Utiliser les données pour améliorer les réunions

Par le comité des réunions de la GBTA

De nombreuses entreprises investissent des capitaux importants dans des technologies et des ressources de gestion de réunions afin de collecter et de créer des rapports sur les données des réunions et des événements. Vous vous demandez peut-être si cela vaut le temps, les ressources et l’investissement monétaire ? Que font les entreprises avec les données ? Les données sont-elles analysées d'une manière significative qui conduit à des résultats commerciaux positifs tels que l'atténuation des risques, des économies quantifiables ou la génération de revenus ? Est-ce que limiter la collecte de données nuit à votre programme SMM, ou existe-t-il trop de données ?

Les données de réunion peuvent inclure n'importe quoi, depuis les tarifs des chambres, les tarifs des suites, les tarifs des salles de réunion et les coûts de décoration jusqu'au nombre de tasses de café achetées, aux personnes présentes et à la taille de leur t-shirt. Il peut y avoir tellement de données aux niveaux macro et micro qu'il peut devenir paralysant et prendre beaucoup de temps de les documenter et d'en vérifier l'exactitude. Il existe désormais un risque supplémentaire lié au RGPD, qui exige de minimiser la collecte de données personnelles à des fins légales et légitimes et de mettre des barrières autour du stockage des données.

Vous pouvez gagner du temps en déterminant les décisions que vous devez prendre au sein de l'entreprise et de votre programme SMM, ou pour des réunions individuelles qui nécessitent des données de support, puis en collectant uniquement ces données. Les tarifs des chambres, les coûts par personne, les coûts des fournisseurs et les coûts spécifiques au macro-marché peuvent faciliter les négociations et les décisions en matière de lieu de réunion. Peut-être pourriez-vous renoncer à collecter certains détails au niveau micro. Par exemple, en quoi la collecte du prix d’une tasse de café vous aide-t-elle à gérer votre programme SMM ? Vos planificateurs utiliseront-ils ces données pour mieux négocier le café à l’avenir ? Si la réponse est « non » ou « non », alors n'investissez pas dans la collection. Au lieu de cela, documentez les dépenses finales en nourriture et en boissons pour la réunion et associez-les au fournisseur. Ce niveau de données plus élevé vous permet de négocier des remises sur les aliments et les boissons et de montrer la valeur de votre entreprise auprès des fournisseurs en fonction du chiffre d'affaires annuel total des aliments et des boissons que vous avez contribué. Il vous permet également de comprendre combien coûtent la nourriture et les boissons par personne dans une ville par rapport à une autre lorsque vous décidez du lieu de la réunion.

Réfléchissez aux décisions auxquelles vous êtes confronté lors de la gestion de votre programme SMM, non seulement les réunions individuelles, mais aussi les données collectives, et les points de données dont vous avez besoin pour prendre ces décisions. Par exemple, devez-vous gérer le personnel en fonction des hauts et des bas ? embaucher des entrepreneurs pendant les périodes de pointe ? Si tel est le cas, il est important de suivre et de signaler le moment où les réunions commencent le processus de sourcing et le moment où elles ont lieu, afin que vous ayez une vue historique claire pour former une prévision future.

Pensez à l'innovation potentielle au sein de votre programme si vous disposiez de données pour étayer la validité des idées : 501 TP3T de vos dépenses sont-elles effectuées dans une seule ville ? Si tel est le cas, comment pouvez-vous rationaliser le processus d’approvisionnement et de passation de contrats sachant que la base d’approvisionnement peut être limitée ? Par exemple, si votre siège social se trouve dans une ville de second rang où les chambres et les espaces de réunion sont souvent complets, envisagez un espace bloqué ou un accord mensuel pour un nombre minimum garanti de chambres et de salles de réunion spécifiques disponibles uniquement pour votre entreprise. Considérez-le comme un bail d'espace que votre SMM peut gérer plutôt que de rechercher chaque réunion.

Concentrez-vous sur la collecte d'informations qui mèneront à des informations basées sur des données ayant un impact sur votre P&L, la qualité du programme et l'expérience des participants. Ne collectez pas de données dans le seul but de les collecter.