Impliquer les TMC dans le processus d'appel d'offres de l'hôtel

Les employés qui préparent un voyage d'affaires ne sélectionnent pas simplement le vol ou l'hôtel qu'ils désirent et embarquent pour le voyage. Une planification minutieuse est effectuée en coulisses par des professionnels dont le rôle est d'assurer le voyage sûr et efficace des individus au sein d'une entreprise.

Les gestionnaires de voyages élaborent des plans et des politiques stratégiques pour toutes les formes de voyages d'affaires et gèrent le processus de négociation des contrats avec les fournisseurs, de communication de la politique de voyage, de sécurisation des préparatifs de voyage, d'assurance de la sécurité des employés sur la route, de gestion du respect des politiques et bien plus encore. De nombreux gestionnaires de voyages travaillent également avec des sociétés de gestion de voyages (TMC), et le font souvent lors du processus de demande de proposition d'hôtel (RFP).

GBTA, en partenariat avec Best Western, a récemment publié "Hotel RFPs-The Decision Making Process", une étude qui explore le processus d'appel d'offres hôtelier du point de vue du responsable des voyages. Il examine également la relation que les gestionnaires de voyages entretiennent avec les TMC tout en discutant des meilleures pratiques pour travailler ensemble pendant la saison des appels d'offres hôteliers. L'étude propose des conseils pour trouver le bon équilibre lors de l'utilisation d'un TMC et déterminer la meilleure façon d'utiliser ces entreprises tout en étant impliqué en tant que gestionnaire de voyages.

75 % des Travel Managers qui travaillent avec des TMC sont plus satisfaits du processus d'appel d'offres hôtelier dans son ensemble. Et pour repartir satisfait, il est important de savoir ce que vous espérez retirer de cet échange. Vous prévoyez un voyage national ou international ? Quels ont été les points chauds de votre planification dans le passé ? Quelle TMC convient le mieux à une entreprise de votre taille ?

Un facteur clé de la satisfaction des travel managers est la mesure dans laquelle ils utilisent le TMC. Les entreprises qui les utilisent « un peu » sont nettement plus satisfaites que celles qui les utilisent « beaucoup » ou « un peu ».

Cela pourrait indiquer que le fait de s'appuyer fortement sur les TMC dans ce processus amène les gestionnaires de voyages à abandonner trop de contrôle, ce qui fait que les attentes ne sont pas satisfaites. Jetez un coup d'œil au modèle de demande de propositions hôtelière de GBTA et voyez quels modules vous bénéficieraient le plus et lesquels vous n'auriez peut-être pas besoin de suivre chaque année.

Il est important de se rappeler qu'il n'existe pas d'approche unique pour le processus d'appel d'offres hôtelier. Déterminer le niveau d'implication le plus approprié pour votre entreprise est essentiel pour tirer le meilleur parti d'un TMC.

Pour plus d'informations, consultez l'étude "Hotel-RFP" - disponible gratuitement pour les membres GBTA.