Quão seguro é o seu programa de hotel?

Os viajantes passam uma parte significativa do tempo viajando em hotéis, mas isso não significa necessariamente que estejam seguros. Incorporar segurança e proteção no processo de RFP do hotel é o primeiro passo para gerenciar proativamente os riscos e manter seus viajantes seguros e, ao mesmo tempo, proteger sua organização contra responsabilidades.

O Comitê de Risco GBTA organizou recentemente um webinar intitulado Quão seguro é o seu programa de hotel? para ajudar os gestores de viagens na construção de estratégias que incorporem o risco de viagem nas negociações do programa hoteleiro. Kathy Bedell, da BCD Travel, liderou e moderou a sessão, enquanto Ben Coleman, da DistributionNOW, e Tim Daniel, da International SOS, forneceram informações valiosas para os participantes.

Ben iniciou o webinar enfatizando a importância de realizar avaliações de risco, solicitando recomendações de diversas fontes do setor (gerentes de viagens, viajantes, planejadores de reuniões, agentes de viagens, etc.) e coletando informações ou dados sempre que possível por meio de resumos pós-viagem dos viajantes. relatórios de cartão de crédito, ferramentas de relatório de despesas e muito mais. Ele também sugeriu a criação de uma RFP de hotel personalizada que incorpore riscos com base nas principais questões listadas abaixo.

Em seguida, Tim abordou a importância de incentivar os viajantes a usarem as propriedades preferidas tanto quanto possível. Muitas organizações carecem de uma abordagem consistente na obrigatoriedade de reservas centralizadas para alojamentos em hotéis, o que pode colocar problemas quando se trata de localizar viajantes e identificar o seu paradeiro em caso de emergência. Para situações únicas em que os viajantes ficam em acomodações alternativas, é necessário garantir que as informações ainda sejam capturadas.

É claro que prever o risco é mais do que apenas preparar-se para os piores cenários, como ataques terroristas. É igualmente imperativo prestar atenção aos riscos mundanos, como padrões de higiene e preparação de alimentos, segurança da conexão à Internet, tratamento de informações confidenciais pelo hotel, como cópias de passaportes e muito mais. Embora seja difícil descobrir muito disso durante o processo de RFP, Tim mencionou que os viajantes podem observar coisas dessa natureza e fornecer feedback após a conclusão da viagem.

A coisa mais importante a lembrar é que o risco não tem uma abordagem única para todos. Aplicar a mesma metodologia em diversas propriedades coloca você em desvantagem, especialmente quando determinadas propriedades estão em destinos mais propensos a riscos ou ameaças externas. O uso de uma abordagem baseada em risco deve informar o processo no qual você analisa as propriedades. Para destinos onde o risco é baixo, basta confiar num processo ou abordagem padronizada de RFP. Por outro lado, para hotéis em destinos extremos ou de alto risco, é crucial procurar múltiplas fontes de informação, incluindo aconselhamento de uma equipa de segurança interna ou de outro fornecedor de riscos de viagens.

Por último, mas não menos importante, os nossos apresentadores enfatizaram a educação e a comunicação para que os viajantes cumpram o dever de lealdade. É imperativo fornecer formação adequada sobre consciência situacional e risco e incentivar os viajantes a levarem a sua segurança a sério, incluindo olhar para o mapa de saída da saída de incêndio mais próxima ou prestar atenção às instruções de emergência nos aviões. Nesse sentido, Ben recomendou determinar a melhor maneira de transmitir informações aos viajantes, uma vez que nem todos os viajantes aprendem e processam informações de forma semelhante.

Os membros do GBTA podem assistir ao webinar na íntegra através do Hub. Estas sessões estão ao virar da esquina:

• O impacto oculto das interrupções de voo (terça-feira, 27 de fevereiro - 14h00 horário do leste dos EUA)
• Mapeie seu programa e GBTA: melhores práticas para a Convenção GBTA 2018 (quarta-feira, 28 de fevereiro - 14h00 horário do leste dos EUA)
• Desafio de Relações Governamentais GBTA Os Comos e Porquês de se Tornar um Parceiro do Desafio (terça-feira, 6 de março – 14:00 ET)
• Expense Management (quinta-feira, 8 de março – 9:00 AM ET) – entregue em português

A programação completa dos webinars está disponível aqui.