Un nouveau livre blanc dévoile les meilleures pratiques pour accroître l'efficacité des eRFP

ALEXANDRIA, VA – 25 juin 2015 – Le comité des réunions de la Global Business Travel Association (GBTA) et le groupe de travail APEX (APEX) du Convention Industry Council (CIC) ont publié aujourd'hui un nouveau livre blanc commun intitulé Améliorer l'efficience et l'efficacité des eRFP pour le secteur des réunions. Le livre blanc combine les résultats de recherches complémentaires menées par les deux groupes en 2014 examinant l'utilisation, les moteurs et les effets de l'eRFP pour fournir des recommandations visant à améliorer le processus eRFP.

GBTA a mené une enquête en ligne auprès de 412 acheteurs, fournisseurs et agences tierces en mars 2014 qui a examiné l'impact des eRFP sur les acheteurs, les tiers et les fournisseurs. La recherche de CIC comprenait 20 entrevues avec des personnes représentant un échantillon représentatif de planificateurs qui recherchent des emplacements pour des événements et a été menée par Terri Breining (Breining Group) et Mariela McIlwraith (Meeting Change).

L'utilisation des demandes de propositions électroniques (eRFP) pour trouver des hôtels et des lieux a explosé ces dernières années. Ce livre blanc conjoint se concentre sur les tendances de l'utilisation de l'eRFP du point de vue de toutes les parties prenantes impliquées dans le processus d'approvisionnement, y compris les acheteurs d'entreprises/associations, les hôteliers, les acheteurs tiers, les sociétés de gestion de réunions, les sociétés de technologie de réunion et les bureaux de congrès et de visiteurs. Bien que cela ait apporté de nombreux avantages à l'industrie des réunions, cela pose également des défis importants en raison du volume élevé d'eRFP émis, qui sont décrits dans le livre blanc.

"Les eRFP sont clairement un outil positif pour l'industrie des réunions, mais il ne fait aucun doute que ces dernières années, leur utilisation en croissance rapide a créé des défis importants", a déclaré Shimon Avish, membre du comité des réunions GBTA et directeur de Shimon Avish Consulting LLC. "Nous avons été ravis de travailler avec le groupe de travail APEX de CIC pour créer ce livre blanc identifiant les prochaines étapes pour rendre le processus eRFP plus efficace et efficient dans le but de continuer à renforcer l'industrie des réunions."

Le livre blanc révèle plusieurs meilleures pratiques émergentes pour réduire le nombre d'eRFP arrivant sur le marché et accroître la satisfaction de toutes les parties prenantes impliquées dans le processus :

Éducation - les professionnels de l'approvisionnement doivent éduquer les acheteurs sur les impacts de l'émission excessive d'appels d'offres électroniques ainsi que sur les avantages de la recherche pour s'assurer que les hôtels/lieux appropriés sont sélectionnés et sur l'importance de fournir des informations complètes.
Processus - l'adoption de modèles standardisés et de meilleures communications font partie des moyens d'améliorer les processus de traitement des eRFP.
Limites - des limites peuvent être imposées par la politique ou la technologie pour réduire le nombre d'eRFP.
Solutions technologiques – la technologie peut être utilisée pour faciliter les processus de gestion des leads pour les hôtels/lieux.
Modèles technologiques alternatifs - des modèles alternatifs peuvent réduire la dépendance aux paiements des fournisseurs au système de technologie de réunion ou, dans certains cas, peuvent permettre un système de réservation sans contact qui élimine complètement le besoin d'un eRFP.

"Nous sommes reconnaissants d'avoir pu rassembler le travail et les conversations de deux groupes de travail indépendants de l'industrie dans un livre blanc qui articule nos problèmes et opportunités collectifs", a déclaré Christine "Shimo" Shimasaki, CDME, CMP, présidente du groupe de travail APEX de CIC sur les eRFP et directrice générale. de empowerMINT.com de DMAI. "Maintenant, le vrai travail commence alors que nous éduquons à la fois les acheteurs et les vendeurs et que nous nous efforçons de mettre en place des processus plus efficaces."

Les professionnels de l'industrie peuvent trouver le livre blanc et des ressources supplémentaires sur le site Web de CIC et sur le GBTA Hub.

CONTACT : Colleen Gallagher, +1 703-236-1133, cgallagher@gbta.org
Giselle-Marie Roig, +1 703-299-3404, giselle@epicprgroup.com

À propos de CIC
Le Convention Industry Council (CIC) défend la valeur économique et sociale du métier des réunions et de l’événementiel. Notre objectif est de promouvoir une industrie solide des réunions, des congrès et des expositions. Ressource d'excellentes normes et pratiques au sein de l'industrie avec plus de 30 organisations membres représentant plus de 103 500 individus et 19 500 entreprises et propriétés, nous y parvenons en connectant les gens, en formant de solides partenariats mondiaux, en promouvant l'excellence par le biais de programmes de certification et d'accréditation et de normes volontaires et des meilleurs pratiques, et favoriser la collaboration sur les questions de l’industrie et les soutenir et les promulguer activement. Visitez conventionindustry.org/ ou conventionindustry.org/StandardsPractices/APEX/RequestsforProposals.aspx

À propos de la Fondation GBTA :
La Fondation GBTA est la fondation d'éducation et de recherche de la Global Business Travel Association (GBTA), la première organisation mondiale de voyages d'affaires et de réunions, dont le siège est dans la région de Washington, DC et qui opère sur six continents. Collectivement, les plus de 7 000 membres de la GBTA gèrent chaque année plus de $345 milliards de dépenses mondiales en matière de voyages d'affaires et de réunions. GBTA met à disposition son réseau croissant de plus de 28 000 professionnels du voyage et 125 000 contacts actifs avec des formations, des événements, des recherches, des plaidoyers et des médias de classe mondiale. La Fondation a été créée en 1997 pour soutenir les membres de la GBTA et l'industrie dans son ensemble. En tant que principale fondation d'éducation et de recherche dans le secteur des voyages d'affaires, la Fondation GBTA cherche à financer des initiatives visant à faire progresser la profession du voyage d'affaires. La Fondation GBTA est une organisation à but non lucratif de type 501(c)(3). Pour plus d’informations, consultez gbta.org et gbta.org/foundation.

À propos de l'Association mondiale des voyages d'affaires
La Global Business Travel Association (GBTA) est la première organisation commerciale de voyages d'affaires et de réunions au monde. Son siège social est situé dans la région de Washington, DC et elle opère sur six continents. Plus de 9 000 membres de GBTA gèrent chaque année plus de $345 milliards de dépenses mondiales de voyages d'affaires et de réunions. GBTA et la Fondation GBTA offrent une éducation, des événements, des recherches, des plaidoyers et des médias de classe mondiale à un réseau mondial en pleine croissance de plus de 28 000 professionnels du voyage et 125 000 contacts actifs. Pour savoir comment les voyages d'affaires stimulent la croissance durable des entreprises, gbta.org