Hébergement pour séjours prolongés : ce que les acheteurs de voyages doivent savoir

La Fondation GBTA a mené une nouvelle étude en partenariat avec WWStay pour comprendre comment les programmes de voyage abordent leurs besoins en hébergement pour des séjours prolongés. Ceci fait suite à un étude 2015 montrant que près de la moitié des voyageurs d'affaires internationaux américains ont utilisé des hébergements pour séjours prolongés au cours des 12 derniers mois, 72 % des Millennials en ayant utilisé un - plus que tout autre groupe d'âge.

Ces chiffres démontrent clairement que vous devez considérer le séjour prolongé comme une partie importante de votre programme de voyage.

Qu'est-ce qui définit un séjour d'affaires prolongé ?
Un peu plus de la moitié (51 %) des acheteurs de voyages nord-américains qui ont répondu à l'enquête ont déclaré qu'ils considéraient un séjour prolongé comme un séjour de 5 à 10 nuits et plus, tandis que 15 % ont déclaré qu'il était défini comme 30 nuits ou plus. Près d'un quart des répondants ont mentionné qu'ils n'avaient pas de définition établie. Bien qu'il n'y ait pas de délai fixe que toutes les entreprises doivent suivre, ce qui est important, c'est que votre organisation crée une définition de ce qui est considéré comme un séjour prolongé. Il s'agit de la première étape de la gestion de cette partie de votre programme de voyage. La définition que vous définissez et les besoins de vos voyageurs permettront de comprendre plus facilement à qui appartient cette pièce et quand d'autres départements prennent le relais ou peuvent collaborer avec votre groupe.

Défis rencontrés pour satisfaire les séjours prolongés
Le défi le plus souvent cité par les acheteurs de voyages lors de la réservation d'hébergements pour séjours prolongés était de trouver le bon type d'hébergement pour leurs voyageurs lorsque la destination n'était pas celle qu'ils avaient déjà visitée. Sans l'avantage des relations établies avec les fournisseurs d'hébergement et des connaissances sur le terrain, le processus devient encore plus intensif en main-d'œuvre et en ressources. Même avec ces relations en place, il y a un processus inévitable de va-et-vient avec les hébergements de séjour prolongé pour trouver la bonne solution pour le voyageur qui correspond également aux paramètres du programme de voyage.

Les acheteurs de voyages trouvent également qu'avec les hébergements pour séjours prolongés dans de nouvelles parties du monde où leurs voyageurs ne sont pas allés auparavant, il peut être difficile de vérifier correctement la qualité et la sécurité de l'hébergement à l'avance. C'est là qu'un partenariat avec un TMC ou un fournisseur de services tiers peut être utile pour s'assurer que la propriété répond vraiment à tous les besoins du voyageur et aux normes établies par le programme de voyage.

Les autres défis rencontrés par les acheteurs de voyages comprennent les nuitées minimales, le nombre limité de propriétés dans certains endroits, le processus de recherche à forte intensité de main-d'œuvre et les négociations de prix.

Implications du devoir de diligence
En général, les différents types d'hébergements pour séjours prolongés, y compris les hôtels traditionnels, les hôtels pour séjours prolongés, les locations communautaires ou les appartements avec services, peuvent répondre à toutes les normes de devoir de diligence en place pour une organisation tant qu'un processus de vérification approprié est en place pour évaluer la sécurité. des logements. Des problèmes surviennent lorsque la propriété n'a pas été approuvée par le programme de voyage ou le partenaire du programme et lorsque les voyageurs ne réservent pas via des canaux approuvés.

L'étude de 2015 a révélé que 60 % des voyageurs d'affaires basés en Amérique du Nord qui voyagent à l'étranger réservent eux-mêmes un hébergement pour un séjour prolongé en dehors de leur service de voyage. Cela pose un certain nombre de défis potentiels, notamment une perte de visibilité, une probabilité accrue de mauvaises décisions en raison de connaissances limitées et une productivité réduite. Lorsqu'un acheteur de voyages n'a aucune visibilité sur l'itinéraire d'un voyageur, il y a très peu de choses à faire pour offrir une assistance si nécessaire. Les implications du devoir de diligence peuvent être plus graves dans le cas d'une urgence telle que des problèmes liés aux conditions météorologiques, à la santé ou à la sécurité. La réservation via des canaux approuvés, associée à une communication régulière entre les voyageurs et leur programme de voyage, minimise ces risques.

Les TMC et les fournisseurs de services tiers qui gèrent l'hébergement en séjour prolongé pour un acheteur de voyage ainsi que les sociétés de sécurité tierces peuvent tous aider à coordonner et à gérer la sécurité du voyageur en séjour prolongé. Au minimum, les acheteurs de voyages devraient disposer de capacités de suivi pour savoir où leurs voyageurs séjournent à tout moment. Les initiatives relatives au devoir de diligence ne devraient pas être différentes pour les déplacements temporaires et pour ceux qui voyagent pendant une longue période. Si quoi que ce soit, ceux qui sont absents du bureau pendant de longues périodes doivent être parfaitement conscients et avoir à leur disposition toutes les informations nécessaires en cas d'urgence.

Les acheteurs de voyages portent de nombreux chapeaux différents et, dans la plupart des cas, la gestion des séjours prolongés pour leurs voyageurs en fait partie. Comprendre les besoins uniques de leurs voyageurs en termes de séjours d'affaires prolongés, ainsi que les ressources disponibles, vous aidera à déterminer la meilleure façon de gérer les séjours prolongés dans votre programme de voyage. Cette nouvelle étude est une ressource précieuse pour les acheteurs de voyages, et les membres GBTA peuvent y accéder gratuitement sur le Hub GBTA.

Méthodologie: L'étude de la Fondation GBTA, Hébergement pour séjours prolongés : ce que les gestionnaires de voyages doivent savoir, menée en partenariat avec WWStay comprenait 273 répondants à un court questionnaire envoyé aux gestionnaires de voyages basés au Canada et aux États-Unis en mars 2016. 16 autres entrevues approfondies ont été menées du 14 au 29 mars 2016, avec des gestionnaires de voyages qui avaient participé dans l'enquête mentionnée. Les entretiens menés par l'équipe de recherche de la Fondation GBTA ont duré entre 30 et 60 minutes.