Défis de gestion des risques de voyage pour les petits programmes et les grands aussi !

La gestion des risques liés aux voyages est importante pour toutes les organisations, quelle que soit leur taille. Investir dans un programme de gestion des risques liés aux voyages (TRM) aide vos voyageurs à éviter les problèmes, garantit que de l'aide est disponible si vos voyageurs en ont besoin et protège votre organisation contre les pertes financières en cas d'incident.

Éléments essentiels d'un programme TRM

Bien que les éléments d'un programme TRM soient en grande partie les mêmes pour toutes les organisations, les petites organisations sont plus susceptibles d'avoir du mal à comprendre l'importance d'un programme TRM et d'avoir plus de difficultés à en identifier un « propriétaire ».

La plupart des petites organisations n'ont pas de fonction ou de poste dédié chargé des voyages, de la sécurité ou de la gestion des risques. Au lieu de cela, ces responsabilités sont divisées et attribuées à des personnes qui ont d'autres responsabilités essentielles. Et souvent, ces responsabilités ne sont attribuées que lorsqu’il existe un champion de haut niveau, éventuellement le PDG, qui suscite la nécessité d’un programme TRM et obtient l’adhésion de toute l’organisation.

Une fois qu’un champion passionné est identifié, que son adhésion est assurée et que les responsabilités lui sont attribuées, le travail acharné commence. Avant même de commencer à élaborer une politique de gestion des risques liés aux voyages, l’organisation doit mettre en place une police d’assurance contre les accidents de voyage (BTA). La BTA garantit à une entreprise une protection financière en cas d’événement et, tout aussi important, assiste ses voyageurs lorsqu’ils en ont besoin. Ces deux éléments essentiels sont au cœur de tout programme TRM ; Si un BTA n’est pas en place, l’organisation doit en obtenir un et communiquer à ses collaborateurs ce que couvre la politique et comment la politique du BTA fournit une assistance en cas de besoin.

Avec une politique BTA en place, une organisation dispose des bases d’un programme TRM de base centré sur la réponse et la protection financière. Les prochaines étapes consistent à élaborer le programme, à réfléchir aux outils et aux processus nécessaires pour aider vos collaborateurs et votre organisation à éviter les problèmes, plutôt que d'être simplement prêts à y répondre.

Certains domaines à prendre en compte lors de l’élaboration et de la maturation de votre programme TRM comprennent :

• Documenter les politiques et les procédures – Dans le cadre de votre processus de planification, vous devez définir une stratégie globale, lier les politiques aux objectifs organisationnels et vous assurer d'intégrer votre programme TRM à vos plans locaux de gestion de crise et à vos plans d'urgence organisationnels.
• Formation – Le développement continu des compétences et des connaissances de l’équipe est essentiel et doit intégrer la formation des voyageurs, la formation des conseillers en voyages et la formation des équipes de gestion de crise.
• Surveillance 24h/24 et 7j/7 – L’avertissement préalable est la meilleure défense pour atténuer l’impact d’un événement. Grâce à une surveillance permanente des événements et à la capacité de fournir des alertes en temps quasi réel aux personnes potentiellement affectées, votre organisation et ses collaborateurs sont les mieux équipés pour éviter les problèmes ou s'y préparer.
• Réponse aux incidents – Vos employés doivent avoir quelqu'un à contacter jour et nuit pour obtenir de l'aide en cas d'urgence. Un programme TRM optimisé devrait inclure une ligne d'urgence unique soutenue par des experts expérimentés en gestion de crise et en sécurité et un service équipé pour répondre aux stratégies d'atténuation à l'échelle mondiale, y compris l'évacuation des voyageurs.
• Examen après action – Après tout incident, il est essentiel d'effectuer un examen après action pour évaluer l'incident, s'il aurait pu être évité, l'efficacité de la réponse et si des modifications de la politique, des procédures ou des stratégies d'atténuation sont nécessaires.

Éléments essentiels d'une politique de risque de voyage

Une politique relative aux risques liés aux voyages doit aborder les trois éléments essentiels d'un programme TRM : 1) aider l'organisation et le voyageur à éviter les problèmes ; 2) fournir de l'aide lorsque le voyageur en a besoin ; et 3) protéger l’entreprise contre les pertes financières. En plus de répondre à ces problèmes, la politique doit aborder sa portée, ainsi que les rôles et responsabilités de toutes les personnes impliquées, y compris le voyageur.

Voici les éléments essentiels d’une politique de risque voyage qui doivent être abordés.

1. Portée de la politique
2. But et objectifs de la politique
3. Rôles et responsabilités
4. Planification et approbation des voyages
5. Évaluation des risques liés aux voyages
6. Rapports d'incidents
7. Assurance

Dans l’ensemble, l’objectif d’une politique relative aux risques liés aux voyages est d’aider à protéger une organisation et ses collaborateurs des préjudices et des risques. En mettant en œuvre les éléments essentiels d'une politique de risque de voyage décrite ici, vous pouvez contribuer à garantir la santé, la sûreté et la sécurité de vos voyageurs tout en protégeant l'organisation sur le plan juridique et financier.

Pour en savoir plus sur les défis auxquels les petites organisations sont confrontées et pour mieux comprendre les considérations liées à la création et à la maturation d'un programme TRM, vous pouvez télécharger ce court article sur Les essentiels du programme de gestion des risques liés aux voyages de WorldAware.

En outre, "Que devrait contenir une politique de risque de voyage ?» Publié le 16 août 2019 dans Security Magazine est un article plus détaillé sur la rédaction d'une politique de risque de voyage.