Acomodações de estadia prolongada: o que os compradores de viagens precisam saber

A Fundação GBTA realizou um novo estudo em parceria com a WWStay para entender como os programas de viagem abordam sua necessidade de acomodações para estadias prolongadas. Este é um acompanhamento de um estudo de 2015 mostrando que quase metade dos viajantes de negócios internacionais dos EUA usaram acomodações de estadia prolongada nos últimos 12 meses, com 72% dos Millennials usando uma – mais do que qualquer outra faixa etária.

Esses números demonstram claramente que você precisa pensar em estadias prolongadas como uma parte importante do seu programa de viagens.

O que define uma viagem de negócios de estadia prolongada?
Pouco mais da metade (51%) dos compradores de viagens norte-americanos que responderam à pesquisa disseram que consideram uma viagem de estadia prolongada aquela que fica entre 5+ e 10+ noites, enquanto 15% disseram que é definida como 30 noites ou mais. Quase um quarto dos inquiridos referiu não ter uma definição definida. Embora não haja um cronograma definido que todas as empresas devem seguir, o importante é que sua organização crie uma definição para o que é considerado uma viagem de longa duração. Este é o primeiro passo na gestão desta parte do seu programa de viagens. A definição que você definir e as necessidades de seus viajantes facilitarão a compreensão de quem é o dono desta peça e quando outros departamentos assumem ou podem colaborar com seu grupo.

Desafios Enfrentados Cumprimento de Acomodações de Estadia Prolongada
O desafio mais citado entre os compradores de viagens ao preencher acomodações para estadias prolongadas foi encontrar o tipo certo de hospedagem para seus viajantes quando o destino não era aquele que eles haviam visitado anteriormente. Sem o benefício de relacionamentos estabelecidos com fornecedores de hospedagem e conhecimento no local, o processo se torna ainda mais intensivo em mão de obra e recursos. Mesmo com essas relações estabelecidas, há um inevitável processo de idas e vindas com acomodações para estadias prolongadas para encontrar a solução certa para o viajante que também se enquadre nos parâmetros do programa de viagem.

Os compradores de viagens também descobrem que com acomodações de estadia prolongada em novas partes do mundo que seus viajantes nunca estiveram antes, pode ser difícil verificar adequadamente a qualidade e a segurança da hospedagem com antecedência. É aqui que a parceria com um TMC ou provedor de serviços terceirizado pode ser útil para garantir que a propriedade realmente atenda a todas as necessidades do viajante e aos padrões estabelecidos pelo programa de viagens.

Os desafios adicionais encontrados pelos compradores de viagens incluem estadias mínimas por noite, número limitado de propriedades em determinados locais, processo de busca intensivo em mão de obra e negociações de preços.

Implicações do dever de cuidado
Em geral, os vários tipos de acomodações para estadias prolongadas, incluindo hotéis tradicionais, hotéis para estadias prolongadas, aluguéis comunitários ou apartamentos com serviços, podem atender a todos os padrões de dever de cuidado em vigor para uma organização, desde que haja um processo de verificação adequado para avaliar a segurança das acomodações. Os desafios surgem quando a propriedade não foi avaliada pelo programa de viagens ou parceiro do programa e quando os viajantes não reservam por meio de canais aprovados.

O estudo de 2015 descobriu que 60% dos viajantes de negócios norte-americanos que viajam internacionalmente reservam acomodações de estadia prolongada por conta própria fora de seu departamento de viagens. Isso apresenta vários desafios em potencial, incluindo perda de visibilidade, maior probabilidade de más decisões como resultado de conhecimento limitado e produtividade reduzida. Quando um comprador de viagens não tem visibilidade do itinerário de um viajante, há muito pouco que pode ser feito para oferecer suporte, se necessário. As implicações do dever de cuidado podem ser mais graves no caso de uma emergência, como problemas climáticos, de saúde ou relacionados à segurança. A reserva por meio de canais aprovados em conjunto com a comunicação regular entre os viajantes e seu programa de viagem minimiza esses riscos.

TMCs e provedores de serviços terceirizados que gerenciam hospedagem de estadia prolongada para um comprador de viagens, juntamente com empresas de segurança terceirizadas, podem ajudar a coordenar e gerenciar a segurança do viajante de estadia prolongada. No mínimo, os compradores de viagens devem ter recursos de rastreamento para saber onde seus viajantes estão hospedados o tempo todo. As iniciativas de dever de cuidado não devem ser diferentes para viagens transitórias do que para aquelas que viajam por um longo período de tempo. Se alguma coisa, aqueles que estão longe do escritório por longos períodos de tempo devem estar cientes e ter à sua disposição todas as informações necessárias em caso de emergência.

Os compradores de viagens usam muitos chapéus diferentes e, na maioria dos casos, gerenciar viagens de estadia prolongada para seus viajantes é um deles. Compreender as necessidades exclusivas de seus viajantes em termos de viagens de negócios com estadias prolongadas, bem como os recursos disponíveis, o ajudará a determinar a melhor forma de gerenciar estadias prolongadas em seu programa de viagens. Este novo estudo é um recurso valioso para compradores de viagens, e os membros do GBTA podem acessá-lo gratuitamente no site Hub GBTA.

Metodologia: O estudo da Fundação GBTA, Acomodações de estadia prolongada: o que os gerentes de viagens precisam saber, realizado em parceria com o WWStay, incluiu 273 respondentes a um breve questionário enviado aos gerentes de viagens do Canadá e dos EUA em março de 2016. Outras 16 entrevistas em profundidade foram realizadas de 14 a 29 de março de 2016, com gerentes de viagens que participaram na pesquisa mencionada. As entrevistas conduzidas pela equipe de Pesquisa da Fundação GBTA variaram em duração de 30 a 60 minutos.