A esmagadora maioria das empresas mantém os viajantes seguros por meio de protocolos de gerenciamento de riscos em viagens

Tecnologia móvel ajudando empresas a se comunicar e rastrear funcionários

ALEXANDRIA, VA – 19 de maio de 2015 – A Fundação GBTA, o braço de educação e pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA), divulgou hoje um estudo que revela que a esmagadora maioria das organizações – 83% – relata que seus programas de viagens têm protocolos de gerenciamento de risco em vigor para garantir a segurança e o bem-estar dos seus viajantes de negócios. É claro que a utilização de protocolos de gestão de risco de viagem (TRM) está a aumentar – das organizações que afirmaram não ter protocolos TRM em vigor, 60% afirmaram que planeavam adotá-los nos próximos dois anos.

O estudo Mantendo os viajantes seguros por meio do gerenciamento de riscos de viagens (TRM), patrocinado pela Concur Technologies, entrevistou mais de 250 gerentes de viagens, agentes de segurança e pessoal de recursos humanos para obter uma melhor compreensão de quantas organizações também possuem protocolos de gerenciamento de riscos de viagens em vigor. como os recursos que esses programas incluem. Através dos protocolos TRM, as empresas procuram manter os viajantes de negócios seguros, além de minimizar os efeitos de potenciais contratempos de viagem.

“A alta taxa de adoção dos protocolos TRM demonstra que as empresas estão comprometidas em manter seus guerreiros fora de perigo”, disse Joseph Bates, vice-presidente de pesquisa da Fundação GBTA. “Também estamos entusiasmados em ver que os avanços tecnológicos, como aplicativos e mensagens de texto, estão mudando a face dos programas TRM, permitindo que as organizações monitorem e se comuniquem melhor com seus funcionários. Os viajantes podem concentrar-se em fazer negócios, em vez de se preocuparem com riscos potenciais.”

Embora os protocolos TRM normalmente incluam vários recursos para viagens nacionais e internacionais, o estudo descobriu que as grandes organizações são mais propensas do que as pequenas a oferecer informações pré-viagem, comunicação automatizada sobre riscos em tempo real e fornecedores locais de serviços médicos e de segurança como parte do seu protocolo TRM. Os recursos típicos dos protocolos TRM incluem:

1. rastreamento de viajantes,
2. informações e preparação pré-viagem,
3. Envolvimento da TMC no apoio a protocolos de risco,
4. aprovação pré-viagem,
5. Comunicação automatizada sobre riscos em tempo real,
6. prestadores locais de assistência médica e de segurança,
7. serviços de assistência disponíveis localmente e
8. concierge de viagens.

“O gerenciamento de riscos em viagens é importante para nossos clientes porque os ajuda a cumprir suas obrigações de cuidado”, disse Johnny Thorsen, Diretor Sênior de Estratégia e Marketing de Produto da Concur. “Estamos empenhados em fornecer as ferramentas necessárias para ajudar empresas de todos os tamanhos a proteger a sua força de trabalho.”

Durante uma emergência, as organizações que possuem protocolos TRM em vigor geralmente podem localizar todos os funcionários afetados e verificar sua segurança com muito mais rapidez do que as empresas sem protocolos em vigor.

Um terço dos entrevistados disse que poderia localizar todos os funcionários afetados em tempo real; 20% disseram que conseguiram localizar os viajantes em 15 a 30 minutos; e 31% disseram que levaria mais de meia hora para localizar todos os funcionários afetados. No entanto, 20% disseram não saber quanto tempo levaria para localizar seus funcionários.

O estudo descobriu que leva em média 1,5 horas para confirmar a segurança de cada funcionário quando ocorre um incidente: 28% relataram que levaria menos de uma hora, 43% disseram que levaria uma ou mais horas e 24% disseram que levaria duas horas. ou mais horas. Um terço dos entrevistados (29%) disse não saber quanto tempo levaria para confirmar a segurança de todos.

Adoção de tecnologia

Uma maior adoção de tecnologias móveis de rastreamento e mensagens pode permitir que as empresas localizem funcionários e confirmem a sua segurança mais rapidamente. Com quase 90% dos viajantes de negócios carregando um smartphone, a tecnologia sem fio está rapidamente se tornando um método importante de comunicação com os viajantes. De acordo com o estudo, há amplas oportunidades para melhoria no uso da tecnologia, incluindo o aumento da implementação de aplicativos móveis.

Embora haja espaço para melhorias na área de aplicativos, o SMS tem maior prioridade do que os aplicativos móveis quando se trata de comunicação com viajantes durante uma emergência ou interrupção. Metade dos entrevistados classificou o SMS automatizado entre os três canais mais importantes e 39% classificou o SMS manual entre os três principais. Trinta e seis por cento dos entrevistados incluíram aplicativos móveis em sua lista dos três primeiros.
As organizações dependem de múltiplas fontes de dados ao se comunicarem com os viajantes, sendo que as mais comuns incluem um sistema TMC (60%), sistema de rastreamento de viajantes de terceiros (41%) e sistema de notificação em massa (35%).
As empresas utilizam dados capturados através de ferramentas de reserva online (OBT) ou TMCs para aprovar viagens, fornecer informações pré-viagem aos viajantes, rastrear viajantes e comunicar sobre riscos. Como as reservas não OBT podem criar desafios para os programas TRM, 67% das organizações não permitem reservas não OBT. Dito isto, as reservas não OBT ainda são bastante comuns.
Embora existam tecnologias disponíveis para mitigar os desafios envolvidos nas reservas não-OBT, as taxas de adoção destas tecnologias devem aumentar para que esses desafios se tornem menos problemáticos para o TRM.

Metodologia

O estudo atual é baseado em uma pesquisa on-line com 257 entrevistados, dos quais 85% eram gerentes de viagens e 15% eram segurança, RH ou outro pessoal envolvido com gerenciamento de riscos de viagens na América do Norte. A maioria dos entrevistados era dos Estados Unidos (82%), enquanto 10% eram do Canadá e 8% do México.

O estudo, Mantendo os Viajantes Seguros Através do Gerenciamento de Riscos de Viagem (TRM), está disponível exclusivamente para membros do GBTA clicando aqui e os não-membros podem adquirir o relatório através da Fundação GBTA enviando um e-mail para pyachnes@gbtafoundation.org. Clique aqui para ver um resumo desta pesquisa.

A GBTA realizará um webinar no dia 11 de junho às 11h (ET) para discutir mais detalhadamente este estudo e suas descobertas.Saiba mais e registre-se agora.

CONTATO: Colleen Lerro, +1 703-236-1133, clerro@gbta.org
Gayle Kansagor, +1 202-295-8775, gayle.kansagor@harbourgrp.com

Sobre o Concur
A Concur, parte da SAP, imagina a forma como o mundo deveria funcionar, oferecendo serviços baseados em nuvem que simplificam o gerenciamento de viagens e despesas. Ao conectar dados, aplicativos e pessoas, o Concur oferece uma experiência fácil e total transparência nos gastos, onde e quando eles acontecerem. Os serviços da Concur se adaptam às preferências individuais dos funcionários e são dimensionados para atender às necessidades de empresas de pequeno a grande porte, para que possam se concentrar no que é mais importante. Saiba mais em www.concur.com ou no blog do Concur.

Sobre a Global Business Travel Association
A Global Business Travel Association (GBTA) é a principal organização comercial de viagens de negócios e reuniões do mundo, com sede na área de Washington, DC, com operações em seis continentes. Os mais de 9.000 membros do GBTA gerenciam mais de $345 bilhões de despesas globais com viagens e reuniões de negócios anualmente. GBTA e a Fundação GBTA oferecem educação, eventos, pesquisa, advocacia e mídia de classe mundial para uma rede global crescente de mais de 28.000 profissionais de viagens e 125.000 contatos ativos. Para saber como as viagens de negócios impulsionam o crescimento duradouro dos negócios, gbta.org