Negociando as preocupações únicas para a continuidade dos negócios e gerenciamento de riscos quando executivos seniores viajam

Existem aspectos e complexidades únicos quando executivos C-Suite viajam a negócios. Esta entrada é dedicada a fornecer uma breve visão geral de como os Gerentes de Viagens Corporativas podem aplicar as melhores práticas às viagens de negócios da sua Suíte Executiva.

Existem grandes diferenças entre viagens em Suíte Executiva e outras viagens de negócios. Apenas algumas das considerações adicionais incluem membros da família executiva, nível de perfil, reconhecibilidade, sequestro e resgate (K&R) e maior tendência para sair da política. Os desafios e a utilização ineficiente de recursos resultantes deste comportamento muitas vezes fazem com que os gestores de viagens façam uma pausa e reavaliem a sua própria estratégia. Vamos descobrir alguns motivos para a não conformidade e analisar os efeitos da não conformidade que alguns de nossos gestores de viagens podem reconhecer.

Causas do não cumprimento da política de viagens:

• Minimizando a gravidade das ameaças
• Personalidade, “O Comandante”
• Discorda da avaliação de risco devido a experiências anteriores
• Muito ocupado
• Serviços especiais, como Proteção Executiva, são muito caros ou chamam muita atenção

Efeitos da não conformidade do C-Suite com a política de viagens:

• Reservas fraudulentas resultam na ausência de dados e limites de viagem, ou eliminam, comunicações e acesso à inteligência de localização
• A descoberta ou partilha de detalhes de viagem de última hora sobrecarrega os recursos multidepartamentais que devem articular-se rapidamente para fornecer aconselhamento, garantir documentação de imigração e proteção executiva, realizar avaliações de segurança de hotéis/destinos e implementar elementos de mitigação de riscos de TI, etc.
• A não conformidade por parte do nível executivo aumenta a probabilidade de outros adotarem a não conformidade

Como os gerentes de viagens podem melhorar a conformidade

• Documente preocupações e comportamentos (mantendo a confidencialidade)
• Compartilhe preocupações e comportamentos com viajantes executivos que cumprem as políticas e peça-lhes que o ajudem na conversa
• Tenha uma conversa. A conversa será melhor recebida se for conduzida citando preocupação genuína com o bem-estar e segurança do viajante/outros funcionários e da família, em vez de uma discussão intensa citando o não cumprimento
• Realize treinamento sobre políticas e recursos com a Suíte Executiva e seus organizadores de viagens. Agende check-ins regulares da EA
• Organize um Travel Risk Road Show para apresentar parceiros de Inteligência de Risco e Segurança, Resposta a Emergências e TMC e mostrar seus serviços (comida e pequenos brindes atrairão multidões)
• Promover, promover e divulgar um pouco mais o programa, utilizando os canais de comunicação da organização

Num artigo posterior, partilharemos algumas estratégias comprovadas para mitigar estes riscos de conformidade e para melhorar a conformidade com as políticas entre o grupo de executivos sénior da sua empresa. Os recursos do Comitê de Risco GBTA incluem experiência na negociação desses desafios sob a perspectiva da Proteção Executiva, Gestão de Viagens Corporativas e Aviação Privada.