Relatório de Despesas: Situação da Indústria

Um estudo recente da GBTA Foundation, em parceria com a HRS, procurou entender melhor o processo de relatório de despesas em empresas em todo o mundo.

Primeiro, o GBTA identificou como os relatórios de despesas são processados atualmente. Atualmente, sete em cada dez compradores de viagens (70%) o fazem internamente usando software de terceiros. Dois em cada dez (19 por cento) processam relatórios de despesas internamente sem a ajuda de software de terceiros e outros 4 por cento terceirizam totalmente esse processo. Dividindo por região, o uso de software de terceiros é mais popular na América do Norte (79%), Ásia-Pacífico (75%) e, em menor grau, na Europa (66%). É muito menos popular na América Latina, onde 55% dos compradores usam software de terceiros.

Como as despesas são informadas?
No geral, 59% dos compradores de viagens trabalham para empresas que exigem que seus viajantes de negócios relatem suas despesas em listas discriminadas por tipo. Cerca de um quarto (27%) só precisa relatar uma soma total por transação, o que significa que eles contabilizariam o serviço de quarto e a lavagem a seco e o código como uma despesa nos custos auxiliares do hotel. Apenas um em cada dez deve (10 por cento) relatar as despesas discriminadas por item individual. O relatório de despesas como custos discriminados por tipo é mais popular na América do Norte (72%), enquanto fornecer uma soma total por transação é mais popular na Ásia-Pacífico (39%) e na Europa (36%), particularmente nos países nórdicos (52%) por cento) em comparação com os compradores de viagens em todo o mundo.

Como os relatórios de despesas são enviados?
Os compradores de viagens na América do Norte (86%) e Ásia-Pacífico (84%) costumam usar um software de relatório de despesas, enquanto os compradores de viagens da América Latina relatam usar esse software a uma taxa muito menor (60%). Em vez disso, os compradores de viagens latino-americanos são muito mais propensos a usar outro programa de computador para enviar seus relatórios de despesas. Por outro lado, os compradores de viagens na Europa (35%) são mais propensos a enviar relatórios de despesas em papel, o que significa que há uma oportunidade de aumentar a eficiência adotando novas tecnologias.

Como podem ser apresentados os recibos?
Como você pode ver, os relatórios de despesas mudaram principalmente para a era digital. O mesmo não acontece quando se trata de enviar recibos. O envio de recibos em papel continua sendo o método mais popular, principalmente na Europa (81%) e na América Latina (71%). A América do Norte é a exceção onde a maioria dos compradores de viagens relatam enviar recibos por meio de imagens digitalizadas (84%), eletronicamente (62%) e usando seu smartphone (61%). Enquanto quatro em cada cinco (79 por cento) dos compradores de viagens que atualmente não podem enviar recibos por meio de imagens digitalizadas ou fotográficas acham que permitir isso melhoraria a experiência, alguns países exigem uma trilha em papel para que não seja uma opção em sua empresa até que o governo federal atualiza suas exigências.

Isso lhe dá a configuração do terreno quando se trata de como os relatórios de despesas são feitos em todo o mundo. Fique atento ao meu próximo post que explora os pontos problemáticos no processo de relatório de despesas.