{"id":1278,"date":"2022-07-20T09:48:24","date_gmt":"2022-07-20T13:48:24","guid":{"rendered":"https:\/\/gbta.org\/technologys-role-in-event-planning\/"},"modified":"2022-08-11T11:33:38","modified_gmt":"2022-08-11T15:33:38","slug":"technologys-role-in-event-planning","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/gbta.org\/es\/technologys-role-in-event-planning\/","title":{"rendered":"El papel de la tecnolog\u00eda en la planificaci\u00f3n de eventos"},"content":{"rendered":"

Un nuevo estudio de la Fundaci\u00f3n GBTA revel\u00f3 las caracter\u00edsticas m\u00e1s valoradas y deseadas cuando se trata de tecnolog\u00eda de abastecimiento de sitios. Realizado en colaboraci\u00f3n con Lanyon, el estudio se publica hoy durante una Lany\u00f3n en vivo<\/a> sesi\u00f3n de trabajo. La planificaci\u00f3n de reuniones y eventos comienza mucho antes de que alguien ponga un pie en el lugar, por supuesto, y muchos factores pueden contribuir o restar valor al \u00e9xito de un evento.<\/p>\n

La mayor\u00eda de los planificadores (57 por ciento) utilizan eventos o tecnolog\u00eda o software de gesti\u00f3n de reuniones al planificar eventos y casi todos los que lo hacen (96 por ciento) encuentran valor en el uso de la tecnolog\u00eda para gestionar sus reuniones y eventos. Adem\u00e1s, casi seis de cada diez (58 por ciento) de quienes no la utilizan actualmente ven el potencial de la tecnolog\u00eda para mejorar sus procesos y programas.<\/p>\n

"La tecnolog\u00eda ha hecho que sea m\u00e1s f\u00e1cil que nunca ser un comprador inteligente", afirm\u00f3 Anthony Miller, director de marketing de Lanyon. \u201cEsto se debe a que ahora tenemos acceso a una gran cantidad de informaci\u00f3n actualizada sobre casi todo lo que compramos, desde cortinas hasta autos usados. \u00bfPor qu\u00e9 deber\u00eda ser diferente la compra de un lugar para eventos? Si podemos proporcionar a los planificadores m\u00e1s informaci\u00f3n y de alta calidad, podr\u00e1n elegir el lugar que mejor satisfaga sus necesidades, en menos tiempo y con menos contratiempos\u201d.<\/p>\n

Decidir d\u00f3nde organizar un evento
\n<\/strong>La ubicaci\u00f3n (27 por ciento) y el costo (26 por ciento) son los principales factores para elegir una propiedad para albergar una reuni\u00f3n o evento. \u00bfC\u00f3mo influye la tecnolog\u00eda en la selecci\u00f3n de una ubicaci\u00f3n? Actualmente, s\u00f3lo dos de cada cinco planificadores (43 por ciento) tienen acceso a tecnolog\u00eda que completa autom\u00e1ticamente las especificaciones de la ciudad, incluyendo todo, desde la proximidad del lugar a otros hoteles, restaurantes y aeropuertos junto con las tarifas de los hoteles hasta los precios de alimentos y bebidas o incluso las tasas de criminalidad de una ciudad. La mitad de los planificadores que utilizan este tipo de tecnolog\u00eda la consideran muy valiosa para tomar decisiones m\u00e1s informadas, al igual que el 45 por ciento de los que no tienen acceso a ella. Algunos planificadores incluso dijeron que esta caracter\u00edstica encabezar\u00eda su lista de deseos si crearan su propio producto de planificaci\u00f3n de reuniones y eventos.<\/p>\n

\"lanyon1\"<\/p>\n

Otra herramienta valiosa a la hora de seleccionar una ciudad y un lugar para el evento ser\u00eda un sitio estilo Yelp para organizadores de reuniones. Sin embargo, este enfoque formalizado de consultar a expertos de la industria s\u00f3lo funcionar\u00eda con algunas advertencias importantes, dicen los planificadores. El sitio tendr\u00eda que estar limitado a planificadores experimentados, lleno de informaci\u00f3n actualizada y protegido de los ojos de los proveedores para ser visto como un recurso \u00fatil y cre\u00edble.<\/p>\n

RFP
\n<\/strong>Una vez elegida la ciudad, las RFP a menudo se env\u00edan a varios lugares para recopilar informaci\u00f3n adicional antes de tomar una decisi\u00f3n. Cuatro de cada cinco (81 por ciento) planificadores utilizan actualmente tecnolog\u00eda que les permite enviar una \u00fanica RFP a m\u00faltiples propiedades y permite que las propiedades respondan directamente a la RFP dentro de la plataforma para facilitar las comparaciones, ambas caracter\u00edsticas muy valoradas. Siete de cada diez (70 por ciento) planificadores utilizan la tecnolog\u00eda para comparar los detalles de las propiedades uno al lado del otro y casi todos (88 por ciento) encuentran esta caracter\u00edstica muy valiosa.<\/p>\n

A los planificadores tambi\u00e9n les gustar\u00eda tener la posibilidad de realizar un seguimiento del precio de cada lugar desde la oferta inicial hasta el precio final negociado, lo que resulta muy \u00fatil cuando las empresas ponen \u00e9nfasis en el seguimiento del presupuesto y el ahorro de costos.<\/p>\n

\"lanyon2\"<\/p>\n

Visitas al sitio, preparaci\u00f3n previa y resumen del evento
\n<\/strong>Los planificadores consideran que las visitas al sitio son un aspecto invaluable para la planificaci\u00f3n y el \u00e9xito de reuniones y eventos; sin embargo, muchos todav\u00eda adoptan un enfoque de baja tecnolog\u00eda. Siete de cada diez (70 por ciento) dicen que usan l\u00e1piz y papel para registrar la informaci\u00f3n recopilada en las visitas al sitio. Si bien muchos planificadores prefieren el m\u00e9todo de l\u00e1piz y papel, otros est\u00e1n mostrando inter\u00e9s en pasar a registrar electr\u00f3nicamente la informaci\u00f3n recopilada en las visitas al sitio, incluida la capacidad de registrar notas o cargar fotograf\u00edas electr\u00f3nicamente.<\/p>\n

La planificaci\u00f3n y comunicaci\u00f3n no termina despu\u00e9s de elegir el lugar. Dos tercios de los planificadores utilizan (63 por ciento) y valoran (67 por ciento) tecnolog\u00eda de planificaci\u00f3n de reuniones y eventos que permite la comunicaci\u00f3n bidireccional con los proveedores. Hacer que este portal sea compatible con dispositivos m\u00f3viles ser\u00eda una gran mejora para muchos planificadores. Adem\u00e1s, siete de cada diez planificadores utilizan tecnolog\u00eda de reuniones y eventos para ayudarles a cargar y realizar un seguimiento de la informaci\u00f3n presupuestaria a lo largo del camino, y aunque s\u00f3lo un tercio (33 por ciento) cuenta actualmente con tecnolog\u00eda que permite a los planificadores encuestar el lugar y los proveedores despu\u00e9s del evento, muchos expresan inter\u00e9s en tener esta opci\u00f3n como parte de su tecnolog\u00eda de gesti\u00f3n de reuniones y eventos.<\/p>\n

\u00bfQue sigue?
\n<\/strong>La educaci\u00f3n es clave, ya que muchos planificadores expresan su frustraci\u00f3n por no saber a d\u00f3nde acudir para obtener informaci\u00f3n sobre productos en el mercado que podr\u00edan satisfacer sus necesidades espec\u00edficas. Sin embargo, con una gran cantidad de tecnolog\u00eda ya disponible, es imperativo que los planificadores consulten las publicaciones comerciales de la industria para conocer las \u00faltimas caracter\u00edsticas, asistan a eventos de la industria para ver las nuevas tecnolog\u00edas en acci\u00f3n y hablen con sus pares para conocer las ofertas m\u00e1s actuales.<\/p>\n

Metodolog\u00eda: <\/strong>Este estudio utiliz\u00f3 un enfoque tanto cualitativo como cuantitativo. El lado cualitativo se basa en nueve entrevistas individuales en profundidad realizadas con personas con importantes responsabilidades en la planificaci\u00f3n de eventos. Estas tuvieron lugar tanto en abril como en agosto de 2016. La parte cuantitativa consisti\u00f3 en una encuesta completada por 94 personas norteamericanas con responsabilidades de planificaci\u00f3n de eventos de mediana (25-500 asistentes) a gran escala (500+ asistentes) que ten\u00edan al menos "algo involucrado" en la planificaci\u00f3n o supervisi\u00f3n de reuniones y eventos en su empresa y "involucrado" o "muy involucrado" en el proceso de abastecimiento del sitio. Esta encuesta se realiz\u00f3 entre el 18 de mayo y el 2 de junio de 2016.<\/p>\n

Lea el informe completo:<\/strong> El estudio,\u00a0Tecnolog\u00eda de abastecimiento del sitio: caracter\u00edsticas valoradas y deseadas,\u00a0<\/em>est\u00e1 disponible de forma gratuita exclusivamente para los miembros de GBTA por\u00a0haciendo clic aqu\u00ed\u00a0<\/a>y los no miembros pueden comprar el informe a trav\u00e9s de la Fundaci\u00f3n GBTA enviando un correo electr\u00f3nico\u00a0pyachnes@gbtafoundation.org<\/a>. Ver un vista previa gratuita<\/a> de la investigaci\u00f3n ahora.<\/p>\n

Aprende m\u00e1s: <\/strong>Un seminario web en el que participar\u00e1n expertos de la industria de Lanyon y la Fundaci\u00f3n GBTA discutir\u00e1 las tendencias y tecnolog\u00edas en lo que respecta al abastecimiento de lugares. Profundice en esta investigaci\u00f3n el 10 de noviembre a las 2 p. m., hora del Este. El registro gratuito ya est\u00e1 disponible.<\/a><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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