Les cinq piliers de la gestion des risques liés aux voyages

Au cours des trois dernières semaines, nous avons été témoins d'une série d'attaques dévastatrices, de l'attaque terroriste de la Manchester Arena qui a tué 22 personnes et en a blessé 116 aux deux attaques à Téhéran qui ont fait 12 morts et 42 blessés. Si vos voyageurs d'affaires se trouvaient face à ces drames, seriez-vous en mesure de les contacter ou de les guider vers la sécurité ? Un bon programme de gestion des risques liés aux voyages aurait une stratégie globale d'obligation de diligence et un processus de gestion de crise pour identifier les voyageurs d'affaires impliqués dans ces situations et les protéger contre tout préjudice.

Le comité des risques GBTA Europe a récemment organisé un webinaire pour présenter les éléments essentiels d'un programme de gestion des risques liés aux voyages et décrire les responsabilités qui peuvent découler du manquement d'une organisation à s'acquitter de ses responsabilités de devoir de diligence. Le devoir de diligence englobe un éventail de responsabilités que le travel manager doit assumer pour protéger ses voyageurs d'affaires contre tout préjudice. Bien que cela s'applique certainement aux circonstances imprévues comme les catastrophes naturelles et les attaques susmentionnées, les gestionnaires doivent également préparer les voyageurs à atténuer les risques plus courants comme le vol d'ordinateur portable ou de passeport.

Les cinq piliers de la gestion des risques liés aux voyages sont les suivants :

1. Une politique santé, sûreté et sécurité des déplacements professionnels. La plupart des entreprises ont déjà mis en place une politique de sûreté et de sécurité, mais chaque entreprise a besoin d'un ensemble spécifique de politiques concernant les voyages d'affaires.
2. Informations sur la sécurité et la sécurité des voyages. Les entreprises doivent baser leurs conseils sur des informations de voyage fiables, qui doivent toutes deux être transmises aux voyageurs avant qu'ils ne partent en voyage.
3. Restrictions sur les voyages vers les pays à haut risque. Vous devez avoir un plan pour contrôler les voyages vers les pays à haut risque. Les entreprises peuvent définir le risque élevé différemment en fonction de leur appétit pour le risque.
4. Savoir où sont vos collaborateurs. En cas d'incident de sûreté, de sécurité ou de santé, vous devez être en mesure de contacter vos voyageurs pour assurer leur sécurité et leur offrir un soutien.
5. Un plan de gestion des incidents et des crises pour quand les choses tournent mal.

L'un des défis auxquels les entreprises sont confrontées est d'impliquer la direction de haut niveau dans la garantie de la conformité. Les membres du comité ont suggéré d'éduquer la haute direction sur les risques élevés associés aux voyages, car la responsabilité leur incombe de s'assurer que les employés ont le bon niveau d'information et sont en sécurité en tout temps. En outre, la haute direction devrait être informée des risques auxquels elle-même serait exposée si quelque chose arrivait à un employé lors d'un voyage à l'étranger.

Un autre problème clé est la gestion des risques en cas de voyage dans des environnements difficiles. Le comité des risques GBTA Europe recommande d'avoir un processus de gestion des exceptions pour régir la manière dont le risque est géré dans ces situations. Après avoir initialement évalué le risque, vous devriez être en mesure d'identifier les mesures d'atténuation et de déterminer si le risque a été effacé ou réduit de manière significative. Dans le cas où il reste une composante de risque, les employeurs doivent être proactifs en divulguant les risques de voyage associés aux employés. Il doit également y avoir une acceptation ferme et une reconnaissance de la part de l'employé dans de tels cas.

La gestion des risques de voyage consiste en fin de compte à faire ce qu'il faut en protégeant vos biens les plus précieux. Un aperçu de la gestion des risques de voyage (TRM) et pourquoi chaque organisation a besoin d'un programme TRM est disponible pour les membres GBTA ici.

Les membres de la GBTA peuvent visionner le webinaire dans son intégralité via le Hub. Ces sessions arrivent à grands pas :

• Équilibrer la satisfaction des voyageurs avec la conformité au programme (mardi 13 juin - 14h00 HE)
• Audit des tarifs hôteliers : ne laissez pas d'argent sur la table ! (mercredi 14 juin - 10h00 HE)
• Conseils d'initiés pour maximiser votre investissement dans la convention (jeudi 15 juin - 11h00 HE)

Le programme complet des webinaires est disponible ici.