¿Los programas de viajes corporativos obtienen las tarifas de hotel que negocian?

La Fundación GBTA, el brazo educativo de la Asociación Global de Viajes de Negocios, en asociación con HRS Global Hotel Solutions, realizó una encuesta global para evaluar si los gerentes de viajes auditan sus tarifas de hotel y cómo lo hacen, así como las razones por las que algunos programas de viajes eligen no hacerlo. .

A nivel mundial, el 86 % de los administradores de viajes auditan la información de su contrato hotelero negociado, incluidas las tarifas, los servicios y otras características negociadas, una vez que se carga en el sistema para verificar su precisión. Sin embargo, solo una minoría verifica sus tarifas con frecuencia, con un seis por ciento auditando mensualmente y un tres por ciento semanalmente. Entre los que no realizan auditorías de tarifas hoteleras, el 42 % dice que es porque no tiene recursos internos para hacerlo y el 16 % dice que no tiene presupuesto para subcontratar la tarea. Además, el 35 por ciento confía en su Travel Management Company (TMC) para verificar la tarifa, el 32 por ciento confía en que el hotel lo haga por ellos y el 18 por ciento cree que realizar tales auditorías no tiene un impacto significativo en la tarifa, por lo que no es parte de sus prioridades.

Dado que una de cada seis auditorías (17 por ciento) revela una discrepancia entre lo que se negoció en el contrato y lo que aparece en el sistema, en la mayoría de los casos relacionado con la tarifa, esta podría ser una oportunidad perdida de ahorro de ingresos para los programas de viajes que no cumplen auditorías de tarifas. De hecho, aquellos que dicen que no tienen el presupuesto para subcontratar la tarea probablemente corren un mayor riesgo que la mayoría de pagar tarifas mal cargadas en exceso y podrían recuperar el dinero gastado en subcontratar esto al detectar todos los errores.

Cuando se encuentran discrepancias en las tarifas, las empresas están pagando un promedio de 14 por ciento más de lo negociado. Las empresas en LATAM vieron las mayores discrepancias con un 18 por ciento, mientras que las empresas de Estados Unidos y APAC pagan un 14 por ciento más de lo negociado y las empresas de EMEA pagan un 11 por ciento.

Haga clic aquí para ver infografías que destacan las estadísticas por región: APAC, EMEA, LATAM, nórdicos y América del norte

Al observar las empresas que realizan esta auditoría, el 52 % usa recursos internos y verifica las tarifas manualmente, el 38 % lo subcontrata a su TMC, el 15 % lo subcontrata a su proveedor de soluciones hoteleras y el 11 % lo subcontrata a otro consultor externo. Además, el 16 % confía en los informes de sus hoteles y el 36 % confía en que los viajeros les informen cuando la tarifa no es correcta. Teniendo en cuenta los posibles ahorros de costos de verificar estas tarifas, depender de los viajeros u hoteles para informar las tarifas erróneas puede no ser la forma más efectiva de administrar esto.

“Los resultados de la investigación muestran que es necesario observar más de cerca las tarifas”, explica el director ejecutivo de HRS, Tobias Ragge. “Los gerentes de viajes trabajan arduamente para negociar tarifas de hotel rentables y las comodidades deseadas para sus viajeros como un componente importante para un programa de viajes corporativos exitoso, pero todo esto se deshace cuando una parte significativa tiene errores y sus viajeros no obtienen lo que esperaban. negociado.”

Al no realizar auditorías periódicas y depender de fuentes de datos poco fiables, las empresas están pagando mucho más de lo que deberían en costes hoteleros debido a errores en la carga de tarifas. La realización de auditorías para garantizar la precisión puede ayudar a fortalecer un programa de viajes.

Metodología y más información
Descargue el documento técnico: Auditorías de tarifas hoteleras: no deje dinero sobre la mesa. Este estudio global, realizado por la Fundación GBTA, se realizó en tres fases del 24 de enero al 3 de abril de 2017, con un total de 418 respuestas (Estados Unidos: 41 %, EMEA: 28 %, LATAM: 16 % y APAC: 15 por ciento).

GBTA también organizará un seminario web patrocinado por HRS Global Hotel Solutions el miércoles 14 de junio a las 10 a. m. ET. La inscripción ya está abierta: Auditoría de tarifas hoteleras: ¡No deje dinero sobre la mesa!