Communication du programme de voyage pendant la COVID-19 et au-delà : ce que les voyageurs d'affaires veulent savoir et comment ils veulent l'entendre

Une nouvelle enquête révèle les préférences de communication des employés voyageurs dans un monde en évolution rapide

Alexandrie, Virginie  – Alors que les voyages d'affaires reprennent au milieu d'une pandémie en cours, rester en contact avec les voyageurs d'affaires revêt une urgence renouvelée pour les entreprises et leurs gestionnaires de voyages. Il est essentiel que les employés en déplacement restent au courant des changements et cela a accéléré le besoin pour les gestionnaires de voyages de communiquer des informations souvent complexes et évoluant rapidement tout en ne se contentant pas de décider Quel communiquer, mais aussi comment pour communiquer le plus efficacement.

C'est le sujet abordé dans une récente enquête menée par la Global Business Travel Association (GBTA) et rendue possible par Dinova Inc. L'enquête - "No Reservations: Travel Program Communications from the US Business Traveler's Perspective" - examine comment les programmes de voyage communiquent par rapport à comment les voyageurs d'affaires américains veulent qu'ils communiquent avec eux, à l'ère du COVID et au-delà.

« Alors que nous continuons à traverser la pandémie, la communication et les informations en temps réel pour les voyageurs d'affaires n'ont jamais été aussi importantes, même pour les guerriers de la route les plus expérimentés. Les responsables des voyages d'affaires se retrouvent à jouer un rôle encore plus vital en tant que messagers et gestionnaires du changement lorsqu'il s'agit d'informer et de protéger les voyageurs de leurs employés », a déclaré Suzanne Neufang, PDG de GBTA.

« Les politiques de voyage pour les entreprises ont toujours été assez statiques. Ils sont généralement communiqués lors de l'intégration des employés et peut-être à nouveau dans un rappel annuel aux employés. Cependant, Covid a complètement changé cette cadence. Les entreprises doivent désormais ajuster constamment leurs politiques de voyage en fonction des politiques gouvernementales COVID, des variantes, des taux de vaccins et des différences régionales pour garantir la sécurité de leurs employés », a déclaré Alison Galik, PDG de Dinova. « La recherche montre que les entreprises font peut-être du bon travail dans la gestion de ces politiques, mais il y a beaucoup de place pour l'amélioration lorsqu'il s'agit de s'assurer que leurs employés comprennent les derniers changements. Nous pensons qu'il existe une grande opportunité de résoudre ce problème en offrant plus d'informations sur les exigences locales en matière de COVID et en tirant parti des canaux mobiles.

 

Le rôle actuel d'un gestionnaire de voyages se poursuit dans des domaines traditionnels tels que les indemnités journalières de repas et les délais de déclaration des dépenses pour leurs voyageurs d'affaires, mais maintenant, ils sont également chargés de manière plus critique de communiquer en permanence des mises à jour spéciales de sécurité et des changements et processus de politique de voyage en raison de la pandémie.

Voici les faits saillants de l'enquête sur ce que les voyageurs d'affaires veulent maintenant :

• CERTAINS VOYAGEURS D'AFFAIRES ONT BESOIN DE PLUS D'INFORMATIONS. La plupart des voyageurs d'affaires estiment déjà disposer de suffisamment d'informations sur les divers changements de voyage liés à la COVID. Cependant, une minorité assez importante a besoin de plus d'informations. S'ils devaient faire un voyage de travail dans les six prochains mois :
  • 46% a déclaré qu'ils auraient besoin d'au moins quelques informations supplémentaires sur exigences d'entrée / de quarantaine spécifiques à chaque pays
  • 42% aurait besoin d'informations supplémentaires sur les mesures prises par les fournisseurs de voyages tels que les compagnies aériennes, les hôtels et les restaurants pour réduire la propagation du COVID-19
  • 41% aurait besoin d'informations supplémentaires sur ressources d'urgence (c'est-à-dire qui contacter s'ils présentent des symptômes de la COVID-19 ou une autre urgence médicale pendant leur voyage)
  • 36% aurait besoin d'informations supplémentaires sur leur processus d'approbation de voyage de l'entreprise (c'est-à-dire, les étapes qu'ils devraient suivre pour obtenir l'autorisation de voyager dans l'environnement COVID-19 actuel)
  • 31% aurait besoin d'informations supplémentaires sur les politiques de voyage liées à la COVID de leur entreprise (c'est-à-dire si leur entreprise autorise actuellement les voyages ou s'ils doivent se faire vacciner avant de voyager)
• SÉCURITÉ DES FOURNISSEURS. Une écrasante majorité de voyageurs d'affaires ont déclaré qu'il était «important» ou «très important» de se renseigner sur les mesures de sécurité liées au COVID des hôtels (94%), des compagnies aériennes (93%), des aéroports (92%), des restaurants (86%), des sociétés de location de voitures (84%) et les compagnies de covoiturage/taxi (82%). Ceux-ci peuvent inclure des efforts de nettoyage et d'assainissement, ainsi que des exigences en matière de masques et de vaccins pour le personnel et les clients.

En plus de la communication liée au COVID, l'étude a également exploré les préférences de communication des voyageurs d'affaires en général. Malgré la disponibilité de nouveaux canaux et plates-formes de communication, les voyageurs d'affaires préfèrent toujours les canaux de communication éprouvés.

• L'EMAIL EST TOUJOURS ROI. Les voyageurs d'affaires veulent massivement que leur entreprise utilise e-mail pour partager des informations sur les politiques de voyage et les ressources liées aux voyages. Quatre sur cinq (81%) incluent le courrier électronique comme l'une des cinq principales méthodes de communication qu'ils souhaitent que leur entreprise utilise (sur 13 testées), ce qui est de loin supérieur à la part de toute autre méthode.
• LES PLATEFORMES DE COLLABORATION INTERNE GAGNENT EN ATTRACTION, MAIS RETARDENT SUR L'INTRANET : les entreprises utilisent largement plateformes de collaboration internes ─ comme Slack et Microsoft Teams ─ pour faciliter la collaboration entre collègues. Cependant, ceux-ci ne sont pas largement utilisés pour la communication des programmes de voyage.
  • Seul un tiers des voyageurs d'affaires (32%) déclarent que leur entreprise utilise une messagerie interne ou une plateforme de collaboration pour communiquer sur les voyages. De plus, seulement un tiers (33%) incluent cette méthode parmi les cinq principales utilisées pour communiquer sur les voyages.
  • Un plus grand nombre de voyageurs d'affaires (51%) comprennent le Intranet de l'entreprise/employé portail comme l'une de leurs cinq méthodes de communication préférées. Il s'agit d'un pilier de la communication sur les programmes de voyages que les voyageurs d'affaires continuent d'apprécier.
• DEVENIR PLUS MOBILE. Malgré les progrès récents, les programmes de voyage n'utilisent généralement pas mobile d'abord méthodes de communication. Ou s'ils utilisent ces méthodes, les voyageurs d'affaires pourraient ne pas le savoir. Seulement environ un tiers des voyageurs d'affaires (36%) déclarent que leur entreprise communique sur les voyages par SMS et seulement environ un quart (21%) déclarent qu'elle communique via des notifications push via une application mobile.

• ENVOYEZ-MOI UN TEXTE. Les voyageurs d'affaires préfèrent la messagerie texte sur les notifications push. La moitié des voyageurs d'affaires (51%) incluent la messagerie texte parmi les cinq principales méthodes qu'ils souhaitent que leur entreprise utilise pour communiquer sur les voyages. Cela se compare à seulement 23% qui incluent les notifications push via une application mobile comme l'une des meilleures méthodes.
• PETITES MORCEAUX. La plupart des entreprises ont une politique de voyage formelle et écrite. Mais utilisent-ils d'autres méthodes pour fournir des informations en plus petits morceaux ? Seuls 12% des répondants déclarent que leur entreprise utilise vidéos à la demande pour communiquer sur le voyage et seul 9% le dit infographie sont utilisés. Et les voyageurs d'affaires ont indiqué qu'ils préféraient les vidéos à la demande aux infographies. Un quart (25%) incluent les vidéos à la demande comme l'une des cinq principales méthodes qu'ils souhaitent que leur entreprise utilise pour communiquer sur les voyages. Cela se compare à seulement 8% qui incluent l'infographie comme l'une de leurs cinq principales méthodes.

 

Interrogés sur la responsabilité sociale, trois voyageurs d'affaires sur cinq (61%) s'intéressent à la durabilité d'un fournisseur de voyages ainsi qu'aux certifications/références en matière de diversité et d'inclusion.

• Les jeunes voyageurs d'affaires sont plus intéressés, les voyageurs de la génération Z (77%) et de la génération Y (78%) étant plus intéressés par diversité et inclusion des fournisseurs repères par rapport aux voyageurs de la génération X (58%). La génération Y (79%) est plus intéressée que la génération X (63%) et la génération Z (53%) à recevoir des informations sur la durabilité des fournisseurs. Un peu plus du tiers des baby-boomers ont indiqué être intéressés à recevoir des informations sur les fournisseurs de voyages pour l'une ou l'autre région.

 

APERÇU EN PRIME. Alors que le sujet principal de l'enquête était la communication du programme de voyage, il comprenait également quelques questions sur les comportements et les préférences des voyageurs d'affaires en matière de restauration. Parmi les principaux résultats :

• Les voyageurs d'affaires apprécient toujours repas assis. Lorsqu'on leur a demandé de classer les restaurants qui correspondent à leurs besoins en matière de restauration de voyage d'affaires, près d'un tiers (31%) ont choisi les restaurants décontractés comme leur premier choix. Un sur cinq (22%) choisit un restaurant décontracté haut de gamme, tandis que d'autres choisissent un service rapide/restauration rapide (17%), une cuisine raffinée (16%) ou un restaurant rapide décontracté (13%).

• Les répondants utilisent différentes sources pour se renseigner sur restaurants en voyage. Il s'agit notamment de sites d'évaluation de restaurants tels que Yelp ou Open Table (63%), d'une recommandation d'un collègue ou d'un ami (52%), d'un concierge d'hôtel/guide local (47%) et de médias sociaux (43%). Cependant, les milléniaux sont plus susceptibles que les autres groupes d'âge d'utiliser les médias sociaux pour découvrir des restaurants, tandis que les baby-boomers comptent plus souvent sur le bouche-à-oreille d'un collègue ou d'un ami ou d'un concierge ou d'un guide d'hôtel.

L'enquête a été menée du 20 août au 8 septembre 2021 par GBTA avec les réponses de 508 voyageurs d'affaires aux États-Unis. Les membres GBTA peuvent accéder au rapport d'enquête complet et à l'infographie qui l'accompagne. ici.