Novo estudo revela pontos problemáticos no relatório de despesas

Em média, as empresas gastam aproximadamente meio milhão de dólares e 3.000 horas corrigindo relatórios de despesas a cada ano

Frankfurt, Alemanha (10 de novembro de 2015) – A cada ano, empresas em todo o mundo gastam, em média, cerca de meio milhão de dólares e quase 3.000 horas corrigindo erros nos relatórios de despesas, de acordo com um novo estudo que identificou pontos problemáticos nos relatórios de despesas. O custo médio para processar um relatório de despesas para uma única noite de hotel é de $58, no entanto, 19% dos relatórios de despesas contêm erros ou informações ausentes, custando $58 adicionais e 18 minutos para corrigir cada relatório de despesas.

Embora os custos de processamento de relatórios de despesas representem o maior desafio para o tempo e dinheiro da empresa, os compradores de viagens identificaram as etapas iniciais da preparação de um relatório de despesas como as mais problemáticas, incluindo a configuração do relatório de despesas (24%), a inserção de dados (33%) e anexar recibos (37 por cento).

Atualmente, sete em cada dez (70 por cento) compradores de viagens processam relatórios de despesas internamente usando software de terceiros, dois em cada dez (19 por cento) processam relatórios de despesas internamente sem a ajuda de software de terceiros e quatro por cento terceirizam totalmente esse processo. Metade dos compradores de viagens em empresas que processam internamente relatórios de despesas sem software de terceiros consideram a configuração de relatórios de despesas (49%), a inserção de dados (54%) e a anexação de recibos (55%) como um dos principais pontos problemáticos.

Essas descobertas vêm de um novo estudo, Expense Reporting: Global Practices and Pain Points, conduzido pela GBTA Foundation, o braço de educação e pesquisa da Global Business Travel Association, e patrocinado pela HRS Global Hotel Solutions. Os resultados do estudo serão apresentados hoje em uma sessão do Center Stage durante a GBTA Conference 2015 Frankfurt em parceria com a VDR.

“Este estudo procurou identificar pontos problemáticos e áreas para melhoria no processo de relatório de despesas para que as empresas possam encontrar maneiras de melhorar a eficiência economizando dinheiro, tempo e recursos”, disse Joseph Bates, vice-presidente de pesquisa da GBTA Foundation. “Com a rápida introdução de novos produtos financeiros no setor de viagens de negócios, as empresas devem avaliar continuamente suas práticas existentes e necessidades de negócios para garantir que estejam trabalhando da maneira mais eficiente e econômica possível.”

“As empresas muitas vezes se concentram apenas nos custos diretos, por exemplo, o preço de voos, acomodação ou transporte terrestre. No entanto, otimizar o processo de relatório de despesas oferece um enorme potencial de economia. A chave é um processo automatizado e digital, que elimina a necessidade de entradas manuais de dados ou a anexação de recibos em papel”, explica Tobias Ragge, CEO da HRS.

Diferenças Globais nas Práticas de Relatório de Despesas

• Os compradores de viagens na América do Norte (86%) e Ásia-Pacífico (84%) costumam usar um software de relatório de despesas, enquanto os compradores de viagens da América Latina relatam usar esse software a uma taxa muito menor (60%). Em vez disso, eles são muito mais propensos a usar outro programa de computador para enviar seus relatórios de despesas (50%, em comparação com 22% do total). Alternativamente, os compradores de viagens na Europa (35%), liderados principalmente pela Alemanha (45%), são mais propensos a enviar relatórios de despesas em papel.

• Com recibos, o envio de recibos em papel continua sendo o método mais popular (63%), principalmente na Europa (81%) e na América Latina (71%). A exceção é a América do Norte, onde a maioria dos compradores de viagens relatam enviar recibos por meio de imagens digitalizadas (84%), eletronicamente (62%) e usando seu smartphone (61%).

O estudo, Expense Reporting: Global Practices and Pain Points, está disponível exclusivamente para membros GBTA clicando aqui e não membros podem adquirir o relatório através da GBTA Foundation enviando um e-mail para pyachnes@gbtafoundation.org.

SOBRE HRS
A HRS é a fornecedora global de soluções hoteleiras e oferece aos seus mais de 40.000 clientes corporativos em todo o mundo uma variedade de ferramentas e serviços gratuitos, que cobrem toda a cadeia de valor para todo o processo de reserva de hotel – desde a aquisição do hotel, passando pelas transações de reserva e soluções de pagamento inovadoras à transmissão de dados relevantes para a análise das despesas de alojamento. A HRS cuida individualmente de seus clientes e desenvolve soluções sob medida que permitem economia de despesas, aumentam a satisfação dos funcionários e facilitam o gerenciamento de viagens. Soluções inteligentes de ponta a ponta para reservas de conferências e grupos completam os serviços oferecidos para empresas.

Com mais de 290.000 hotéis em 190 países, a HRS oferece uma grande variedade de hotéis em todo o mundo. Estes incluem, entre centenas de cadeias hoteleiras, cerca de 170.000 hotéis privados. A HRS é o único provedor com acesso a todos os principais sistemas de distribuição global (GDS) e com 5 milhões de quartos disponíveis no GDS, o maior provedor de conteúdo hoteleiro independente do mundo. Centenas de Gerentes de Vendas Hoteleiras em mais de 50 países contribuem com seu conhecimento do mercado local para uma alta disponibilidade dos hotéis e um atendimento ideal ao cliente. Além disso, os clientes corporativos se beneficiam da Tarifa HRS Business, que está disponível em 40.000 hotéis e oferece até 30% de desconto no preço diário do hotel online. A escolha dos hotéis é facilitada por descrições detalhadas dos hotéis, fotos e vídeos significativos, bem como cerca de cinco milhões de avaliações de hóspedes. Com mais de 1.500 funcionários em todo o mundo, a empresa com sede em Colônia, Alemanha, mantém filiais em Nuremberg, Berlim, Innsbruck, Viena, Zurique, Nova York, Londres, Paris, Roma, Milão, Barcelona, Istambul, Varsóvia, Praga, Budapeste, Moscou , Hong Kong, Pequim, Xangai, Cingapura, Tóquio, Mumbai e São Paulo.

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A Global Business Travel Association (GBTA) é a principal organização comercial de viagens de negócios e reuniões do mundo, com sede na área de Washington, DC, com operações em seis continentes. Os mais de 9.000 membros do GBTA gerenciam mais de $345 bilhões de despesas globais com viagens e reuniões de negócios anualmente. GBTA e a Fundação GBTA oferecem educação, eventos, pesquisa, advocacia e mídia de classe mundial para uma rede global crescente de mais de 28.000 profissionais de viagens e 125.000 contatos ativos. Para saber como as viagens de negócios impulsionam o crescimento duradouro dos negócios, gbta.org