Quase 30% dos gerentes de viagens não sabem ao certo quanto tempo levaria para localizar funcionários em situações de crise

BOSTON (16 de julho de 2017) – Três em cada dez (29%) gerentes de viagens relatam que não sabem quanto tempo levaria para localizar funcionários afetados em uma crise, de acordo com um novo estudo divulgado hoje pela Fundação GBTA, a pesquisa e braço educacional da Global Business Travel Association. No geral, metade (50%) dos gerentes de viagens dizem que, em caso de emergência, podem localizar todos os seus funcionários na área afetada em duas horas ou menos. Além disso, três em cada cinco (60%) gerentes de viagens contam com os viajantes para entrar em contato se precisarem de ajuda e não tiverem reservado pelos canais adequados.

O estudo How to Close Risk Management Loopholes, realizado em parceria com a Concur, explora como os protocolos de segurança do viajante são estabelecidos e executados, incluindo até que ponto a tecnologia é utilizada e integrada ao programa de viagens mais amplo.

“A pesquisa revela lacunas significativas na educação dos viajantes sobre os recursos disponíveis para eles e a existência de protocolos caso o imprevisto aconteça”, disse Kate Vasiloff, Diretora de Pesquisa da Fundação GBTA. “A falha em estabelecer e comunicar medidas de segurança deixa viajantes e organizações vulneráveis. À medida que as ameaças de segurança e a tecnologia evoluem, mesmo os protocolos mais robustos que antes serviam bem às empresas agora podem ter pontos fracos que exigem atenção e modificação imediatas.”

“Com as viagens de negócios e as incertezas globais em ascensão, as empresas enfrentam hoje mais pressão do que nunca para garantir a segurança de seus viajantes”, disse Mike Eberhard, presidente da Concur. “Se ocorrer uma crise ou incidente, é fundamental que as empresas estejam preparadas para localizar funcionários rapidamente e determinar quem pode precisar de assistência.”

Independentemente de qual departamento supervisiona formalmente o programa duty of care, os gerentes de viagens ainda desempenham um papel fundamental no apoio aos viajantes em caso de desastre, e é por isso que a grande maioria (85%) dos programas de viagens inclui protocolos de gerenciamento de risco. Nos últimos dois anos, a prevalência de protocolos de gerenciamento de risco de viagens domésticas aumentou para rivalizar com as de viagens internacionais. Apesar desse progresso, ainda há espaço para melhorias, pois apenas três em cada cinco (62%) viajantes internacionais recebem informações antes da viagem e ainda menos (53%) recebem informações sobre provedores locais de serviços de assistência médica e de segurança antes de deixar o país.

Uma vez determinado que os viajantes estão em uma área com uma ameaça à segurança, cada minuto gasto tentando entrar em contato pode colocá-los em maior risco. Chamadas pessoais ao vivo (58%) e e-mails automatizados para endereços comerciais (52%) são os métodos mais populares de comunicação com viajantes em caso de emergência.

Para gerenciar a complexidade que acompanha a criação e manutenção de um programa robusto de dever de cuidado, dois terços (65%) das organizações contratam os serviços de empresas de segurança e proteção terceirizadas. Nas organizações que usam empresas de segurança e proteção terceirizadas, quatro em cada cinco gerentes de viagens relatam que os viajantes podem ser rastreados em qualquer lugar (84%) a qualquer momento (81%).

Tudo sobre os dados
Dependendo da maturidade do programa, os gerentes de viagens podem ter acesso a muitas fontes de dados diferentes, a maioria automatizada. O potencial total dos dados automatizados não pode ser alcançado, no entanto, a menos que os sistemas sejam integrados, e menos da metade (47%) dos gerentes de viagens relatam que sua Ferramenta de Reservas Online (OBT) e ferramentas de despesas estão integradas, enquanto apenas um em cada cinco (21%) dizem que suas ferramentas de segurança e proteção estão integradas com suas ferramentas de OBT e despesas.

A consolidação de dados em um sistema central permite a recuperação mais rápida de informações quando necessário, mas menos de um terço (29%) dos gerentes de viagens atualmente possuem sistemas que mesclam automaticamente todas as fontes de dados, enquanto dois em cada cinco (41%) mantêm sistemas separados. Notavelmente, um em cada seis (17 por cento) depende de funcionários para buscar assistência quando necessário.

Apenas um em cada cinco (20%) gerentes de viagens relatam o uso de tecnologia para capturar dados de viajantes reservados fora de seu programa de viagens. Um terço (31%) dos gerentes de viagens monitoram os viajantes uma vez no destino por meio de dados de GPS, como um check-in móvel, mas isso depende do viajante. A não coleta de dados do viajante – por qualquer motivo – não isenta uma organização de suas obrigações de dever de cuidado.

Mais Informações:
O relatório, How to Close Risk Management Loopholes, está disponível exclusivamente para membros GBTA clicando aqui e não membros podem adquirir o relatório através da Fundação GBTA enviando um e-mail para pyachnes@gbtafoundation.org. Clique aqui para ver uma prévia gratuita da pesquisa.

A Fundação GBTA realizará uma sessão educacional na Convenção GBTA 2017, com o apoio da Concur, em 18 de julho de 2017 às 9h30 ET para discutir o risco de viagem e o valor da integração em soluções de tecnologia de ponta a ponta.

Metodologia: A GBTA Foundation realizou uma pesquisa online com 148 gerentes de viagens dos EUA de 12 a 21 de abril de 2017.

CONTATO: linha Colleen Gallagher, +1 703-236-1133, cgallagher@gbta.org Marianne Varkiani, mvarkiani@gbta.org

Sobre o Concur
Por mais de duas décadas, a Concur, uma empresa SAP, tem levado empresas de todos os tamanhos e estágios além da automação para uma solução de gerenciamento de gastos totalmente conectada que abrange viagens, despesas, faturas, conformidade e risco. Nossa experiência global e inovação líder do setor mantêm nossos clientes um passo à frente com ferramentas que economizam tempo, tecnologia de ponta e dados conectados, em um ecossistema dinâmico de diversos parceiros e aplicativos. Fácil de usar e pronto para os negócios, o Concur desbloqueia insights poderosos que ajudam as empresas a reduzir a complexidade e ver os gastos com clareza, para que possam gerenciá-los de forma proativa.

Sobre a Fundação GBTA
A GBTA Foundation é a fundação de educação e pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA), a principal organização comercial de viagens de negócios e reuniões do mundo, com sede na área de Washington, DC, com operações em seis continentes. Coletivamente, os mais de 9.000 membros do GBTA gerenciam mais de $345 bilhões de despesas globais com viagens e reuniões de negócios anualmente. A GBTA fornece à sua crescente rede de mais de 28.000 profissionais de viagens e 125.000 contatos ativos com educação, eventos, pesquisa, advocacia e mídia de classe mundial. A Fundação foi criada em 1997 para apoiar os membros da GBTA e a indústria como um todo. Como a principal fundação de educação e pesquisa no setor de viagens de negócios, a GBTA Foundation busca financiar iniciativas para promover a profissão de viagens de negócios. A Fundação GBTA é uma organização sem fins lucrativos 501(c)(3). Para obter mais informações, consulte gbta.org e gbta.org/foundation.