Los cinco pilares de la gestión de riesgos de viaje

Durante las últimas tres semanas, hemos sido testigos de una serie de ataques devastadores, desde el ataque terrorista en el Manchester Arena, que mató a 22 personas e hirió a 116, hasta los ataques gemelos en Teherán que dejaron 12 muertos y 42 heridos. Si sus viajeros de negocios se encontraran frente a estas tragedias, ¿podría contactarlos o guiarlos hacia un lugar seguro? Un programa sólido de gestión de riesgos en viajes tendría una estrategia integral de deber de diligencia y un proceso de gestión de crisis para identificar a los viajeros de negocios involucrados en estas situaciones y protegerlos de daños.

El Comité de Riesgos de GBTA Europa convocó recientemente un seminario web para presentar los componentes esenciales de un programa de gestión de riesgos de viajes y describir las responsabilidades que pueden derivarse del incumplimiento por parte de una organización de sus responsabilidades del deber de diligencia. El deber de diligencia abarca una serie de responsabilidades que el gestor de viajes debe asumir para proteger a sus viajeros de negocios de cualquier daño. Aunque esto ciertamente se aplica a circunstancias imprevistas como desastres naturales y los ataques antes mencionados, los gerentes también deben preparar a los viajeros para mitigar riesgos más comunes como el robo de computadoras portátiles o pasaportes.

Los cinco pilares de la gestión de riesgos de viajes constan de lo siguiente:

1. Una política de salud, seguridad y protección en viajes de negocios. La mayoría de las empresas ya cuentan con una política de seguridad, pero cada empresa necesita un conjunto específico de políticas en torno a los viajes de negocios.
2. Información sobre seguridad y protección en viajes. Las empresas deben basar sus consejos en información de viaje confiable, la cual debe transmitirse a los viajeros antes de emprender un viaje.
3. Restricciones a los viajes a países de mayor riesgo. Debe tener un plan para controlar los viajes a países de alto riesgo. Las empresas pueden definir el alto riesgo de manera diferente según su apetito por el riesgo corporativo.
4. Saber dónde está tu gente. En el caso de un incidente de seguridad o salud, debe poder comunicarse con sus viajeros para garantizar su seguridad y ofrecerles apoyo.
5. Un plan de gestión de incidentes y crisis. para cuando las cosas vayan mal.

Un desafío al que se enfrentan las empresas es conseguir que la dirección de alto nivel se involucre para garantizar el cumplimiento. Los miembros del comité sugirieron educar a la alta dirección sobre los altos riesgos asociados con los viajes, ya que sobre ellos recae la responsabilidad de garantizar que los empleados tengan el nivel adecuado de información y estén seguros en todo momento. Además, la alta dirección debe estar informada de los riesgos a los que ellos mismos estarían expuestos en caso de que algo le suceda a un empleado mientras viaja al extranjero.

Otra cuestión clave es la gestión del riesgo en el caso de viajes a entornos difíciles. El Comité de Riesgos de GBTA Europa recomienda tener un proceso de gestión de excepciones para regular la forma en que se gestiona el riesgo en estas situaciones. Después de evaluar inicialmente el riesgo, debería poder identificar medidas de mitigación y determinar si el riesgo se ha eliminado o reducido significativamente. En el caso de que exista un componente de riesgo restante, los empleadores deben ser proactivos al revelar a los empleados los riesgos de viaje asociados. También deberá existir en tales casos la firme aceptación y reconocimiento por parte del trabajador.

La gestión de riesgos en viajes consiste, en última instancia, en hacer lo correcto protegiendo sus activos más valiosos. Una descripción general de la gestión de riesgos de viajes (TRM) y por qué cada organización necesita un programa TRM está disponible para los miembros de GBTA aquí.

Los miembros de GBTA pueden ver el seminario web completo a través del Hub. Estas sesiones están a la vuelta de la esquina:

• Equilibrando la satisfacción del viajero con el cumplimiento del programa (martes 13 de junio – 2:00 p. m., hora del Este)
• Auditoría de tarifas hoteleras: ¡No deje dinero sobre la mesa! (Miércoles 14 de junio – 10:00 a. m., hora del Este)
• Consejos de expertos para maximizar su inversión en la convención (jueves 15 de junio – 11:00 a. m., hora del este)

El programa completo de seminarios web está disponible aquí.