Un nuevo estudio identifica las perspectivas de los viajeros de negocios sobre las políticas de viajes de la empresa, el cumplimiento y los valiosos servicios

Cuatro de cada cinco viajeros de negocios informan que la política de viajes de la empresa tiene el mayor impacto en las decisiones de reserva

Frankfurt, Alemania (15 de noviembre de 2016) – Cuatro de cada cinco (79 por ciento) viajeros de negocios informan que la política de viajes de su empresa tiene el mayor impacto en su decisión al reservar viajes por trabajo, por delante de la conveniencia (71 por ciento) y el costo (70 por ciento). , según un nuevo informe publicado hoy por la Fundación GBTA en asociación con HRS. Las políticas flexibles de cambio (58 por ciento) y cancelación (56 por ciento) también son importantes, y la mitad dice que los informes de gastos automatizados (52 por ciento) y la membresía en un programa de lealtad o recompensas (50 por ciento) también juegan un papel importante.

El informe, Comunicación de políticas de viajes: comprensión de las desconexiones y aumento del cumplimiento, también revela que el correo electrónico es la forma más frecuente (49 por ciento) y más deseada (56 por ciento) de comunicar la política de viajes de las empresas a los viajeros.

Sin embargo, un enfoque único no es la respuesta, ya que es importante comprender la empresa, su demografía y su cultura. Inesperadamente, la mayoría de los Millennials (18-34) prefieren aprender sobre las políticas de la empresa en una reunión en persona (51 por ciento). Probablemente esto se deba a que son nuevos en el mundo laboral y en los viajes de negocios y prefieren una sesión informativa más detallada con la oportunidad de hacer preguntas. Aquellos de la Generación X (35-54) y los Baby Boomers (55+) probablemente ya estén más familiarizados con la política de viajes de la empresa y prefieran métodos electrónicos como el correo electrónico (52 por ciento y 69 por ciento, respectivamente) y las publicaciones en la intranet de la empresa (47 por ciento y 53 por ciento, respectivamente). ).

También existen diferencias regionales. Los europeos tienen una preferencia ligeramente mayor que sus homólogos norteamericanos por el correo electrónico como método ideal para comunicar la política de viajes (60 por ciento frente a 53 por ciento), y una preferencia mucho más fuerte por utilizar la intranet de la empresa (51 por ciento frente a 34 por ciento). Por el contrario, el manual del empleado se utiliza en casi la mitad de las empresas norteamericanas (49 por ciento), pero sólo en menos de un tercio (29 por ciento) de las empresas europeas.

"Si bien el relato del profesional de viajes puede ser más confiable para determinar cómo se comunica la política de viajes, lo que importa es la percepción y el recuerdo del viajero, ya que sus acciones pueden tener implicaciones de cuidado e implicaciones de costos para la empresa", dijo Kate Vasiloff, directora de la Fundación GBTA. investigación. "No es una falta de deseo o voluntad de seguir las directrices de la empresa lo que hace que las reservas se salgan de la política, es una falta de comprensión causada por una interrupción en la comunicación entre los profesionales de viajes y el viajero".

“Los resultados del estudio muestran que los viajeros quieren hacer lo correcto. Comunicar la política de viajes a través de los canales adecuados en el momento adecuado y escuchar los comentarios de sus viajeros es clave. Los resultados también resaltan que la conveniencia y la facilidad de uso son cruciales para que los viajeros corporativos cumplan con el programa de viajes, dijo Tobias Ragge, director ejecutivo de HRS. “Esto va más allá de la usabilidad de herramientas individuales. La base es un programa de viajes que satisfaga las necesidades de los viajeros, pero las empresas deben tener en cuenta todo el proceso de principio a fin para proporcionar valor adicional a sus viajeros. Desde el proceso de búsqueda y reserva hasta soluciones integrales de pagos y gastos automatizados”.

Al comparar los resultados con un estudio anterior de la Fundación GBTA que examinó las formas en que los profesionales de viajes comunican su política de viajes y el éxito de estos esfuerzos, este informe encontró diferencias significativas entre las percepciones y recuerdos de los viajeros de negocios y los profesionales de viajes:

Según los profesionales de viajes, la mitad (54 por ciento) celebra reuniones en persona para comunicar la política de viajes, pero los viajeros tienen una impresión diferente (20 por ciento).
Existen enormes brechas entre la frecuencia con la que los profesionales de viajes piensan que sus viajeros utilizan canales de reserva aprobados para hacer arreglos para vuelos (90 por ciento) y autos de alquiler (81 por ciento) y lo que los viajeros de negocios realmente hacen (63 por ciento y 57 por ciento, respectivamente).
La importancia de cerrar la brecha se vuelve cada vez más clara cuando se abordan los viajes a lugares de alto riesgo. Uno de cada seis viajeros de negocios dice que no recibe ninguna información adicional antes de ir a zonas de alto riesgo, un claro factor de riesgo teniendo en cuenta el deber de diligencia de la empresa.
Si bien existe tecnología disponible para alertar a los viajeros de negocios sobre reservas fuera de la política, uno de cada cinco (20 por ciento) dice que nunca recibe este tipo de alertas.

Servicios valiosos
Una responsabilidad importante para los profesionales de viajes implica negociar los servicios y comodidades más valorados y relevantes para sus viajeros en contratos aéreos, hoteleros y terrestres de la manera más rentable posible. Sin embargo, estos complementos significan muy poco si el viajero desconoce los beneficios incluidos. El estudio mostró que existen grandes brechas entre los servicios valorados por los viajeros y los que realmente utilizan; uso de los servicios por parte de los viajeros y con qué frecuencia se incluyen en los contratos; y la frecuencia con la que a los viajeros se les reembolsa un servicio o gasto auxiliar que ya estaba incluido en acuerdos negociados previamente.

Metodología
El estudio se basa en una encuesta en línea de 492 viajeros de negocios norteamericanos (50 por ciento) y europeos (50 por ciento), todos ellos empleados de una empresa, deben cumplir con la política de viajes de su empresa o las pautas establecidas y haber viajado al menos cuatro veces en el último año para negocios. La encuesta se realizó del 26 de mayo al 14 de junio de 2016.

Más información
El informe Comunicación sobre la política de viajes: comprensión de las desconexiones y aumento del cumplimiento está disponible exclusivamente para los miembros de GBTA haciendo clic aquí y los no miembros pueden comprar el informe a través de la Fundación GBTA enviando un correo electrónico a pyachnes@gbtafoundation.org. Los hallazgos del estudio se presentarán hoy en una sesión de Center Stage durante la Conferencia GBTA 2016 Frankfurt en asociación con VDR.

Además, el 8 de diciembre a las 10 a. m., hora del Este, expertos de HRS y la Fundación GBTA discutirán los hallazgos del estudio en un seminario web gratuito.

HRS – Soluciones hoteleras globales
HRS ofrece soluciones integrales de gestión hotelera a más de 3000 empresas en todo el mundo. Al ofrecer a sus clientes consultoría individual y soluciones personalizadas, entre sus clientes se incluyen numerosos actores globales de las empresas Fortune 500.

Además de proporcionar servicios profesionales de adquisición de hoteles y negociar tarifas especiales con los hoteles, HRS optimiza el pago sin efectivo ni papel de las estancias en hoteles, al tiempo que ofrece procesamiento automatizado de facturas. Con más de 300.000 hoteles en 190 países, HRS ofrece cientos de cadenas hoteleras y aproximadamente 180.000 hoteles independientes. HRS Global Hotel Solutions tiene acceso exclusivo a todos los sistemas de distribución global (GDS) en todo el mundo. Con más de cinco millones de habitaciones en hoteles individuales, HRS es hoy el mayor proveedor de contenidos hoteleros del mundo. Además, los clientes corporativos se benefician de la tarifa HRS Business, que está disponible en 40.000 hoteles y ofrece hasta un 30 por ciento de descuento sobre el precio diario del hotel online.

Este grupo de empresas en continua expansión cuenta con más de 1.600 empleados en 26 oficinas en todo el mundo, entre ellas Shanghai, Tokio, Singapur, París, Londres, Mumbai, São Paulo, Nueva York y Sydney. La sede de HRS se encuentra en Colonia. Puede encontrar más información en http://corporate.hrs.com

CONTACTO:
Colleen Lerro Gallagher, +1 703-236-1133, cgallagher@gbta.org

Acerca de la Fundación GBTA
La Fundación GBTA es la fundación de educación e investigación de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), la principal organización comercial de viajes y reuniones de negocios del mundo con sede en el área de Washington, DC y operaciones en seis continentes. Colectivamente, los más de 9000 miembros de GBTA administran anualmente más de $345 mil millones de viajes de negocios globales y gastos de reuniones. GBTA proporciona a su creciente red de más de 28 000 profesionales de viajes y 125 000 contactos activos educación, eventos, investigación, defensa y medios de comunicación de primer nivel. La Fundación se estableció en 1997 para apoyar a los miembros de GBTA ya la industria en general. Como fundación líder en educación e investigación en la industria de viajes de negocios, la Fundación GBTA busca financiar iniciativas para promover la profesión de viajes de negocios. La Fundación GBTA es una organización sin fines de lucro 501(c)(3). Para obtener más información, consulte gbta.org y gbta.org/foundation.