconocer.

Causas de Incumplimiento de Política de Viajes:

• Minimizar la gravedad de las amenazas
• Personalidad, "El Comandante"
• No está de acuerdo con la evaluación de riesgos debido a experiencias pasadas.
• Demasiado ocupado
• Los servicios especiales, como la protección ejecutiva, son demasiado caros o llaman demasiado la atención.

Efectos del incumplimiento de la política de viajes por parte de la C-Suite:

• Las reservas fraudulentas dan como resultado la ausencia de datos de viaje y limitan, o eliminan, las comunicaciones y el acceso a la inteligencia de ubicación.
• El descubrimiento o el intercambio de detalles de viajes de último momento hace hincapié en los recursos de varios departamentos que deben girar rápidamente para brindar asesoramiento, asegurar la documentación de inmigración y protección ejecutiva, realizar evaluaciones de seguridad del hotel/destino e implementar elementos de mitigación de riesgos de TI, etc.
• El incumplimiento por parte del nivel ejecutivo aumenta la probabilidad de que otros acepten el incumplimiento

Cómo los gestores de viajes pueden mejorar el cumplimiento

• Documentar inquietudes y comportamientos (manteniendo la confidencialidad)
• Comparta inquietudes y comportamientos con viajeros ejecutivos respetuosos de las políticas y pídales que lo ayuden con la conversación.
• Tener una conversación. La conversación será mejor recibida si se lleva a cabo citando una preocupación genuina por el bienestar y la seguridad de los viajeros/otro personal y de la familia, en lugar de una discusión dura que mencione el incumplimiento.
• Lleve a cabo capacitación sobre políticas y recursos con la Suite Ejecutiva y sus organizadores de viajes. Programe controles periódicos de EA
• Organice un Road Show sobre riesgos en viajes para presentar los socios de seguridad e inteligencia de riesgos, respuesta a emergencias y TMC y mostrar sus servicios (comida y pequeños obsequios atraerán a la multitud)
• Promocionar, promocionar y promocionar un poco más el programa, utilizando los canales de comunicación de la organización.

En una entrada posterior, compartiremos algunas estrategias comprobadas para mitigar estos riesgos de cumplimiento y para mejorar el cumplimiento de las políticas entre el grupo de altos ejecutivos de su empresa. Los recursos del Comité de Riesgos de la GBTA incluyen experiencia en la negociación de estos desafíos desde la perspectiva de la Protección Ejecutiva, la Gestión de Viajes Corporativos y la Aviación Privada.