Casi el 30 por ciento de los gerentes de viajes no están seguros de cuánto tiempo llevaría ubicar a los empleados en situaciones de crisis

BOSTON (16 de julio de 2017) – Tres de cada diez (29 por ciento) gerentes de viajes informan que no saben cuánto tiempo llevaría localizar a los empleados afectados en una crisis, según un nuevo estudio publicado hoy por la Fundación GBTA, la investigación y brazo educativo de la Asociación Global de Viajes de Negocios. En general, la mitad (50 por ciento) de los gerentes de viajes dicen que, en caso de una emergencia, pueden ubicar a todos sus empleados en el área afectada en dos horas o menos. Además, tres de cada cinco (60 por ciento) de los administradores de viajes confían en los viajeros para comunicarse si necesitan ayuda y no han reservado a través de los canales adecuados.

El estudio, Cómo cerrar las lagunas en la gestión de riesgos, realizado en asociación con Concur, explora cómo se establecen y ejecutan los protocolos de seguridad de los viajeros, incluido el grado en que la tecnología se utiliza y se integra en el programa de viaje más amplio.

“La investigación revela brechas significativas en la educación de los viajeros sobre los recursos disponibles para ellos y la existencia de protocolos en caso de que suceda lo imprevisto”, dijo Kate Vasiloff, directora de investigación de la Fundación GBTA. “No establecer y comunicar las medidas de seguridad deja vulnerables a los viajeros y las organizaciones. A medida que evolucionan tanto las amenazas de seguridad como la tecnología, incluso los protocolos más sólidos que alguna vez sirvieron bien a las empresas ahora pueden tener debilidades que requieren atención y modificación inmediatas”.

“Con los viajes de negocios y las incertidumbres globales en aumento, las empresas enfrentan hoy más presión que nunca para garantizar la seguridad de sus viajeros”, dijo Mike Eberhard, presidente de Concur. “Si ocurre una crisis o un incidente, es fundamental que las empresas estén preparadas para ubicar rápidamente a los empleados y determinar quién puede necesitar ayuda”.

Independientemente del departamento que supervise formalmente el programa de deber de atención, los administradores de viajes siguen desempeñando un papel clave en el apoyo a los viajeros en caso de que ocurra un desastre, razón por la cual la gran mayoría (85 por ciento) de los programas de viajes incluyen protocolos de gestión de riesgos. En los últimos dos años, la prevalencia de los protocolos de gestión de riesgos de viajes nacionales ha aumentado para competir con los de los viajes internacionales. A pesar de este progreso, sigue habiendo espacio para mejorar, ya que solo tres de cada cinco (62 por ciento) de los viajeros internacionales reciben información previa al viaje y aún menos (53 por ciento) reciben información sobre proveedores locales de servicios de asistencia médica y de seguridad antes de salir del país. país.

Una vez que se ha determinado que los viajeros se encuentran en un área que experimenta una amenaza a la seguridad, cada minuto que pasan tratando de ponerse en contacto podría ponerlos en mayor riesgo. Las llamadas personales en vivo (58 por ciento) y los correos electrónicos automáticos a direcciones comerciales (52 por ciento) son los métodos más populares para comunicarse con los viajeros en una emergencia.

Para gestionar la complejidad que conlleva la creación y el mantenimiento de un sólido programa de deber de diligencia, dos tercios (65 %) de las organizaciones contratan los servicios de empresas de seguridad y protección de terceros. En las organizaciones que utilizan empresas de seguridad y protección de terceros, cuatro de cada cinco gerentes de viajes informan que se puede rastrear a los viajeros en cualquier lugar (84 por ciento) en cualquier momento (81 por ciento).

Todo sobre los datos
Dependiendo de la madurez del programa, los administradores de viajes pueden tener acceso a muchas fuentes de datos diferentes, la mayoría de las cuales están automatizadas. Sin embargo, no se puede alcanzar todo el potencial de los datos automatizados a menos que los sistemas estén integrados, y menos de la mitad (47 por ciento) de los administradores de viajes informan que su Herramienta de reserva en línea (OBT) y sus herramientas de gastos están integradas, mientras que solo uno de cada cinco (21 por ciento) dice que sus herramientas de seguridad y protección están integradas con sus herramientas de gastos y OBT.

La consolidación de datos en un sistema central permite una recuperación más rápida de la información cuando es necesario; sin embargo, menos de un tercio (29 por ciento) de los administradores de viajes actualmente tienen sistemas que fusionan automáticamente todas las fuentes de datos, mientras que dos de cada cinco (41 por ciento) mantienen sistemas separados. En particular, uno de cada seis (17 por ciento) confía en los empleados para buscar ayuda cuando la necesitan.

Solo uno de cada cinco (20 por ciento) de los administradores de viajes informan que usan tecnología para capturar datos de viajeros reservados fuera de su programa de viajes. Un tercio (31 por ciento) de los administradores de viajes monitorean a los viajeros una vez en el destino a través de datos de GPS, como un check-in móvil, pero esto depende del viajero. La falta de recopilación de datos del viajero, por cualquier motivo, no exime a una organización de sus obligaciones de deber de cuidado.

Más información:
El informe, Cómo cerrar las lagunas en la gestión de riesgos, está disponible exclusivamente para los miembros de GBTA haciendo clic aquí y los que no son miembros pueden comprar el informe a través de la Fundación GBTA enviando un correo electrónico a pyachnes@gbtafoundation.org. Haga clic aquí para ver una vista previa gratuita de la investigación.

La Fundación GBTA organizará una sesión educativa en la Convención GBTA 2017, con el apoyo de Concur, el 18 de julio de 2017 a las 9:30 a. m. ET para analizar el riesgo de los viajes y el valor de la integración en soluciones tecnológicas de extremo a extremo.

Metodología: la Fundación GBTA realizó una encuesta en línea a 148 gerentes de viajes de EE. UU. del 12 al 21 de abril de 2017.

CONTACTO: Línea Colleen Gallagher, +1 703-236-1133, cgallagher@gbta.org Marianne Varkiani, mvarkiani@gbta.org

Acerca de Concur
Durante más de dos décadas, Concur, una empresa de SAP, ha llevado a empresas de todos los tamaños y etapas más allá de la automatización a una solución de gestión de gastos completamente conectada que abarca viajes, gastos, facturas, cumplimiento y riesgo. Nuestra experiencia global e innovación líder en la industria mantienen a nuestros clientes un paso adelante con herramientas que ahorran tiempo, tecnología de punta y datos conectados, en un ecosistema dinámico de diversos socios y aplicaciones. Fácil de usar y listo para el negocio, Concur desbloquea información poderosa que ayuda a las empresas a reducir la complejidad y ver los gastos con claridad, para que puedan administrarlos de manera proactiva.

Acerca de la Fundación GBTA
La Fundación GBTA es la fundación de educación e investigación de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), la principal organización comercial de viajes y reuniones de negocios del mundo con sede en el área de Washington, DC y operaciones en seis continentes. Colectivamente, los más de 9000 miembros de GBTA administran anualmente más de $345 mil millones de viajes de negocios globales y gastos de reuniones. GBTA proporciona a su creciente red de más de 28 000 profesionales de viajes y 125 000 contactos activos educación, eventos, investigación, defensa y medios de comunicación de primer nivel. La Fundación se estableció en 1997 para apoyar a los miembros de GBTA ya la industria en general. Como fundación líder en educación e investigación en la industria de viajes de negocios, la Fundación GBTA busca financiar iniciativas para promover la profesión de viajes de negocios. La Fundación GBTA es una organización sin fines de lucro 501(c)(3). Para obtener más información, consulte gbta.org y gbta.org/foundation.