10 consejos sobre el deber de cuidado del Comité de Riesgos de GBTA

La misión del Comité de Riesgos de GBTA es educar e informar a GBTA y sus miembros sobre la necesidad de integrar la gestión de riesgos en sus programas globales de viajes y reuniones. En el número más reciente de Revista de viajes de negocios globales, el comité compartió sus mejores prácticas sobre el deber de cuidado.

*Este artículo apareció originalmente en Revista de viajes de negocios globales Volumen dos, número cinco.*

Mejores prácticas

Plan. Plan. Plan.

El Comité de Riesgos de la Asociación Global de Viajes de Negocios ofrece consejos sobre el deber de cuidado basados en décadas de experiencia combinada.

1. Asegúrese de que su organización de gestión de riesgos de terceros (iJet, iSOS, empresa TMC, etcétera) pueda brindar servicios a todo tipo de viajeros (personal, voluntarios y otros no empleados) y clasifíquelos por grupo para informar las necesidades y realizar un seguimiento preciso de varios grupos Asegúrese de que todos los costos se proporcionen por adelantado y antes de la contratación.

2. Instituir un Plan de Respuesta a Emergencias para viajes internacionales, que cubra todas las contingencias, incluidas acciones militares, disturbios políticos y desastres naturales. Es nuestra responsabilidad, y un negocio inteligente, llevar a casa de manera segura a todos los empleados y contratistas cuando les pedimos que se vayan al extranjero para promover la misión corporativa. No olvide incluir a sus proveedores clave en el diseño del plan de su empresa.

3. Tenga un buen plan de comunicación establecido para sus viajeros. Manténgalo simple y claro, de modo que si un viaje sale mal, ellos saben a quién llamar para qué.

4. Educa a tus viajeros, a través de políticas, comunicaciones inteligentes de viajes, páginas web, alertas especiales, etcétera.

5. Asegúrese de que los viajeros entiendan su propiedad, especialmente si se reprograma un viaje o si las aerolíneas se hacen cargo de sus reservas de vuelo (subraye que son responsables de comunicar los cambios a las partes correspondientes). Los datos reservados que tiene para su programa de seguimiento de viajeros son tan buenos como la integridad de sus datos. Los cambios en los itinerarios cuando no se comunican al administrador de viajes pueden dificultar la capacidad de ser efectivos.

6. Piensa fuera de la caja. Esté preparado para lo inesperado. Los viajes internacionales no son negocios como de costumbre. Es importante investigar qué recursos están disponibles en caso de una emergencia, así como aconsejar a los viajeros que revisen su cobertura de seguro y otros servicios que puedan necesitar para asegurarse de que estén disponibles. La planificación previa al viaje es clave.

7. Asegúrese de tener la forma de pago y los medios financieros para pagar grandes volúmenes de boletos, habitaciones de hotel y vuelos chárter en cualquier momento en caso de evacuaciones.

8. Tener un enfoque de equipo. Cuando se trata de la gestión de riesgos y el deber de cuidado, es mejor involucrar a todas las partes interesadas, incluidos los viajes, la seguridad, los recursos humanos, la alta dirección y el personal de riesgos. También desea buscar una solución integrada que abarque todas las necesidades de sus viajeros, al mismo tiempo que enfatiza que todos, desde la alta gerencia hasta los empleados que viajan, tienen responsabilidades de deber de lealtad por la seguridad y el bienestar de los viajeros.

9. Busque comentarios de sus viajeros sobre lo que funciona y lo que no funciona, desde la gestión de reservas abiertas hasta la posibilidad de realizar un seguimiento de su viaje. Si bien el equipo trabaja internamente, asegúrese de utilizar un proveedor comprobado que pueda satisfacer sus necesidades de preparación médica y de seguridad, seguimiento, información y análisis de amenazas, asesoramiento y respuesta a sus viajeros.

10. ¡No te rindas! Puede tomar algún tiempo convencer a los líderes ejecutivos de que un programa integral de gestión de riesgos de viaje es absolutamente esencial al proporcionar información sobre casos reales y costos a otras organizaciones que no brindaron el deber de cuidado. Utilice los recursos de gestión de riesgos de GBTA (que se encuentran en el Hub). Y recuerde: un incidente podría destruir una familia o una organización.