Communications pendant la pandémie et risques associés

Cela fait environ 18 mois depuis le début de la pandémie mondiale de COVID-19, et le monde s’est habitué à la « nouvelle normalité ». Pendant cette période, une multitude d’informations ont été disponibles concernant les voyages, la sécurité, la santé et le bien-être.

Il est important de communiquer de manière succincte avec les employés, les voyageurs et les clients. Le volume d’informations dans l’espace de voyage est assez intimidant. Pour les responsables de la communication tels que les Travel Managers, les organisateurs d’événements et les responsables RH, la tâche peut s’avérer écrasante.

Fournir des informations obsolètes ou incorrectes pourrait avoir un impact négatif sur le voyage d'un voyageur. Donnez du pouvoir à vos voyageurs en leur fournissant les ressources dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées.

Les meilleures pratiques:

• Comptez sur vos fournisseurs et partenaires de voyage pour vous tenir au courant de ce que font leurs entreprises en matière de protocoles de sécurité, de désinfection, de formation des employés et de retour à une « nouvelle normalité ».
• Fournissez des liens vers divers sites Web pour éviter que les informations ne soient obsolètes.
• Vérifiez régulièrement vos liens pour vous assurer qu’ils sont à jour.
• Utilisez différents modes de communication tels que les newsletters de l'entreprise, les blogs et les sites intranet et indiquez vos sources et datez les informations que vous partagez.
• Pensez à organiser des assemblées publiques virtuelles et à organiser des heures de bureau virtuelles.
• Profitez des enquêtes et des sites de médias sociaux de l'entreprise pour garder le pouls du type d'informations que vos voyageurs et employés désirent et ont besoin.
• Demandez des commentaires sur l'expérience des voyageurs afin de savoir par vous-même à quoi ils font face.
• Organisez une méthode permettant aux voyageurs et aux organisateurs de voyages de faire des suggestions et de fournir des commentaires, comme une boîte aux lettres dédiée.
• Collaborez avec d'autres domaines de votre entreprise (tels que les RH, la sûreté et la sécurité, les réunions et événements, l'EHS, la santé) pour vous aider à défendre et à partager votre message.
• Organisez les informations disponibles et priorisez ce qui est le plus important que vos employés sachent. Pensez à publier un guide AZ des sujets.
• Faites la promotion des applications mobiles, des widgets de voyage et d'autres technologies disponibles pour aider vos voyageurs.
• Incluez des liens vers la santé et le bien-être en voyage.
• N'oubliez pas de rechercher des ressources pour ceux qui ont des besoins uniques (comme la mobilité).

En communiquant clairement et en offrant un accès facile aux informations appropriées, vous éviterez les pièges d'avoir des voyageurs mal informés.