Utilizando dados para aprimorar reuniões

Pelo Comitê de Reuniões do GBTA

Muitas empresas investem capital significativo em tecnologias e recursos de gerenciamento de reuniões para coletar e relatar dados de reuniões e eventos. Você pode perguntar: vale a pena investir tempo, recursos e dinheiro? O que as empresas fazem com os dados? Os dados estão sendo analisados de uma forma significativa que leva a resultados de negócios positivos, como mitigação de riscos, economias quantificáveis ou geração de receitas? Limitar a coleta de dados prejudica seu programa SMM ou existe excesso de dados?

Os dados da reunião podem incluir qualquer coisa, desde tarifas de quartos, tarifas de suítes, tarifas de salas de reuniões e custos de decoração até quantas xícaras de café foram compradas, quem compareceu e qual é o tamanho da camiseta. Pode haver tantos dados de nível macro e micro que pode se tornar paralisante e demorado documentar e auditar a precisão. Existe agora o risco adicional do GDPR, que exige a minimização da recolha de dados pessoais para fins legais e legítimos e a colocação de barreiras em torno do armazenamento de dados.

Você pode economizar tempo determinando quais decisões precisa tomar dentro da empresa e de seu programa SMM, ou para reuniões individuais que exigem dados de apoio e, em seguida, coletar apenas esses dados. Tarifas de quarto, custos por pessoa, custos de fornecedores e custos específicos do macro mercado podem apoiar negociações e decisões de localização de reuniões. Talvez você possa deixar de coletar alguns detalhes de nível micro. Por exemplo, como a cobrança do preço de uma xícara de café ajuda no gerenciamento do seu programa SMM? Seus planejadores usarão esses dados para negociar melhor o café no futuro? Se a resposta for “não” ou “não”, então não invista na arrecadação. Em vez disso, documente o gasto final com alimentos e bebidas da reunião e associe-o ao fornecedor. Esse nível mais alto de dados permite que você negocie descontos em alimentos e bebidas e mostre o valor do seu negócio com os fornecedores com base na receita total anual de alimentos e bebidas com a qual você contribuiu. Ele também permite que você entenda quanto custa comida e bebida por pessoa em uma cidade em comparação com outra ao decidir o local da reunião.

Considere quais decisões você enfrenta ao gerenciar seu programa SMM, não apenas as reuniões individuais, mas os dados coletivos, e quais dados você precisa para tomar essas decisões. Por exemplo, você precisa gerenciar a equipe com base em altos e baixos; contratar empreiteiros durante os períodos de pico? Nesse caso, é importante acompanhar e relatar quando as reuniões iniciam o processo de sourcing e quando elas ocorrem, para que você tenha uma visão histórica clara para formar uma previsão futura.

Pense na inovação potencial dentro do seu programa se você tivesse dados para respaldar a validade das ideias – 50% dos seus gastos são em uma única cidade? Em caso afirmativo, como você pode agilizar o processo de fornecimento e contratação sabendo que a base de fornecimento pode ser limitada? Por exemplo, se a sua sede estiver em uma cidade de segundo nível, onde os dormitórios e os espaços para reuniões costumam estar esgotados, considere a possibilidade de espaço bloqueado ou um acordo mensal para um número mínimo garantido de quartos e salas de reuniões específicas disponíveis apenas para a sua empresa. Pense nisso como um aluguel de espaço que seu SMM pode gerenciar em vez de fornecer todas as reuniões.

Concentre-se na coleta de informações que levarão a insights baseados em dados que impactarão seu P&L, a qualidade do programa e a experiência dos participantes. Não colete dados por mera coleta.