Os programas de viagens corporativas estão obtendo as tarifas de hotel que negociam?

A GBTA Foundation, o braço educacional da Global Business Travel Association, em parceria com a HRS Global Hotel Solutions, realizou uma pesquisa global para avaliar se e como os gerentes de viagens auditam suas tarifas de hotéis, bem como as razões pelas quais alguns programas de viagens optam por não fazê-lo .

Globalmente, 86% dos gerentes de viagens auditam suas informações de contrato de hotel negociado, incluindo tarifas, comodidades e outros recursos negociados, uma vez que são carregados no sistema para verificar sua precisão. No entanto, apenas uma minoria verifica suas taxas com frequência, com seis por cento auditando mensalmente e três por cento semanalmente. Entre os que não realizam auditorias tarifárias, 42% dizem que é porque não têm recursos internos para fazê-lo e 16% dizem não ter orçamento para terceirizar a tarefa. Além disso, 35% confiam em sua Travel Management Company (TMC) para verificar a tarifa, 32% confiam no hotel para fazer isso por eles e 18% acreditam que a realização de tais auditorias não tem um impacto significativo na tarifa, portanto, não faz parte do suas prioridades.

Dado que uma em cada seis auditorias (17%) revela uma discrepância entre o que foi negociado no contrato e o que consta no sistema, na maioria das vezes envolvendo a tarifa, isso pode ser uma oportunidade perdida de economia de receita para programas de viagens que não realizam auditorias de taxa. Na verdade, aqueles que dizem que não têm orçamento para terceirizar a tarefa provavelmente correm um risco maior do que a maioria de pagar taxas sobrecarregadas e podem recuperar o dinheiro gasto na terceirização detectando todos os erros.

Quando são encontradas discrepâncias nas taxas, as empresas estão pagando em média 14% a mais do que o negociado. As empresas da América Latina registraram as maiores discrepâncias com 18%, enquanto as empresas dos Estados Unidos e da APAC pagam 14% a mais do que o negociado e as empresas da EMEA pagam 11%.

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Ao olhar para as empresas que realizam essa auditoria, 52% usam recursos internos e verificam as taxas manualmente, 38% terceirizam para seu TMC, 15% terceirizam para seu provedor de soluções hoteleiras e 11% terceirizam para outro consultor terceirizado. Além disso, 16 por cento contam com relatórios de seus hotéis e 36 por cento contam com os viajantes para informar quando a tarifa não estiver correta. Considerando a potencial economia de custos de verificar essas tarifas, depender de viajantes ou hotéis para relatar tarifas incorretas pode não ser a maneira mais eficaz de gerenciar isso.

“Os resultados da pesquisa mostram que é necessário um olhar mais atento às taxas”, explica o CEO da HRS, Tobias Ragge. “Os gerentes de viagens trabalham duro para negociar tarifas de hotel econômicas e comodidades desejadas para seus viajantes como um componente importante para um programa de viagens corporativas bem-sucedido, mas tudo isso se desfaz quando uma parcela significativa vem com erros e seus viajantes não entendem o que era negociado”.

Ao não realizar auditorias regulares e depender de fontes de dados não confiáveis, as empresas estão pagando muito mais em custos de hotel do que deveriam devido a erros no carregamento de tarifas. A realização de auditorias para garantir a precisão pode ajudar a fortalecer um programa de viagens.

Metodologia e mais informações
Baixe o whitepaper: Auditorias de tarifas de hotéis – Não deixe dinheiro na mesa. Este estudo global, conduzido pela Fundação GBTA, foi realizado em três fases de 24 de janeiro a 3 de abril de 2017, gerando um total de 418 respostas (Estados Unidos – 41%, EMEA – 28%, LATAM – 16% e APAC – 15 por cento).

O GBTA também sediará um webinar patrocinado pela HRS Global Hotel Solutions na quarta-feira, 14 de junho, às 10h ET. As inscrições já estão abertas: Auditoria de tarifas de hotéis: não deixe dinheiro na mesa!