10 Dicas de Dever de Cuidado do Comitê de Risco da GBTA

A missão do Comitê de Risco do GBTA é educar e informar o GBTA e seus membros sobre a necessidade de integrar o gerenciamento de risco em seus programas globais de viagens e reuniões. Na mais recente edição da Revista Global de Viagens de Negócios, o comitê compartilhou suas melhores práticas sobre o dever de cuidar.

*Este artigo apareceu originalmente em Revista Global de Viagens de Negócios Volume Dois, Edição Cinco.*

Melhores Práticas

Plano. Plano. Plano.

O Comitê de Risco da Associação Global de Viagens de Negócios oferece conselhos de dever de cuidado com base em décadas de experiência combinada.

1. Certifique-se de que sua organização de gerenciamento de risco terceirizada (iJet, iSOS, empresa TMC, etc.) possa fornecer serviços a todos os tipos de viajantes (funcionários, voluntários e outros não funcionários) e classifique por grupo para relatar necessidades e rastreamento preciso de vários grupos. Certifique-se de que todos os custos sejam fornecidos antecipadamente e antes da contratação.

2. Instituir um Plano de Resposta a Emergências para viagens internacionais, cobrindo todas as contingências, incluindo ação militar, agitação política e desastres naturais. É nossa responsabilidade – e um negócio inteligente – trazer para casa com segurança todos os funcionários e contratados quando pedimos que eles viajem para o exterior para promover a missão corporativa. Não se esqueça de incluir seus principais fornecedores no desenho do plano de sua empresa.

3. Tenha um bom plano de comunicação configurado para seus viajantes. Mantenha-o simples e claro, para que uma viagem dê errado, eles sabem para quem ligar para o quê.

4. Eduque seus viajantes, por meio de políticas, comunicações inteligentes de viagem, páginas da web, alertas especiais, etc.

5. Certifique-se de que os viajantes entendam sua propriedade, principalmente se uma viagem for remarcada ou as companhias aéreas assumirem suas reservas de voo (ressalte que elas são responsáveis por comunicar as alterações às partes apropriadas). Os dados reservados que você possui para o seu programa de rastreamento de viajantes são tão bons quanto a integridade dos seus dados. Mudanças nos itinerários quando não comunicadas ao gerente de viagens podem prejudicar a capacidade de ser eficaz.

6. Pense fora da caixa. Esteja pronto para o inesperado. As viagens internacionais não são negócios como de costume. Pesquisar quais recursos estão disponíveis em caso de emergência é importante, assim como aconselhar os viajantes a revisar sua cobertura de seguro e outros serviços que possam precisar para garantir que estejam disponíveis. O planejamento pré-viagem é fundamental.

7. Certifique-se de ter a forma de pagamento e meios financeiros para pagar grandes volumes de passagens, quartos de hotel e voos fretados a qualquer momento em caso de evacuações.

8. Tenha uma abordagem de equipe. Quando se trata de gerenciamento de riscos e dever de cuidado, é melhor ter todas as partes interessadas envolvidas, incluindo viagens, segurança, RH, gerência sênior e equipe de risco. Você também deseja buscar uma solução integrada que englobe todas as necessidades de seus viajantes, ao mesmo tempo em que enfatiza que todos, desde a alta administração até os funcionários que viajam, têm responsabilidades de lealdade pela segurança e bem-estar dos viajantes.

9. Busque feedback de seus viajantes sobre o que está funcionando e o que não está funcionando, desde o gerenciamento de reservas abertas até o rastreamento de suas viagens. Enquanto a equipe trabalha internamente, certifique-se de usar um provedor comprovado que possa atender às suas necessidades de preparação médica e de segurança, rastreamento, informações e análise de ameaças, aconselhamento e resposta aos seus viajantes.

10. Não desista! Pode levar algum tempo para convencer a liderança executiva de que um programa abrangente de gerenciamento de risco de viagem é absolutamente essencial, fornecendo informações sobre casos reais e custos para outras organizações que não forneceram o dever de cuidado. Use os recursos do GBTA Risk Management (encontrados no Hub). E lembre-se: um incidente pode destruir uma família ou uma organização.