As 5 principais perguntas sobre TMC feitas e respondidas

Em 2016, as organizações investiram significativamente em viagens de negócios, com gastos globais com viagens de negócios aproximando-se de $1,3 trilhão. No entanto, à medida que as empresas investem cada vez mais em viagens de negócios, elas também devem investir em um programa de viagens gerenciadas que equilibre as necessidades dos funcionários com os objetivos corporativos. Desvendar os meandros do gerenciamento de viagens pode ser assustador sem uma empresa de gerenciamento de viagens a reboque, então a Fundação GBTA fez uma parceria com o US Bank para delinear as considerações envolvidas na escolha de um TMC.

1. Preciso de um TMC?

No geral, seria muito difícil gerenciar um programa de viagens sem fazer parceria com uma empresa de gerenciamento de viagens (TMC). Se seus gastos com viagens forem superiores a $250.000 anualmente e/ou grandes o suficiente para negociar com companhias aéreas e hotéis, seu programa provavelmente se beneficiará com a contratação dos serviços de um TMC.

2. Que valor um TMC traz para o meu programa de viagens?

Os TMCs podem agregar valor ao seu programa de viagens de várias maneiras importantes. O rastreamento de dados e os relatórios de gastos fornecem uma melhor compreensão do volume de negócios realizados com cada fornecedor, proporcionando maior alavancagem na mesa de negociação. Quando os TMCs gerenciam os canais de reserva preferenciais, os agentes sabem quando os bilhetes são reservados e as reservas feitas. Isso permite que o valor de passagens não utilizadas ou reservas perdidas sejam recuperados e que os viajantes tenham uma linha direta de assistência caso ocorram contratempos ou alterações na viagem. Os TMCs também ajudam os gerentes de viagens a se manterem informados sobre as tendências do setor, fornecendo acesso a recursos e educação para garantir que as políticas da empresa atendam totalmente às necessidades de seus viajantes.

3. Quanta economia posso esperar ao usar um TMC?

Um TMC pode ajudar as organizações a economizar de 5% a 50% de seus gastos com viagens, dependendo da maturidade inicial de seu programa de viagens e do volume de suas viagens. A parceria com um TMC pode ajudar os gerentes de viagens a direcionar os viajantes para fornecedores preferenciais que oferecem tarifas pré-negociadas. Embora os programas que estão começando tenham um maior potencial de economia, um TMC ainda pode ajudar um programa mais maduro a dominar os viajantes fora da política e economizar dinheiro. O uso de dados capturados pela TMC sobre o comportamento do viajante permite oferecer projeções de volume mais precisas e negociar tarifas mais baixas com fornecedores. É importante manter a cultura da sua empresa em mente ao trazer um TMC – obter suporte das partes interessadas e comunicar claramente a lógica por trás das novas práticas para seus viajantes é fundamental. Em comparação com programas de viagem com meras diretrizes, aqueles com políticas de viagem totalmente obrigatórias relatam maior sucesso e economia.

4. Quanto custará manter os serviços de uma TMC?

Embora algumas empresas paguem às TMCs uma taxa de administração mensal fixa avaliada caso a caso, de longe, a estrutura de taxas mais comum para uma TMC é por transação. Essas taxas de transação variam muito (por exemplo, $5 para reservas de hotel e carro feitas on-line a $35 para um voo internacional feito ligando para um agente). Normalmente, as reservas de companhias aéreas são mais caras do que as reservas de hotel ou transporte terrestre, os voos internacionais são mais caros do que os domésticos e ligar para um agente é mais caro do que reservar através do canal online da TMC. Os gerentes de viagens devem comunicar claramente essas diferenças aos viajantes para minimizar despesas supérfluas, como ligar para um agente para fazer uma reserva simples quando uma reserva online seria suficiente. Embora seja tentador recusar as custas de uma taxa aplicada a cada transação, é importante lembrar que essa cobrança cobre todos os serviços que a TMC oferece, não apenas uma única transação.

5. Existem muitos TMCs; como escolho o caminho certo para o meu programa?

O primeiro passo na escolha de um TMC é determinar internamente seus cinco ou dez principais objetivos para o seu programa de viagens, como aumentar o rastreamento e a segurança dos viajantes, capturar melhor os dados de gastos ou garantir melhores tarifas negociadas com os fornecedores. Depois de definir suas metas, comece a conversar com as TMCs, explique seus objetivos programáticos e ouça seus planos para ajudá-lo a alcançá-los. Certifique-se de incluir TMCs de diferentes tamanhos e escopos nessas discussões iniciais – esses fatores podem desempenhar um papel na estratégia que eles desenvolvem para você. Por exemplo, se sua organização faz muitas viagens internacionais, você pode procurar um TMC global ou um TMC com muitos parceiros globais. Enquanto um TMC grande pode ter muitos parceiros, um TMC menor pode ser mais ágil para acomodar suas necessidades e objetivos específicos. Com base nas informações coletadas, reduza o campo para cinco ou menos candidatos e continue com discussões mais detalhadas. Um relacionamento com uma TMC deve ser baseado na transparência. Qualquer TMC com quem valha a pena trabalhar deve orientá-lo em seu roteiro personalizado para o seu programa e explicar detalhadamente a lógica por trás de suas recomendações, incluindo o que cada parte pode ganhar ou perder. Cada lado deve ser honesto e realista com o outro sobre seus objetivos e habilidades para promover uma parceria bem-sucedida e mutuamente benéfica.

Baixe o one-pager aqui. A Fundação GBTA realizará um webinar gratuito, em parceria com o US Bank, em 5 de outubro de 2017 às 14h ET, apresentando gerentes de viagens experientes que abordarão as inúmeras questões e fatores envolvendo TMCs. Os participantes irão explorar como os TMCs podem ajudar, determinar se seu programa está pronto para trazer um TMC e muito mais. Registre-se hoje: TMCs 101- A Live Q&A com Veteran Travel Managers sobre se, por que e como usar TMCs.