Una abrumadora mayoría de empresas mantienen seguros a los viajeros mediante protocolos de gestión de riesgos en viajes

La tecnología móvil ayuda a las empresas a comunicarse y realizar un seguimiento de los empleados

ALEXANDRIA, VA - 19 de mayo de 2015 - La Fundación GBTA, el brazo de educación e investigación de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), dio a conocer hoy un estudio que encuentra que una abrumadora mayoría de organizaciones (83 por ciento) informa que sus programas de viajes tienen protocolos de gestión de riesgos. vigentes para garantizar la seguridad y el bienestar de sus viajeros de negocios. Está claro que el uso de protocolos de gestión de riesgos de viajes (TRM) está aumentando: de las organizaciones que dijeron que no tenían protocolos TRM implementados, el 60 por ciento dijo que planeaban adoptarlos en los próximos dos años.

El estudio, Keeping Travelers Safe Through Travel Risk Management (TRM), patrocinado por Concur Technologies, encuestó a más de 250 administradores de viajes, oficiales de seguridad y personal de recursos humanos para comprender mejor cuántas organizaciones también cuentan con protocolos de gestión de riesgos de viajes. como las características que incluyen estos programas. A través de los protocolos TRM, las empresas buscan mantener seguros a los viajeros de negocios además de minimizar los efectos de posibles percances en los viajes.

"La alta tasa de adopción de protocolos TRM demuestra que las empresas están comprometidas a mantener a sus trabajadores fuera de peligro", afirmó Joseph Bates, vicepresidente de investigación de la Fundación GBTA. “También nos entusiasma ver que los avances tecnológicos, como las aplicaciones y los mensajes de texto, están cambiando la cara de los programas TRM al permitir a las organizaciones rastrear y comunicarse mejor con sus empleados. Los viajeros pueden centrarse en hacer negocios, en lugar de preocuparse por riesgos potenciales”.

Aunque los protocolos TRM suelen incluir varias funciones tanto para viajes nacionales como internacionales, el estudio encontró que las organizaciones grandes tienen más probabilidades que las pequeñas de ofrecer información previa al viaje, comunicación automatizada sobre riesgos en tiempo real y proveedores locales de servicios médicos y de seguridad como parte de su protocolo TRM. Las características típicas de los protocolos TRM incluyen:

1. seguimiento de viajeros,
2. información y preparación previa al viaje,
3. Compromiso de TMC en apoyo de los protocolos de riesgo.
4. aprobación previa al viaje,
5. comunicación automatizada sobre riesgos en tiempo real,
6. proveedores locales de asistencia médica y de seguridad,
7. servicios de asistencia disponibles localmente y
8. conserje de viajes.

"La gestión de riesgos de viajes es importante para nuestros clientes porque les ayuda a cumplir con sus obligaciones de diligencia", afirmó Johnny Thorsen, director sénior de estrategia y marketing de productos de Concur. "Estamos comprometidos a proporcionar las herramientas necesarias para ayudar a empresas de todos los tamaños a proteger su fuerza laboral".

Durante una emergencia, las organizaciones que cuentan con protocolos TRM generalmente pueden ubicar a todos los empleados afectados y verificar su seguridad mucho más rápido que las empresas sin protocolos implementados.

Un tercio de los encuestados dijo que podían localizar a todos los empleados afectados en tiempo real; el 20 por ciento dijo que podían localizar a los viajeros en 15 a 30 minutos; y el 31 por ciento dijo que tomaría más de media hora localizar a todos sus empleados afectados. Sin embargo, el 20 por ciento dijo que no sabía cuánto tiempo llevaría localizar a sus empleados.

El estudio encontró que se necesita una media estimada de 1,5 horas para confirmar la seguridad de cada empleado cuando ocurre un incidente: el 28 por ciento informó que tomaría menos de una hora, el 43 por ciento dijo que tomaría una o más horas y el 24 por ciento dijo que tomaría dos. o más horas. Un tercio de los encuestados (29%) dijeron que no sabían cuánto tiempo llevaría confirmar la seguridad de todos.

Adopción de tecnología

Una mayor adopción de tecnologías de mensajería y seguimiento móvil puede permitir a las empresas localizar a los empleados y confirmar su seguridad más rápidamente. Dado que casi el 90 por ciento de los viajeros de negocios llevan un teléfono inteligente, la tecnología inalámbrica se está convirtiendo rápidamente en un método importante para comunicarse con los viajeros. Según el estudio, existen amplias oportunidades para mejorar el uso de la tecnología, incluida una mayor implementación de aplicaciones móviles.

Si bien hay margen de mejora en el área de las aplicaciones, los SMS tienen mayor prioridad que las aplicaciones móviles cuando se trata de comunicarse con los viajeros durante una emergencia o interrupción. La mitad de los encuestados clasificó los SMS automatizados entre sus tres canales más importantes y el 39 por ciento clasificó los SMS manuales entre sus tres primeros. El treinta y seis por ciento de los encuestados incluyeron aplicaciones móviles en su lista de las tres principales.
Las organizaciones dependen de múltiples fuentes de datos cuando se comunican con los viajeros, siendo las más comunes un sistema TMC (60 por ciento), un sistema de seguimiento de viajeros de terceros (41 por ciento) y un sistema de notificación masiva (35 por ciento).
Las empresas utilizan datos capturados a través de herramientas de reserva en línea (OBT) o TMC para aprobar viajes, proporcionar información previa al viaje a los viajeros, realizar un seguimiento de los viajeros y comunicar sobre los riesgos. Debido a que las reservas que no son OBT pueden crear desafíos para los programas TRM, el 67 por ciento de las organizaciones no permiten reservas que no son OBT. Dicho esto, las reservas que no son OBT siguen siendo bastante comunes.
Si bien existen tecnologías disponibles para mitigar los desafíos involucrados en las reservas que no son OBT, las tasas de adopción de estas tecnologías deben aumentar para que esos desafíos se conviertan en un problema menor para TRM.

Metodología

El estudio actual se basa en una encuesta en línea de 257 encuestados, de los cuales el 85 por ciento eran gerentes de viajes y el 15 por ciento eran personal de seguridad, recursos humanos u otro personal involucrado con la gestión de riesgos de viajes en América del Norte. La mayoría de los encuestados eran de Estados Unidos (82 por ciento), mientras que el 10 por ciento eran de Canadá y el 8 por ciento de México.

El estudio, Keeping Travelers Safe Through Travel Risk Management (TRM), está disponible exclusivamente para los miembros de GBTA haciendo clic aquí y los no miembros pueden comprar el informe a través de la Fundación GBTA enviando un correo electrónico a pyachnes@gbtafoundation.org. Haga clic aquí para ver un resumen de esta investigación.

GBTA organizará un seminario web el 11 de junio a las 11 a. m. (ET) para analizar más a fondo este estudio y sus hallazgos. Obtenga más información y regístrese ahora.

CONTACTO: Colleen Lerro, +1 703-236-1133, clerro@gbta.org
Gayle Kansagor, +1 202-295-8775, gayle.kansagor@harbourgrp.com

Acerca de Concur
Concur, parte de SAP, imagina la forma en que debería funcionar el mundo, ofreciendo servicios basados en la nube que simplifican la gestión de viajes y gastos. Al conectar datos, aplicaciones y personas, Concur ofrece una experiencia sin esfuerzo y total transparencia en el gasto dondequiera y cuando suceda. Los servicios de Concur se adaptan a las preferencias individuales de los empleados y escalan para satisfacer las necesidades de empresas, desde pequeñas hasta grandes, para que puedan centrarse en lo más importante. Obtenga más información en www.concur.com o en el blog de Concur.

Acerca de la Asociación Global de Viajes de Negocios
La Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) es la principal organización comercial de viajes de negocios y reuniones del mundo con sede en el área de Washington, DC y operaciones en seis continentes. Los más de 9000 miembros de GBTA administran anualmente más de $345 mil millones de viajes de negocios globales y gastos de reuniones. GBTA y la Fundación GBTA brindan educación, eventos, investigación, defensa y medios de clase mundial a una red global en crecimiento de más de 28,000 profesionales de viajes y 125,000 contactos activos. Para aprender cómo los viajes de negocios impulsan el crecimiento empresarial duradero, gbta.org