Índice de Maturidade da Gestão de Reuniões Estratégicas

O Strategic Meetings Management (SMM) é uma abordagem disciplinada para gerenciar atividades, processos, fornecedores e dados de reuniões e eventos em toda a empresa, a fim de alcançar objetivos de negócios mensuráveis alinhados com as metas/visão estratégica da organização e entregar valor na forma de economia quantitativa, mitigação de riscos e qualidade de serviço.

O Índice de Maturidade de Gerenciamento de Reuniões Estratégicas permite que gerentes e executivos de reuniões quantifiquem o progresso de desenvolvimento de seu Programa SMM em 13 categorias distintas. Entendendo que cada SMMP e cada organização (definida como empresa, corporação, parceria, associação, agência governamental, estabelecimento educacional, fornecedor ou qualquer outra entidade que realiza reuniões ou eventos) é única e cada abordagem é diferente, este índice é baseado nas melhores em modelos de classe.

Depois de preencher todo o questionário de avaliação, o Índice exibe sua pontuação em cada uma das 13 categorias, bem como uma pontuação agregada para todo o seu programa.

O Índice fornece uma lista priorizada de recomendações detalhadas para desenvolver ainda mais seu programa, aumentando assim sua pontuação SMM e garantindo a melhoria e o crescimento contínuos de seu SMMP.

As 13 categorias de avaliação são:

1: Estratégia (7 perguntas):

Estratégia é a direção geral de como as reuniões e eventos serão governados dentro de uma organização. Apoia diretamente os objetivos e a missão da organização dentro da estrutura de sua cultura e capacidades. A estratégia abrangerá justificativas de negócios e suporte executivo para impulsionar a implementação, bem como fornecer modelos de financiamento.

2: Política (8 perguntas):

A política corporativa define regras, regulamentos e diretrizes relativas a reuniões e eventos. Inclui elementos como definições, processo de aprovação, registro de reunião, contratação e gestão de riscos, logística, processo de pagamento e uso de tecnologia. As políticas podem ser obrigatórias ou fortemente incentivadas com a falta de ações de conformidade descritas. A política é a base para estabelecer processos.

3: Registro de Reunião/Evento (5 perguntas):

O início do processo que reúne todos os elementos do SMMP para capturar dados consolidados, consistentes e auditáveis. O tipo e a finalidade dos dados são determinados antes que um sistema de registro de reunião/evento seja implementado.

Os tipos de reunião e evento são registrados em um calendário de toda a organização. Os dados do calendário são usados para tomar decisões de negócios, como quantificar o valor do evento, alinhamento de eventos semelhantes em um segmento de negócios, saturação do setor, agendamento, financiamento e requisitos de recursos físicos de pessoal, etc.

O processo de registro de reunião/evento pode ser encaminhado através de campos ou caminhos variados intencionais com base no tipo de reunião/evento. O processo de inscrição permite reuniões virtuais, bem como reuniões presenciais.

Os dados de registro de reunião/evento acionam mensagens dinâmicas para fornecer orientação ao usuário. A segmentação de dados oferece tendências para a unidade de negócios. E a navegação condicional pode ser usada para exigir mais informações do usuário se determinados limites forem ultrapassados ou se forem necessárias mais informações.

 4: Aprovação (3 perguntas):

Existem vários tipos de aprovações necessárias no processo SMMP:

1) Orçamentário – A reunião/evento é encaminhado por um processo de aprovação para garantir o alinhamento com os orçamentos.

2) Financeiro – A reunião/evento é encaminhado através de um processo de aprovação para permitir aos líderes a oportunidade de confirmar que a reunião faz sentido do ponto de vista financeiro.

3) Conformidade ou regulamentação – A reunião é encaminhada por meio de um processo de aprovação para garantir a conformidade com diretrizes ou leis regulatórias específicas do setor, regulamentos SOX ou outros requisitos de conformidade específicos da empresa.

4) Risco – A reunião é encaminhada através de um processo de aprovação para permitir aos líderes a oportunidade de confirmar que a reunião está em conformidade com os vários elementos da política de reuniões.

Deve haver uma determinação de quem pode aprovar uma reunião/evento e como as aprovações serão coletadas e comunicadas. Um forte processo de aprovação impulsiona a conformidade, permite consistência e produz melhores decisões de negócios.

5: Análise de dados e relatórios (8 perguntas):

A análise e os relatórios de dados são importantes no nível da reunião, mas provavelmente mais significativos no nível corporativo, com relatórios consolidados incluindo todos os dados de reuniões/eventos durante um período de tempo. Esses relatórios apontam tendências que justificam decisões e ações subsequentes. Eles medem o progresso do programa, monitoram a conformidade pelos usuários finais e apontam áreas de oportunidade estratégica. Relatórios resumidos e análises para mudanças comportamentais sugeridas são compartilhados com executivos seniores e líderes de negócios. Esses relatórios geralmente são divididos por segmentação organizacional (ou seja, divisão, unidade de negócios, área funcional) e por tipo de reunião/evento. Para programas globais, cada um desses relatórios também pode ser executado nos níveis global, regional, nacional e/ou de mercado.

6: Tecnologia (2 perguntas):

Os sistemas de tecnologia de gerenciamento de reuniões online fornecem suporte total aos SMMPs por meio da consolidação de dados em um banco de dados central e da automatização dos processos de reunião para aumentar a eficiência. Os principais componentes incluem registro de reuniões, calendário, pré-aprovação, ferramentas de RFP online, informações sobre hotéis, orçamentos, registro de participantes e relatórios. Alguns exemplos de como a tecnologia aprimora o SMMP:

1) Automatize fluxos de trabalho com notificações ou alertas enviados às partes interessadas quando tarefas ou revisões precisam ser concluídas.

2) Facilitar os processos de seleção, fornecimento e contratação de fornecedores e/ou hotéis.

3) Gerencie todas as facetas das comunicações e registros dos participantes.

4) Gerenciar orçamentos de reuniões e conciliações financeiras.

5) Forneça relatórios consolidados de estatísticas de atividades de reunião e análises de negócios.

7: ROI/ROO/ROE (6 perguntas):

Os objetivos de ROI são desenvolvidos e comunicados usando metas e objetivos de negócios. Reuniões/eventos calculam o retorno do investimento ou outras medidas orientadas ao valor para quantificar o resultado tanto no valor do negócio quanto nas estratégias de economia SMMP. As unidades de negócios começam a depender de métricas relatadas para fins de planejamento.

8: Planejamento, Design de Programa e Execução (9 perguntas):

O planejamento pode ser gerenciado por profissionais de planejamento interno, fornecedores externos e/ou outros associados internos que não sejam planejadores profissionais em tempo integral, mas planejadores ocasionais. Durante a fase de descoberta, uma empresa determinará que tipo e quantos planejadores existem na corporação, bem como com que frequência as reuniões são terceirizadas para fornecedores e para quais empresas.

Em teoria, as tarefas de seleção e contratação de fornecedores são concluídas antes do planejamento. Na realidade, as atividades de planejamento ocorrem ao longo de todo o processo, embora a maior parte do trabalho ocorra após a conclusão da contratação. Nesta fase, os componentes do programa e a logística começam a se consolidar e o trabalho muito detalhado de preparação para a entrega da reunião ocorre. Existem várias chaves para o sucesso durante a fase de planejamento. A liderança do SMMP deve garantir que as políticas e procedimentos que o(s) planejador(es) seguem sejam documentados de forma clara e sejam fáceis de consultar. Além disso, é fundamental definir claramente os papéis, responsabilidades e expectativas da liderança do SMMP, atendendo planejadores e fornecedores.

9: Reconciliação de Pagamentos/Despesas (5 perguntas):

A reconciliação de pagamento/despesa fornece uma orientação clara sobre como pagar e adquirir serviços e produtos relacionados à reunião por meio de um processo padrão. O processo vincula os planejadores a ferramentas e recursos para garantir que os controles adequados sejam implementados em relação à captura de dados, auditoria, relatórios e reconciliação. Esse processo permite que as partes interessadas e os planejadores apliquem dados para orientar as decisões. Ele inclui uma abordagem integrada de correspondência dos códigos GL internos com os gastos com reuniões/eventos.

10: Sourcing/Compras (7 perguntas):

O sourcing estratégico é um método de aquisição de bens e serviços que é colaborativo. Pode incluir compras com descontos por volume e geralmente envolve fornecedores preferenciais. O objetivo do sourcing estratégico é aumentar a eficiência do processo e, ao mesmo tempo, reduzir custos em categorias específicas de gastos/custos. As melhores práticas da categoria sugerem que o sourcing seja gerenciado por um departamento centralizado e dedicado, interno ou externo (fornecedor), responsável por alavancar todos os gastos relacionados a reuniões da organização. Isso mantém a responsabilidade por essa atividade separada das operações de planejamento. Em outras palavras, o modelo permite que os profissionais de planejamento planejem e os profissionais de sourcing ou de compras façam o source. Em alguns ambientes, essas funções se sobrepõem, tornando a colaboração essencial para o sucesso do programa.

11: Gestão das Partes Interessadas (5 perguntas):

As partes interessadas da reunião/evento são identificadas em vários níveis dentro da organização para uma ou mais unidades de negócios. As principais partes interessadas de suporte ajudam a impulsionar a implantação do programa, o gerenciamento de mudanças e o sucesso. As atribuições das partes interessadas impulsionam a construção de relacionamentos e fornecem informações para esforços de melhoria contínua.

12: Comunicação e Liderança (3 perguntas):

As atividades de comunicação incluem o desenvolvimento de um plano de negócios, alinhamento de patrocínio executivo e atividades de comunicação em toda a organização.

13: Modelagem de recursos (3 perguntas):

Cria um modelo de recursos para identificar recursos (internos, externos ou um modelo híbrido) para maximizar a eficiência.

A modelagem de recursos de reunião/evento incorpora requisitos de toda a empresa para a realização de reuniões/eventos. Ele suporta mudanças nos requisitos de negócios ou oferta/demanda de recursos. A melhoria contínua ocorre regularmente e a organização utiliza recursos devidamente qualificados.

Se você tiver alguma dúvida ou dificuldade técnica, entre em contato com GBTA Research em research@gbta.org para assistência.