La sécurité de vos voyageurs d'affaires vaut-elle 45 minutes ?

Aujourd'hui GBTA a annoncé le lancement d'un nouvel outil d'auto-évaluation Travel Risk Management Maturity Model (TRM3™) créé en partenariat avec iJET International.

Le devoir de diligence est une composante majeure du travail d'un acheteur de voyages. Les risques liés à la sécurité des voyages ou les urgences médicales peuvent survenir n'importe où et n'importe quand dans le monde d'aujourd'hui. Il est donc impératif que les organisations aient en place de solides plans de gestion des risques liés aux voyages.

Le nouvel outil est une mise à jour majeure par rapport à l'outil TRM3 actuellement en place et évalue désormais plus en détail chaque domaine de performance clé d'un programme de gestion des risques liés aux voyages et fournit également des recommandations spécifiques pour aider les entreprises à faire passer leur programme au niveau supérieur.

Les principaux domaines de performance mesurés dans l'auto-évaluation comprennent :

• Les politiques et les procédures
• Éducation et formation
• L'évaluation des risques
• Divulgation des risques
• Surveillance des risques
• Atténuation des risques
• Réponse et récupération
• Notification
• Gestion de données
• Communication du programme

Cette auto-évaluation ne prendra que 45 minutes et vous aidera à vous assurer que vous faites tout ce que vous pouvez pour la sécurité de vos voyageurs d'affaires. Vous n'êtes pas obligé de tout remplir d'un coup et vous pouvez commencer par n'importe laquelle des catégories ci-dessus juste après avoir répondu à une série de questions démographiques. Il a également été conçu pour être mis à jour, vous donnant la possibilité de revenir et de mettre à jour vos réponses et de voir comment votre programme a évolué avec les nouvelles initiatives de votre organisation.

En fonction de vos réponses, l'outil vous classera du niveau 1 au niveau 5 en fonction de la maturité du programme de gestion des risques liés aux voyages de votre organisation.

Niveau 1 est défini comme "Réactif" ou le niveau par défaut. Cela reflète un programme qui fait peu pour gérer de manière proactive les risques liés aux voyages, le personnel réagissant simplement aux événements au fur et à mesure qu'ils se produisent. Il n'y a pas ou peu de politiques et procédures définies, de surveillance des risques, de notification ou de protocoles de réponse.

Niveau 2 est dénommé "Défini." Ici, les organisations ont défini et documenté des protocoles de sûreté et de sécurité clés dans leurs programmes de voyage, avec un accent particulier sur la réponse aux incidents. Cependant, ils manquent ou fournissent de manière incohérente la divulgation des risques, l'atténuation et les autres éléments d'un programme proactif. Il y a une forte dépendance aux processus manuels, qui sont sujets à l'erreur humaine.

Niveau 3 est dénommé "Proactif" et signifie que les organisations ont intégré une certaine forme de formation des employés, de divulgation des risques et de processus de notification dans le cadre d'un programme officiel de gestion des risques liés aux voyages. Des systèmes automatisés peuvent avoir été introduits pour soutenir le programme. Les processus ne sont pas appliqués de manière cohérente dans toute l'organisation. Cependant, aucun effort n'est fait pour mesurer l'efficacité du programme.

Niveau 4 c'est en rapport avec "Géré" et décrit les organisations qui ont adopté tous les processus clés à l'échelle de l'organisation, avec des systèmes appropriés en place pour soutenir le programme dans toutes les régions et unités commerciales. Les processus sont appliqués et exécutés de manière cohérente. Les organisations collectent des mesures de base et gèrent activement les données sur les risques.

Niveau 5 est dénommé "Optimisé" – le plus haut niveau de maturité du programme. À ce niveau, le programme de gestion des risques liés aux voyages est intégré dans toute l'organisation et est bien compris par la direction et les employés, avec un suivi automatisé de la conformité. Les mesures et les leçons apprises sont recueillies et utilisées pour améliorer continuellement le programme.

Le TRM3 peut aider à guider une amélioration efficace et efficiente dans plusieurs disciplines de processus au sein d'une organisation et peut aider les entreprises à mettre en œuvre et à soutenir un programme de gestion des risques réussi.

Les membres de GBTA peuvent trouver cette précieuse ressource gratuite sur le Hub GBTA.