LUTANDO PARA OBTER APOIO DA LIDERANÇA PARA IMPLEMENTAR OU MELHORAR UM PROGRAMA DE GERENCIAMENTO DE RISCO DE VIAGEM (TRM)? – TENTE ISSO!

Como responsável pelo Programa de Viagens da sua organização, você pode estar em uma situação muito típica tentando fazer com que a liderança fale ou se concentre nos riscos de viagens e implemente um processo para mitigar os riscos de viagens.

Normalmente, você está ciente de que há necessidade de uma solução completa de mitigação de riscos de viagens para sua organização, a fim de cumprir as obrigações sociais e legais associadas ao dever de cuidado do viajante de negócios. Ou você está ciente de que os atuais recursos ou processos de risco de viagem em vigor são mínimos e precisam ser mais abrangentes.

Como você chama a atenção da liderança e obtém seu apoio para avançar com uma solução completa de risco de viagens ou levar seu programa existente para o próximo nível?

Esta é a posição da sua liderança no gerenciamento de riscos em viagens?

Muitas vezes, a liderança sente que o nível de risco de viagem dentro da empresa é mínimo ou nulo e muitas vezes pensa “não tivemos nenhum problema; não houve nenhum incidente relacionado a um viajante ou expatriado... então onde está a preocupação?” E talvez até sintam que a organização está provavelmente capaz de responder com o apoio necessário ao viajante com a ajuda da Travel Management Company (TMC) contratada. Mas será que a organização está realmente preparada para fornecer esse apoio?

Valide o nível de suporte

Tenho certeza que a maioria de vocês já ouviu o ditado: “a prova está no pudim”. Uma definição típica disso significa que você realmente não conhece a qualidade de algo até que tenha experimentado, usado ou experimentado. Com esse pensamento, as capacidades da sua organização foram testadas para responder a um incidente relacionado a viagens, mesmo que ainda não tenha havido uma necessidade real?

Uma solução sugerida para obter a atenção e o apoio da liderança é realizar um exercício simulado em que você responde a um incidente relacionado a um viajante de negócios. Depois de obter aprovação para o exercício simulado, crie um incidente breve e “realista” (relacionado à saúde ou segurança) envolvendo um ou vários viajantes a negócios e, em seguida, conduza um exercício de mesa para “descrever” como a organização responderá e apoiará o Viajantes). Esta é uma ótima maneira de validar o nível real de suporte que existe na sua organização. O que se segue é um plano simplista a seguir para um exercício simulado.

Primeiro, é de vital importância que você tenha as áreas de negócios apropriadas representadas no exercício, ou seja, RH, Saúde, Segurança, Jurídico, Liderança da área de negócios com a maioria dos viajantes, etc. envolvido na resposta e apoio ao viajante e aos processos organizacionais internos. E, claro, você precisa ter à mesa a liderança sênior, que será a tomadora de decisões em relação à mitigação de riscos em viagens.

Tenha em mente que o objetivo deste exercício simulado não é assustar ou alarmar ninguém. O objetivo é 1) compreender o nível de assistência que sua organização está preparada para fornecer ao funcionário que viaja, 2) obter conhecimento de onde existem lacunas em seu procedimento para apoiar o viajante e 3) quais etapas precisam ser tomadas para mitigar as lacunas identificadas. .

A etapa final do seu simulado é a análise de lacunas ou “auditoria” do nível de apoio da organização ao viajante. Esta análise validará as áreas onde existem lacunas, quão críticas são essas lacunas para a saúde e segurança do viajante, bem como para a marca e saúde financeira da organização. Você pode optar por fornecer a análise à liderança ou pode procurar recursos contratados que sejam especialistas em mitigação de riscos de viagens para ajudá-lo em todas as etapas do exercício simulado.

Com este exercício, você poderá rapidamente chamar a atenção da liderança para apoiar você e outras pessoas dentro da organização a gastar tempo, contratar recursos e implementar um programa abrangente de gestão de riscos de viagens. Tente!!

Lembre-se de que as lacunas no apoio aos viajantes são riscos potenciais, que são potenciais preocupações de responsabilidade para a saúde financeira da empresa.