Points douloureux et notes de frais

Ce n'est peut-être pas le sujet le plus excitant, mais les notes de frais sont quelque chose que chaque entreprise doit aborder. Le processus de déclaration des dépenses est différent dans chaque entreprise et diffère souvent d'une région à l'autre - vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans mon post précédent sur l'état des notes de frais à travers le monde. Même le système de rapport de dépenses le plus raffiné peut avoir son lot de problèmes.

Dans une récente enquête de la Fondation GBTA, menée en partenariat avec HRS, les acheteurs de voyages ont identifié les premières étapes, y compris la création d'une note de frais, la saisie des données et la fixation des reçus, comme étant les plus gênantes.

Lorsque vous examinez les entreprises qui traitent les notes de frais en interne sans logiciel tiers, la moitié des acheteurs de voyages trouvent que la configuration des notes de frais (49 %), la saisie des données (54 %) et la mise en pièce jointe des reçus (55 %) sont les principales difficultés. Il n'est pas surprenant que la majorité de ceux qui sous-traitent le processus de déclaration des dépenses ou utilisent des logiciels tiers affirment que ces domaines ne nécessitent aucune amélioration.

Alors que les acheteurs de voyages ne trouvent pas que le fait de diriger la note de frais par les canaux appropriés pour l'approbation et le traitement soit un obstacle aussi important que la compilation et la soumission du rapport, ce domaine de la note de frais présente en fait le plus grand défi en termes de temps et d'argent pour les entreprises.

Environ 19 % des notes de frais contiennent des erreurs et il en coûte $52 et prend 18 minutes pour corriger chacune de ces notes de frais contenant des erreurs ou des informations erronées - cela représente un demi-million de dollars et près de 3 000 heures consacrées à la correction des notes de frais chaque année pour l'entreprise moyenne. C'est du temps et de l'argent qui pourraient être mieux dépensés ailleurs.

Ces points faibles présentent tous des opportunités d'amélioration, afin que les entreprises puissent trouver des moyens d'accroître leur efficacité en économisant de l'argent, du temps et des ressources. Avec l'introduction rapide de nouveaux produits financiers dans l'industrie du voyage d'affaires, les entreprises doivent continuellement évaluer leurs pratiques existantes et leurs besoins commerciaux pour s'assurer qu'elles travaillent aussi efficacement et en respectant les coûts que possible.