Pivot para reuniões virtuais durante a pandemia leva a mudanças significativas no futuro dos eventos corporativos

De acordo com o Estudo de Pesquisa GBTA

Alexandria, Virgínia – A Global Business Travel Association (GBTA), a maior associação de viagens de negócios do mundo e líder mundial em educação, pesquisa, networking e advocacia para a indústria, publica hoje os resultados de um estudo sobre as reuniões corporativas e a estratégia de eventos das organizações como um resultado da pandemia.

O estudo, viabilizado pela Cvent, examina como os planejadores de eventos e reuniões de viagens dos EUA e Canadá estão gerenciando suas reuniões corporativas no próximo ano, o impacto do COVID-19 em seus eventos e o uso da tecnologia para aprimorar a experiência dos delegados.

Principais descobertas incluem:

• Número de reuniões híbridas que devem dobrar em 2021.

O local de trabalho em 2020 será lembrado pelas reuniões virtuais, mas em 2021, a tendência avança para reuniões híbridas, que oferecem experiências presenciais e virtuais.

Antes da pandemia, aproximadamente sete em cada 10 entrevistados (71%) não realizavam reuniões híbridas. Esse valor permaneceu inalterado em 2020.

À medida que as restrições diminuem e as reuniões de negócios são retomadas, as reuniões híbridas podem estar aumentando para acomodar melhor os participantes presenciais e virtuais e atingir um público mais amplo. Três em cada cinco entrevistados (60%) esperam que sua empresa realize pelo menos uma reunião híbrida em 2021. Além disso, dois terços dos entrevistados (65%) estão interessados em realizar mais reuniões híbridas como resultado da pandemia.

• Reuniões simples serão as primeiras a se recuperar.

Aproximadamente metade dos entrevistados (52%) espera que o número de reuniões simples presenciais realizadas por sua empresa - com 50 participantes ou menos - retorne ao nível pré-pandemia dentro de um ano.

• Para a maioria das empresas, os executivos C-suite desempenham um papel central na aprovação de solicitações para realizar reuniões no ambiente atual.

Três quartos dos entrevistados (75%) dizem que os executivos de nível C estão envolvidos em decidir se é seguro realizar uma reunião ou evento no ambiente atual do COVID-19. Metade diz que esses executivos (49%) têm o a maioria influência sobre a decisão, enquanto 17% dizem que o departamento de segurança/risco de sua empresa tem mais influência sobre a decisão. Embora várias outras partes interessadas – incluindo RH, jurídico/conformidade, gerentes de viagens/planejadores de reuniões e proprietários de orçamentos/unidades de negócios – estejam comumente envolvidos ao decidir se é seguro realizar uma reunião ou evento, eles raramente tomam a decisão final.

• Poucas empresas têm visibilidade central de todas as suas reuniões.

Apenas 30% dos entrevistados dizem que “a maioria” ou “todas” as reuniões de sua empresa são visíveis em um calendário central. Um número maior diz que “poucas reuniões” (19%) ou “nenhuma reunião” (20%) estão disponíveis em um calendário central. Em alguns casos, diferentes departamentos ou escritórios regionais planejam e acompanham as reuniões de maneiras diferentes. Isso pode dificultar a localização rápida de todas as reuniões agendadas em uma situação de emergência. Além disso, sem essa visibilidade, as organizações correm o risco de gastar demais e gerenciar seus eventos de forma inadequada.

• Os entrevistados encontram valor em reuniões virtuais como parte de um programa de eventos mais robusto.

A mudança quase completa para eventos virtuais em 2020 levou a uma mudança positiva nas opiniões dos entrevistados sobre sua eficácia como parte de sua estratégia geral de marketing.

• Os entrevistados querem usar a tecnologia para aprimorar a experiência virtual.

A grande maioria está “interessada” ou “muito interessada” em adicionar vários componentes de tecnologia às reuniões virtuais para oferecer um evento online mais envolvente e imersivo. Esses incluem conferência virtual (79%), registro online (76%), pesquisas de participantes pós-evento (74%), rastreamento de participantes/rastreamento de leads (70%), sondagem ao vivo (70%), e aplicativos de eventos móveis (66%).

Embora estes sejam grampos comuns de em pessoa reuniões, os entrevistados querem usá-los para reuniões virtuais bem como para aumentar o engajamento e maximizar o ROI do evento virtual.

“A pandemia teve um impacto significativo na forma como as organizações planejam e gerenciam suas reuniões e eventos corporativos”, disse o CMO da Cvent, Patrick Smith. “Uma combinação inteligente de eventos virtuais, presenciais e híbridos é o futuro; e esses três modelos de entrega de eventos permitirão que as empresas alcancem e envolvam públicos maiores e obtenham uma visão mais profunda dos interesses dos participantes. O uso da tecnologia ajudará a liderar neste novo ambiente, onde esperamos que os eventos sejam mais numerosos e impactantes do que nunca.”

GBTA e Cvent estarão hospedando um webinar para discutir as descobertas com mais detalhes, incluindo as mudanças operacionais necessárias. O webinar acontecerá no dia 22 de junho às 11h (ET). Para se inscrever, acesse GBTA.org.