Une grande majorité d'entreprises assurent la sécurité des voyageurs grâce à des protocoles de gestion des risques liés aux voyages

La technologie mobile aide les entreprises à communiquer avec leurs employés et à les suivre

ALEXANDRIA, VA – 19 mai 2015 — La Fondation GBTA, la branche éducation et recherche de la Global Business Travel Association (GBTA), a dévoilé aujourd'hui une étude révélant qu'une écrasante majorité d'organisations (83 %) déclarent que leurs programmes de voyage disposent de protocoles de gestion des risques. en place afin d'assurer la sécurité et le bien-être de leurs voyageurs d'affaires. Il est clair que l'utilisation des protocoles de gestion des risques liés aux voyages (TRM) est en augmentation : parmi les organisations qui ont déclaré ne pas avoir mis en place de protocoles TRM, 60 % ont déclaré qu'elles prévoyaient de les adopter au cours des deux prochaines années.

L'étude, Keeping Travelers Safe Through Travel Risk Management (TRM), sponsorisée par Concur Technologies, a interrogé plus de 250 gestionnaires de voyages, agents de sécurité et personnel des ressources humaines pour mieux comprendre combien d'organisations ont également mis en place des protocoles de gestion des risques liés aux voyages. comme les fonctionnalités incluses dans ces programmes. Grâce aux protocoles TRM, les entreprises cherchent à assurer la sécurité des voyageurs d'affaires en plus de minimiser les effets d'éventuels incidents de voyage.

« Le taux élevé d'adoption des protocoles TRM démontre que les entreprises s'engagent à garder leurs agents itinérants hors de danger », a déclaré Joseph Bates, vice-président de la recherche de la Fondation GBTA. « Nous sommes également ravis de constater que les avancées technologiques, telles que les applications et la messagerie texte, changent le visage des programmes TRM en permettant aux organisations de mieux suivre et communiquer avec leurs employés. Les voyageurs peuvent se concentrer sur leurs affaires plutôt que de s’inquiéter des risques potentiels.

Bien que les protocoles TRM incluent généralement plusieurs fonctionnalités pour les voyages nationaux et internationaux, l'étude a révélé que les grandes organisations sont plus susceptibles que les petites organisations de proposer des informations préalables au voyage, une communication automatisée sur les risques en temps réel et des prestataires locaux de services médicaux et de sécurité dans le cadre. de leur protocole TRM. Les fonctionnalités typiques des protocoles TRM incluent :

1. suivi des voyageurs,
2. informations et préparation avant le voyage,
3. Engagement de TMC à l’appui des protocoles de risque,
4. approbation préalable au voyage,
5. communication automatisée sur les risques en temps réel,
6. prestataires locaux d’assistance médicale et de sécurité,
7. les services d'assistance disponibles localement et
8. concierge de voyage.

« La gestion des risques liés aux voyages est importante pour nos clients car elle les aide à remplir leur devoir de diligence », a déclaré Johnny Thorsen, directeur principal, stratégie et marketing produit chez Concur. « Nous nous engageons à fournir les outils nécessaires pour aider les entreprises de toutes tailles à protéger leur main-d'œuvre. »

Lors d'une urgence, les organisations qui ont mis en place des protocoles TRM peuvent généralement localiser tous les employés concernés et vérifier leur sécurité beaucoup plus rapidement que les entreprises sans protocoles en place.

Un tiers des personnes interrogées ont déclaré pouvoir localiser tous les employés concernés en temps réel ; 20 pour cent ont déclaré pouvoir localiser les voyageurs en 15 à 30 minutes ; et 31 % ont déclaré qu'il faudrait plus d'une demi-heure pour localiser tous leurs employés concernés. Cependant, 20 pour cent ont déclaré ne pas savoir combien de temps il faudrait pour retrouver leurs employés.

L'étude a révélé qu'il faut environ 1,5 heure en moyenne pour confirmer la sécurité de chaque employé lorsqu'un incident se produit : 28 % ont déclaré que cela prendrait moins d'une heure, 43 % ont déclaré que cela prendrait une heure ou plus et 24 % ont déclaré que cela prendrait deux. ou plus d'heures. Un tiers des personnes interrogées (29%) ont déclaré ne pas savoir combien de temps il faudrait pour confirmer la sécurité de tous.

Adoption de la technologie

Une plus grande adoption des technologies de suivi et de messagerie mobiles pourrait permettre aux entreprises de localiser leurs employés et de confirmer plus rapidement leur sécurité. Alors que près de 90 % des voyageurs d'affaires possèdent un téléphone intelligent, la technologie sans fil devient rapidement une méthode importante de communication avec les voyageurs. Selon l’étude, il existe de nombreuses possibilités d’amélioration de l’utilisation de la technologie, notamment une mise en œuvre accrue des applications mobiles.

Bien qu'il y ait place à l'amélioration dans le domaine des applications, les SMS sont prioritaires par rapport aux applications mobiles lorsqu'il s'agit de communiquer avec les voyageurs en cas d'urgence ou de perturbation. La moitié des personnes interrogées ont classé les SMS automatisés parmi leurs trois canaux les plus importants et 39 % ont classé les SMS manuels parmi leurs trois premiers. Trente-six pour cent des personnes interrogées ont inclus les applications mobiles dans leur top trois.
Les organisations s'appuient sur plusieurs sources de données lorsqu'elles communiquent avec les voyageurs, les plus courantes étant un système TMC (60 %), un système de suivi des voyageurs tiers (41 %) et un système de notification de masse (35 %).
Les entreprises utilisent les données capturées via les outils de réservation en ligne (OBT) ou les TMC pour approuver les voyages, fournir des informations préalables au voyage aux voyageurs, suivre les voyageurs et communiquer sur les risques. Étant donné que les réservations non-OBT peuvent créer des défis pour les programmes TRM, 67 % des organisations n'autorisent pas les réservations non-OBT. Cela dit, les réservations non-OBT sont encore assez courantes.
Bien qu'il existe des technologies disponibles pour atténuer les défis liés aux réservations non-OBT, les taux d'adoption de ces technologies doivent augmenter pour que ces défis deviennent moins un problème pour TRM.

Méthodologie

L'étude actuelle est basée sur une enquête en ligne auprès de 257 répondants, dont 85 pour cent étaient des gestionnaires de voyages et 15 pour cent étaient du personnel de sécurité, des ressources humaines ou autre impliqué dans la gestion des risques liés aux voyages en Amérique du Nord. La plupart des répondants venaient des États-Unis (82 pour cent), tandis que 10 pour cent venaient du Canada et 8 pour cent du Mexique.

L'étude, Keeping Travelers Safe Through Travel Risk Management (TRM), est disponible exclusivement pour les membres de la GBTA en cliquant ici et les non-membres peuvent acheter le rapport via la Fondation GBTA en envoyant un e-mail à pyachnes@gbtafoundation.org. Cliquez ici pour voir un résumé de cette recherche.

GBTA organisera un webinaire le 11 juin à 11 h (HE) pour discuter plus en détail de cette étude et de ses résultats. Apprenez-en davantage et inscrivez-vous dès maintenant.

CONTACT : Colleen Lerro, +1 703-236-1133, clerro@gbta.org
Gayle Kansagor, +1 202-295-8775, gayle.kansagor@harbourgrp.com

À propos de Concur
Concur, qui fait partie de SAP, imagine la façon dont le monde devrait fonctionner, en proposant des services basés sur le cloud qui simplifient la gestion des déplacements et des dépenses. En connectant les données, les applications et les personnes, Concur offre une expérience sans effort et une transparence totale sur les dépenses, où et quand elles se produisent. Les services de Concur s'adaptent aux préférences de chaque employé et s'adaptent aux besoins des entreprises, petites ou grandes, afin qu'elles puissent se concentrer sur ce qui compte le plus. Apprenez-en davantage sur www.concur.com ou sur le blog Concur.

À propos de l'Association mondiale des voyages d'affaires
La Global Business Travel Association (GBTA) est la première organisation commerciale de voyages d'affaires et de réunions au monde. Son siège social est situé dans la région de Washington, DC et elle opère sur six continents. Plus de 9 000 membres de GBTA gèrent chaque année plus de $345 milliards de dépenses mondiales de voyages d'affaires et de réunions. GBTA et la Fondation GBTA offrent une éducation, des événements, des recherches, des plaidoyers et des médias de classe mondiale à un réseau mondial en pleine croissance de plus de 28 000 professionnels du voyage et 125 000 contacts actifs. Pour savoir comment les voyages d'affaires stimulent la croissance durable des entreprises, gbta.org