{"id":5283,"date":"2022-08-12T00:06:49","date_gmt":"2022-08-12T04:06:49","guid":{"rendered":"https:\/\/gbta.org\/?page_id=5283"},"modified":"2023-01-23T13:12:22","modified_gmt":"2023-01-23T18:12:22","slug":"strategic-meetings-management-maturity-index","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/gbta.org\/es\/strategic-meetings-management-maturity-index\/","title":{"rendered":"\u00cdndice de Madurez de la Gesti\u00f3n Estrat\u00e9gica de Reuniones"},"content":{"rendered":"<style>#kt-layout-id_193b8c-49 > .kt-row-column-wrap{align-content:start;}:where(#kt-layout-id_193b8c-49 > .kt-row-column-wrap) > .wp-block-kadence-column{justify-content:start;}#kt-layout-id_193b8c-49 > .kt-row-column-wrap{column-gap:var(--global-kb-gap-md, 2rem);row-gap:var(--global-kb-gap-md, 2rem);padding-top:var( --global-kb-row-default-top, 25px );padding-bottom:var( --global-kb-row-default-bottom, 25px );padding-top:var(--global-kb-spacing-sm, 1.5rem);padding-bottom:var(--global-kb-spacing-sm, 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riesgos y calidad del servicio.<\/p>\n\n\n\n<p>El \u00cdndice de Madurez de la Gesti\u00f3n de Reuniones Estrat\u00e9gicas permite a los gerentes y ejecutivos de reuniones cuantificar el progreso del desarrollo de su Programa SMM en 13 categor\u00edas distintas. Al comprender que cada SMMP y cada organizaci\u00f3n (definida como una empresa, corporaci\u00f3n, sociedad, asociaci\u00f3n, agencia gubernamental, centro educativo, proveedor o cualquier otra entidad que lleve a cabo reuniones o eventos) es \u00fanica y que cada enfoque es diferente, este \u00edndice se basa en los mejores. en modelos de clase.<\/p>\n\n\n\n<p>Despu\u00e9s de completar todo el cuestionario de evaluaci\u00f3n, el \u00edndice muestra su puntuaci\u00f3n en cada una de las 13 categor\u00edas, as\u00ed como una puntuaci\u00f3n agregada para todo el programa.<\/p>\n\n\n\n<p>Luego, el \u00cdndice le proporciona una lista priorizada de recomendaciones detalladas para desarrollar a\u00fan m\u00e1s su programa, aumentando as\u00ed su puntuaci\u00f3n SMM y garantizando la mejora y el crecimiento continuos de su SMMP.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Las 13 categor\u00edas de evaluaci\u00f3n son:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong>1:&nbsp;<u><em>Estrategia (7 preguntas)<\/em><\/u>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>La estrategia es la direcci\u00f3n general de c\u00f3mo se regir\u00e1n las reuniones y eventos dentro de una organizaci\u00f3n. Apoya directamente los objetivos y la misi\u00f3n de la organizaci\u00f3n en el marco de su cultura y capacidades. La estrategia abarcar\u00e1 justificaciones comerciales y apoyo ejecutivo para impulsar la implementaci\u00f3n y proporcionar modelos de financiaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>2:&nbsp;<u><em>Pol\u00edtica (8 preguntas)<\/em><\/u>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>La pol\u00edtica corporativa describe reglas, regulaciones y pautas relativas a reuniones y eventos. Incluye elementos como definiciones, proceso de aprobaci\u00f3n, registro de reuniones, contrataci\u00f3n y gesti\u00f3n de riesgos, log\u00edstica, proceso de pago y uso de tecnolog\u00eda. Las pol\u00edticas pueden ser obligatorias o fuertemente fomentadas con falta de acciones de cumplimiento descritas. La pol\u00edtica es la base para establecer procesos.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>3:&nbsp;<u><em>Registro de reuniones\/evento (5 preguntas)<\/em><\/u>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>El inicio del proceso que re\u00fane todos los elementos del SMMP para capturar datos consolidados, consistentes y auditables. El tipo de datos y el prop\u00f3sito se determinan antes de implementar un sistema de registro de reuniones\/eventos.<\/p>\n\n\n\n<p>Los tipos de reuniones y eventos se registran en un calendario para toda la organizaci\u00f3n. Los datos del calendario se utilizan para tomar decisiones comerciales, como cuantificar el valor del evento, alineaci\u00f3n de eventos similares en un segmento comercial, saturaci\u00f3n de la industria, programaci\u00f3n, financiaci\u00f3n y requisitos de recursos f\u00edsicos de personal, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>El proceso de registro de reuniones\/evento puede pasar por campos o rutas intencionales variadas seg\u00fan el tipo de reuni\u00f3n\/evento. El proceso de registro permite tanto reuniones virtuales como presenciales.<\/p>\n\n\n\n<p>Los datos de registro de reuniones\/eventos activan mensajes din\u00e1micos para proporcionar orientaci\u00f3n al usuario. La segmentaci\u00f3n de datos ofrece tendencias a la unidad de negocio. Y la navegaci\u00f3n condicional se puede utilizar para solicitar m\u00e1s informaci\u00f3n al usuario si se superan ciertos umbrales o se necesita m\u00e1s informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>&nbsp;<strong>4:&nbsp;<u><em>Aprobaci\u00f3n (3 preguntas)<\/em><\/u>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Hay varios tipos de aprobaciones requeridas en el proceso SMMP:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>1)<\/strong>&nbsp;Presupuestario: la reuni\u00f3n\/evento pasa por un proceso de aprobaci\u00f3n para garantizar la alineaci\u00f3n con los presupuestos.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>2)<\/strong>&nbsp;Financiero: la reuni\u00f3n\/evento pasa por un proceso de aprobaci\u00f3n para permitir a los l\u00edderes la oportunidad de confirmar que la reuni\u00f3n tiene sentido desde una perspectiva financiera.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>3)<\/strong>&nbsp;Cumplimiento o reglamentaci\u00f3n: la reuni\u00f3n se dirige a trav\u00e9s de un proceso de aprobaci\u00f3n para garantizar el cumplimiento de las pautas o leyes reglamentarias espec\u00edficas de la industria, las regulaciones SOX u otros requisitos de cumplimiento espec\u00edficos de la empresa.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>4)<\/strong>&nbsp;Riesgo: la reuni\u00f3n pasa por un proceso de aprobaci\u00f3n para permitir a los l\u00edderes la oportunidad de confirmar que la reuni\u00f3n cumple con los diversos elementos de la pol\u00edtica de reuniones.<\/p>\n\n\n\n<p>Se debe determinar qui\u00e9n puede aprobar una reuni\u00f3n\/evento y c\u00f3mo se recopilar\u00e1n y comunicar\u00e1n las aprobaciones. Un s\u00f3lido proceso de aprobaci\u00f3n impulsa el cumplimiento, permite la coherencia y produce mejores decisiones comerciales.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>5:&nbsp;<u><em>An\u00e1lisis de datos e informes (8 preguntas)<\/em><\/u>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>El an\u00e1lisis de datos y la presentaci\u00f3n de informes son importantes a nivel de reuniones, pero probablemente m\u00e1s significativos a nivel empresarial, con informes consolidados que incluyen todos los datos de reuniones\/eventos durante un per\u00edodo de tiempo. Estos informes se\u00f1alan tendencias que justifican decisiones y acciones posteriores. Miden el progreso del programa, monitorean el cumplimiento por parte de los usuarios finales y se\u00f1alan \u00e1reas de oportunidad estrat\u00e9gica. Los informes resumidos y los an\u00e1lisis de los cambios de comportamiento sugeridos se comparten con los altos ejecutivos y l\u00edderes empresariales. Estos informes a menudo est\u00e1n desglosados por segmentaci\u00f3n organizacional (es decir, divisi\u00f3n, unidad de negocios, \u00e1rea funcional) y por tipo de reuni\u00f3n\/evento. Para programas globales, cada uno de estos informes tambi\u00e9n puede ejecutarse a nivel global, regional, nacional y\/o de mercado.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>6:&nbsp;<u><em>Tecnolog\u00eda (2 preguntas)<\/em><\/u>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Los sistemas de tecnolog\u00eda de gesti\u00f3n de reuniones en l\u00ednea brindan soporte total a los SMMP mediante la consolidaci\u00f3n de datos en una base de datos central y la automatizaci\u00f3n de los procesos de reuniones para impulsar la eficiencia. Los componentes clave incluyen registro de reuniones, calendario, aprobaci\u00f3n previa, herramientas de RFP en l\u00ednea, informaci\u00f3n de hoteles, presupuestos, registro de asistentes e informes. Algunos ejemplos de c\u00f3mo la tecnolog\u00eda mejora SMMP:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>1)<\/strong>&nbsp;Automatice los flujos de trabajo con notificaciones o alertas enviadas a las partes interesadas cuando sea necesario completar tareas o revisiones.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>2)<\/strong>&nbsp;Facilitar los procesos de selecci\u00f3n, abastecimiento y contrataci\u00f3n de proveedores y\/o hoteles.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>3)<\/strong>&nbsp;Administre todas las facetas de las comunicaciones y registros de los asistentes.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>4)<\/strong>&nbsp;Gestionar presupuestos de reuniones y conciliaciones financieras.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>5)<\/strong>&nbsp;Proporcione informes consolidados de estad\u00edsticas de actividades de reuniones y an\u00e1lisis de negocios.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>7:&nbsp;<em><u>ROI\/ROO\/ROE (6 preguntas)<\/u><\/em>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Los objetivos de ROI se desarrollan y comunican utilizando metas y objetivos comerciales. Las reuniones\/eventos calculan el retorno de la inversi\u00f3n u otras mediciones basadas en el valor para cuantificar el resultado tanto en el valor empresarial como en las estrategias de ahorro SMMP. Las unidades de negocio comienzan a depender de las m\u00e9tricas reportadas para fines de planificaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>8:&nbsp;<u><em>Planificaci\u00f3n, dise\u00f1o y ejecuci\u00f3n de programas (9 preguntas)<\/em><\/u>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>La planificaci\u00f3n puede ser gestionada por profesionales de planificaci\u00f3n internos, proveedores externos y\/u otros asociados internos que no sean planificadores profesionales de tiempo completo sino planificadores ocasionales. Durante la fase de descubrimiento, una empresa determinar\u00e1 qu\u00e9 tipo y cu\u00e1ntos planificadores existen en la corporaci\u00f3n, as\u00ed como con qu\u00e9 frecuencia se subcontratan las reuniones a proveedores y a qu\u00e9 empresas.<\/p>\n\n\n\n<p>En teor\u00eda, las tareas de selecci\u00f3n y contrataci\u00f3n de proveedores se completan antes de la planificaci\u00f3n. En realidad, las actividades de planificaci\u00f3n se desarrollan a lo largo de todo el proceso, aunque la mayor parte del trabajo se produce una vez finalizada la contrataci\u00f3n. En esta etapa, los componentes del programa y la log\u00edstica comienzan a cuajar y se lleva a cabo el trabajo muy detallado para preparar la celebraci\u00f3n de la reuni\u00f3n. Hay varias claves para el \u00e9xito durante la fase de planificaci\u00f3n. El liderazgo del SMMP debe garantizar que las pol\u00edticas y procedimientos que siguen los planificadores est\u00e9n documentados claramente y sean f\u00e1ciles de consultar. Adem\u00e1s, es fundamental definir claramente las funciones, responsabilidades y expectativas de los l\u00edderes del SMMP, los planificadores de reuniones y los proveedores.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>9:&nbsp;<u><em>Conciliaci\u00f3n Pago\/Gastos (5 preguntas)<\/em><\/u>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>La conciliaci\u00f3n de pagos\/gastos proporciona instrucciones claras sobre c\u00f3mo pagar y adquirir servicios y productos relacionados con reuniones a trav\u00e9s de un proceso est\u00e1ndar. El proceso vincula a los planificadores con herramientas y recursos para garantizar que existan controles adecuados en torno a la captura, auditor\u00eda, generaci\u00f3n de informes y conciliaci\u00f3n de datos. Este proceso permite a las partes interesadas y a los planificadores aplicar datos para impulsar decisiones. Incluye un enfoque integrado para hacer coincidir los c\u00f3digos GL internos con el gasto en reuniones\/eventos.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>10:&nbsp;<u><em>Abastecimiento\/Adquisiciones (7 preguntas)<\/em><\/u>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>El abastecimiento estrat\u00e9gico es un m\u00e9todo colaborativo para adquirir bienes y servicios. Puede incluir compras con descuentos por volumen y, a menudo, involucra a proveedores preferidos. El objetivo del abastecimiento estrat\u00e9gico es mejorar la eficiencia de los procesos y al mismo tiempo lograr ahorros en categor\u00edas espec\u00edficas de gastos\/costos. Las mejores pr\u00e1cticas sugieren que el abastecimiento sea administrado por un departamento centralizado y dedicado, ya sea interno o externo (proveedor), que sea responsable de aprovechar todo el gasto relacionado con las reuniones de la organizaci\u00f3n. Esto mantiene la responsabilidad de esta actividad separada de las operaciones de planificaci\u00f3n. En otras palabras, el modelo permite a los profesionales de planificaci\u00f3n planificar y a los profesionales de abastecimiento o adquisiciones abastecerse. En algunos entornos, estas funciones se superponen, lo que hace que la colaboraci\u00f3n sea esencial para el \u00e9xito del programa.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>11:&nbsp;<u><em>Gesti\u00f3n de stakeholders (5 preguntas)<\/em><\/u>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Las partes interesadas en reuniones\/eventos se identifican en m\u00faltiples niveles dentro de la organizaci\u00f3n para una o m\u00e1s unidades de negocio. Las partes interesadas clave que apoyan ayudan a impulsar la implementaci\u00f3n del programa, la gesti\u00f3n del cambio y el \u00e9xito. Las asignaciones de las partes interesadas impulsan la construcci\u00f3n de relaciones y brindan informaci\u00f3n para los esfuerzos de mejora continua.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>12:&nbsp;<em><u>Comunicaci\u00f3n y Liderazgo (3 preguntas)<\/u><\/em>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Las actividades de comunicaci\u00f3n incluyen el desarrollo de un plan de negocios, la alineaci\u00f3n del patrocinio ejecutivo y las actividades de comunicaci\u00f3n en toda la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>13:&nbsp;<em><u>Modelado de recursos (3 preguntas)<\/u><\/em>:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Crea un modelo de recursos para identificar recursos (internos, externos o un modelo h\u00edbrido) para maximizar la eficiencia.<\/p>\n\n\n\n<p>El modelado de recursos para reuniones\/eventos incorpora requisitos de toda la empresa para la realizaci\u00f3n de reuniones\/eventos. Soporta cambios en los requisitos del negocio o la oferta\/demanda de recursos. La mejora continua ocurre regularmente y la organizaci\u00f3n utiliza recursos capacitados adecuadamente.<\/p>\n\n\n\n<p>Si tiene alguna pregunta o dificultad t\u00e9cnica, comun\u00edquese con GBTA Research en&nbsp;<a href=\"mailto:research@gbta.org\"><strong>research@gbta.org<\/strong><\/a>&nbsp;para asistencia.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-kadence-pane kt-accordion-pane kt-accordion-pane-2 kt-pane_fd7534-9b\"><div class=\"kt-accordion-header-wrap\"><button class=\"kt-blocks-accordion-header kt-acccordion-button-label-show\"><span class=\"kt-blocks-accordion-title-wrap\"><span class=\"kt-blocks-accordion-title\">SMM \u2013 Niveles<\/span><\/span><span class=\"kt-blocks-accordion-icon-trigger\"><\/span><\/button><\/div><div class=\"kt-accordion-panel kt-accordion-panel-hidden\"><div class=\"kt-accordion-panel-inner\"><h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"prompts-based-on-total-average-maturity-level-after-self-assessment\"><strong>Indicaciones basadas en el nivel de madurez promedio total despu\u00e9s de la autoevaluaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n\n\n<p>El modelo est\u00e1 dise\u00f1ado para evaluar la &quot;madurez&quot; de una organizaci\u00f3n en la siguiente escala:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Nivel 1<\/strong>&nbsp;\u2013&nbsp;<strong>No administrado<\/strong>&nbsp;\u2013 Los procesos de soporte a la gesti\u00f3n de reuniones son inexistentes o se realizan de forma ad hoc.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Nivel 2<\/strong>&nbsp;\u2013&nbsp;<strong>Desarrollando&nbsp;<\/strong>\u2013 Se reconoce la necesidad de procesos de apoyo a la Gesti\u00f3n de Reuniones y se han identificado los elementos cr\u00edticos del programa. El dise\u00f1o de estos procesos puede estar comenzando.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Nivel 3<\/strong>&nbsp;\u2013&nbsp;<strong>Emergente&nbsp;<\/strong>\u2013 Los procesos de gesti\u00f3n de reuniones para respaldar los elementos cr\u00edticos del programa est\u00e1n implementados y centralizados.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Nivel 4<\/strong>&nbsp;\u2013&nbsp;<strong>Operatorio&nbsp;<\/strong>\u2013 El programa de Gesti\u00f3n de Reuniones est\u00e1 funcionando y aportando valor; el cumplimiento est\u00e1 empezando a ganar fuerza.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Nivel 5<\/strong>&nbsp;\u2013&nbsp;<strong>Sobresaliendo&nbsp;<\/strong>\u2013 El programa de gesti\u00f3n de reuniones est\u00e1 ampliamente adoptado y respalda y cumple los objetivos comerciales generales.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Nivel 6<\/strong>&nbsp;\u2013&nbsp;<strong>Masterizaci\u00f3n&nbsp;<\/strong>\u2013 El programa de Gesti\u00f3n de Reuniones ofrece valor en toda la empresa, la plataforma es escalable y est\u00e1 respaldada por esfuerzos continuos para la mejora continua.<\/p>\n\n\n\n<p>Si tiene alguna pregunta o dificultad t\u00e9cnica, comun\u00edquese con GBTA Research en\u00a0<a href=\"mailto:research@gbta.org\"><strong>research@gbta.org<\/strong><\/a>\u00a0para asistencia.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>\n<\/div><\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div><\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"author":14,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"_acf_changed":false,"_seopress_robots_primary_cat":"","_seopress_titles_title":"","_seopress_titles_desc":"","_seopress_robots_index":"yes","om_disable_all_campaigns":false,"_relevanssi_hide_post":"","_relevanssi_hide_content":"","_relevanssi_pin_for_all":"","_relevanssi_pin_keywords":"","_relevanssi_unpin_keywords":"","_relevanssi_related_keywords":"","_relevanssi_related_include_ids":"","_relevanssi_related_exclude_ids":"","_relevanssi_related_no_append":"","_relevanssi_related_not_related":"","_relevanssi_related_posts":"1,415,661,662,664,666","_relevanssi_noindex_reason":"","_kad_blocks_custom_css":"","_kad_blocks_head_custom_js":"","_kad_blocks_body_custom_js":"","_kad_blocks_footer_custom_js":"","_kad_post_transparent":"","_kad_post_title":"","_kad_post_layout":"","_kad_post_sidebar_id":"","_kad_post_content_style":"","_kad_post_vertical_padding":"","_kad_post_feature":"","_kad_post_feature_position":"","_kad_post_header":false,"_kad_post_footer":false,"footnotes":"","_links_to":"","_links_to_target":""},"class_list":["post-5283","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"featured_image_src_large":false,"author_info":{"display_name":"","author_link":"https:\/\/gbta.org\/es\/author\/"},"comment_info":"","taxonomy_info":[],"featured_image_src":null,"featured_image_src_square":null,"mfb_rest_fields":["featured_image_src_large","author_info","comment_info","taxonomy_info","featured_image_src","featured_image_src_square"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/gbta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/5283","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/gbta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/gbta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/gbta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/14"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/gbta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5283"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/gbta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/5283\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/gbta.org\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5283"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}