Empleados de toda Europa preocupados por el retraso en los reembolsos de gastos   

jueves 10 de noviembre – Un nuevo estudio de SAP Concur ha descubierto que más de la mitad (58%) de los empleados en toda Europa están preocupados por el impacto de los retrasos en los reembolsos de gastos en sus finanzas personales. El "Gestión de gastos en tiempos de inflación: cómo mejorar la experiencia de los empleadosEl informe analiza más de cerca el tema de la inflación y describe los desafíos que enfrentan las empresas cuando se trata de brindar una buena experiencia a los empleados, las consecuencias de hacerlo mal y las herramientas digitales que las empresas europeas están implementando para ayudar a abordar estos riesgos en el futuro. 

A medida que los trabajadores sientan las dificultades financieras, los procesos de gastos subóptimos que han sido previamente aceptados podrían convertirse en un punto clave de discordia entre empleadores y empleados. Según la encuesta, a 58% de empleados también les preocupa estar perdiendo financieramente debido a gastos no reclamados debido a la falta de recibos o al olvido de presentarlos a tiempo. De hecho, casi la mitad de los empleados (46%) dicen que el proceso de reclamación de gastos es tan difícil que no gastan cantidades menores. 

Los responsables de la gestión de gastos también creen que la crisis del coste de vida está creando fricciones en el proceso. 

• 37% de los responsables de la toma de decisiones en materia de recursos humanos y finanzas esperan que los empleados reclamen gastos fraudulentos para contrarrestar el impacto del aumento del costo de vida.  
• 59% prevé dedicar más tiempo a revisar los gastos para garantizar que cumplan con sus políticas. 
• 60% anticipa auditorías cada vez más estrictas sobre sus gastos para garantizar que cumplen con las políticas ajustadas para reflejar la inflación. 
• 36% dice que la situación económica actual podría provocar que los gastos de los empleados se paguen tarde, lo que provocaría que el personal no pudiera llegar a fin de mes. 

Además, el estudio encontró que existe una clara necesidad de realizar un cambio en los procesos y políticas que rodean la gestión de gastos, para apoyar mejor a los empleados en medio de la turbulenta situación económica. De acuerdo a la encuesta: 

• 51% de los responsables de la toma de decisiones en finanzas y recursos humanos creen que dependen de demasiados procesos manuales que no son adecuados para el nuevo entorno de trabajo híbrido.  
• Este es un problema que se agrava en las organizaciones de tamaño mediano (55%), sin embargo, la mitad (50%) de las organizaciones grandes (más de 1000 empleados) también lo citan como un problema. El problema sólo está presente en menos de la mitad de las pequeñas empresas (45%). 
• Los empleados quieren recibir comentarios sobre el proceso de gestión de gastos, pero muchos no tienen la oportunidad de hacerlo. 47% de los tomadores de decisiones en finanzas y recursos humanos dicen que para simplificar la gestión de gastos, deberían pedir a los empleados sugerencias sobre formas de mejorar el proceso. 
• Si bien 79% de los empleados dicen que su empresa lleva a cabo iniciativas de retroalimentación para medir la satisfacción con procesos como la recuperación de gastos, solo 27% informan que esto sucede con frecuencia. 

Pierre-Emmanuel Tetaz, vicepresidente senior y director general de EMEA, SAP Concur, explica: 

“Está claro que la evolución de la situación económica está poniendo los problemas de gestión de gastos en el centro de atención. Las empresas buscan reducir las ineficiencias para garantizar que ofrecen los mejores servicios a los empleados, mientras que los empleados se preocupan por la velocidad a la que los procesos existentes pueden satisfacer sus nuevas necesidades. 

No se deben subestimar las consecuencias para los equipos de finanzas y recursos humanos de no hacerlo bien. Nuestra encuesta encontró que más de un tercio de estos equipos (36%) creen que su organización carece de visibilidad en tiempo real de lo que se gasta y que experimentarán una sorpresa desagradable, como estar por encima del presupuesto una vez que se hayan reclamado todos los gastos. 

Para abordar estos desafíos, los equipos de finanzas y recursos humanos deben implementar nuevas tecnologías, como inteligencia artificial y herramientas de automatización, para ayudar a administrar la gestión de gastos. Al mismo tiempo, garantizar la transparencia y la comunicación abierta es crucial para que los empleados comprendan y naveguen por el proceso, lo que ayuda a mejorar su experiencia con su empleador en estos tiempos difíciles”. 

El informe “Gestión de gastos en tiempos de inflación: cómo mejorar la experiencia de los empleados” se basa en las opiniones de 2.500 empleados que viajan regularmente por motivos de trabajo, así como de 750 responsables de decisiones financieras y 750 responsables de decisiones de recursos humanos en las empresas. La encuesta fue realizada en Francia, Alemania, Austria, Italia, Benelux, los países nórdicos, España y el Reino Unido por Coleman Parkes en julio y agosto de 2022. 

Nota a los editores: para obtener más información sobre los hallazgos del informe “Gestión de gastos en tiempos de inflación: cómo mejorar la experiencia de los empleados”, comuníquese con Alistair.ket@sap.com.