Pontos de dor e relatórios de despesas

Pode não ser o tema mais interessante, mas os relatórios de despesas são algo que toda empresa deve abordar. O processo de relatório de despesas é diferente em cada empresa e muitas vezes também difere por região – você pode aprender mais sobre isso em meu postagem anterior sobre a situação dos relatórios de despesas em todo o mundo. Mesmo o sistema de relatório de despesas mais refinado pode ter sua cota de pontos problemáticos.

Num inquérito recente da Fundação GBTA, realizado em parceria com a HRS, os compradores de viagens identificaram os passos iniciais, incluindo a criação de um relatório de despesas, a introdução dos dados e a anexação de recibos, como os mais problemáticos.

Quando você olha para empresas que processam relatórios de despesas internamente sem software de terceiros, metade dos compradores de viagens considera que a configuração de relatórios de despesas (49%), a inserção dos dados (54%) e a anexação de recibos (55%) são os principais problemas. Não é de surpreender que a maioria dos que terceirizam o processo de relatório de despesas ou usam software de terceiros afirmem que essas áreas não precisam de melhorias.

Embora os compradores de viagens não considerem a orientação do relatório de despesas através dos canais adequados para aprovação e processamento um obstáculo tão grande quanto compilar e enviar o relatório, esta área de relatórios de despesas apresenta, na verdade, o maior desafio para o tempo e o dinheiro das empresas.

Aproximadamente 19% dos relatórios de despesas contêm erros e custa $52 e leva 18 minutos para corrigir cada um desses relatórios de despesas contendo erros ou informações incorretas – isso equivale a meio milhão de dólares e quase 3.000 horas gastas na correção de relatórios de despesas a cada ano para uma empresa média. Isso é tempo e dinheiro que poderiam ser melhor gastos em outro lugar.

Todos estes pontos problemáticos apresentam oportunidades de melhoria, para que as empresas possam encontrar formas de aumentar a eficiência, poupando dinheiro, tempo e recursos. Com a rápida introdução de novos produtos financeiros na indústria de viagens de negócios, as empresas devem avaliar continuamente as suas práticas e necessidades comerciais existentes para garantir que estão a trabalhar da forma mais eficiente e consciente possível em termos de custos.