Dans quelle mesure votre programme hôtelier est-il sécurisé ?

Les voyageurs passent une grande partie de leur temps sur la route dans les hôtels, mais cela ne signifie pas nécessairement qu'ils sont en sécurité. L'intégration de la sûreté et de la sécurité dans le processus d'appel d'offres de l'hôtel est la première étape vers une gestion proactive des risques et la sécurité de vos voyageurs tout en protégeant simultanément votre organisation de toute responsabilité.

Le comité des risques de la GBTA a récemment organisé un webinaire intitulé Dans quelle mesure votre programme hôtelier est-il sécurisé ? pour aider les gestionnaires de voyages à élaborer des stratégies intégrant les risques liés aux voyages dans les négociations des programmes hôteliers. Kathy Bedell de BCD Travel a dirigé et modéré la session, tandis que Ben Coleman de DistributionNOW et Tim Daniel d'International SOS ont fourni de précieux enseignements aux participants.

Ben a lancé le webinaire en soulignant l'importance de mener des évaluations des risques en sollicitant des recommandations auprès de diverses sources du secteur (gestionnaires de voyages, voyageurs, planificateurs de réunions, agents de voyages, etc.) et en collectant des informations ou des données dans la mesure du possible via des briefings post-voyage des voyageurs, rapports de carte de crédit, outils de reporting des dépenses, et bien plus encore. Il a également suggéré de créer une demande de propositions hôtelière personnalisée qui intègre les risques en fonction des questions clés énumérées ci-dessous.

Ensuite, Tim a expliqué l'intérêt d'encourager les voyageurs à utiliser autant que possible les propriétés préférées. De nombreuses organisations ne disposent pas d'une approche cohérente pour rendre obligatoire la réservation centralisée des hébergements hôteliers, ce qui peut poser des problèmes lorsqu'il s'agit de localiser les voyageurs et de déterminer où ils se trouvent en cas d'urgence. Pour les situations uniques dans lesquelles les voyageurs séjournent dans des hébergements alternatifs, il est nécessaire de s'assurer que les informations sont toujours capturées.

Bien entendu, prévoir les risques ne se limite pas à se préparer aux pires scénarios comme les attaques terroristes. Il est également impératif de prêter attention aux risques banals tels que les normes d'hygiène et de préparation des aliments, la sécurité de la connexion Internet, le traitement par l'hôtel des informations sensibles telles que les copies de passeport, etc. Bien qu'une grande partie de ces informations soient difficiles à faire ressortir au cours du processus de demande de propositions, Tim a mentionné que les voyageurs peuvent observer des choses de cette nature et fournir des commentaires une fois leur voyage terminé.

La chose la plus importante à retenir est que le risque n’a pas une approche universelle. L’application de la même méthodologie à plusieurs propriétés vous désavantage, en particulier lorsque certaines propriétés se trouvent dans des destinations plus sujettes aux risques ou aux menaces extérieures. L'utilisation d'une approche basée sur les risques devrait éclairer le processus dans lequel vous examinez les propriétés. Pour les destinations où le risque est faible, il suffit de s’appuyer sur un processus ou une approche d’appel d’offres standardisé. En revanche, pour les hôtels situés dans des destinations extrêmes ou à haut risque, il est crucial de rechercher plusieurs sources d'information, notamment les conseils d'une équipe de sécurité interne ou d'un autre prestataire de services de gestion des risques liés aux voyages.

Enfin et surtout, nos présentateurs ont mis l'accent sur l'éducation et la communication auprès des voyageurs pour qu'ils respectent le devoir de loyauté. Il est impératif de fournir une formation appropriée sur la connaissance de la situation et des risques et d'encourager les voyageurs à prendre leur sécurité au sérieux, notamment en consultant le plan des sorties pour trouver l'escalier de secours le plus proche ou en prêtant attention aux briefings d'urgence à bord des avions. À ce sujet, Ben a recommandé de déterminer la meilleure façon de transmettre les informations aux voyageurs, car tous les voyageurs n’apprennent et ne traitent pas les informations de la même manière.

Les membres de la GBTA peuvent visionner le webinaire dans son intégralité via le Hub. Ces sessions arrivent à grands pas :

• L'impact caché des perturbations de vol (mardi 27 février – 14 h HE)
• Cartographiez votre spectacle et GBTA : meilleures pratiques pour la convention GBTA 2018 (mercredi 28 février – 14 h HE)
• GBTA Government Relations Challenge Comment et pourquoi devenir un partenaire du défi (mardi 6 mars - 14h00 HE)
• Gestion des dépenses (jeudi 8 mars - 9h00 HE) - livré en portugais

Le programme complet des webinaires est disponible ici.