Crear y administrar un programa de viajes es un ejercicio de equilibrio

Los viajeros de negocios prefieren reservar hoteles cercanos a sus asignaciones de trabajo y con precios competitivos, según una nueva encuesta realizada por la Global Business Travel Association en asociación con HRS.

Muchos compradores de viajes corporativos reconocen la importancia de factores prácticos como la proximidad y el precio. Pero son aquellos elementos que son clave para las experiencias y preferencias del viajero los que más a menudo se subestiman, como la proximidad a los restaurantes y los beneficios del programa de fidelización.

La encuesta a más de 600 compradores de viajes y 2.500 viajeros de negocios se realizó entre marzo y mayo de este año.

La mayoría de los encuestados (92 por ciento de los viajeros y 99 por ciento de los compradores) dicen que la proximidad al trabajo es importante a la hora de seleccionar un hotel. En cuanto al precio, el 85 por ciento de los viajeros y el 94 por ciento de los compradores dijeron que era un factor vital.

La practicidad es importante para los viajeros, pero las preferencias personales también influyen.

La proximidad a restaurantes y entretenimiento era importante para el 84 por ciento de los viajeros y el 64 por ciento de los compradores. Las opiniones de los viajeros eran importantes para el 80 por ciento de los viajeros y el 67 por ciento de los compradores. Y los beneficios del programa de fidelización fueron un factor para el 70 por ciento de los viajeros y el 64 por ciento de los compradores. Las tarifas promocionales con descuento eran importantes tanto para los viajeros como para los compradores. También se prefirieron las propiedades que permanecieron en el pasado.

Había una desconexión entre viajeros y compradores en lo que respecta a la herramienta de reservas corporativas de su empresa. El cincuenta por ciento de los viajeros dice que su herramienta de reservas en línea podría ofrecer más hoteles con comodidades. Sólo el 19 por ciento de los compradores de viajes dijeron que era una necesidad. Las opciones personalizadas, como mejoras y complementos en el proceso de reserva, eran importantes para el 73 por ciento de los viajeros, pero sólo para el 62 por ciento de los compradores.

En promedio, la mitad de los viajeros y compradores quieren que la herramienta de reservas en línea de su empresa ofrezca más hoteles de un rango de precios preferido, más hoteles convenientes para trabajar y más disponibilidad hotelera.

Los informes de gastos son un tema importante entre viajeros y compradores. El ochenta y cinco por ciento dice que quiere un proceso más fácil para presentar informes de gastos, obtener aprobaciones de gastos y obtener reembolsos rápidos.

"Crear y gestionar un programa de viajes es un ejercicio de equilibrio", afirmó Hannah Jaffee, analista de investigación de GBTA. “Aunque la practicidad es clave para los viajeros de negocios, ellos ven los viajes de negocios como una experiencia y quieren que sus opciones de hoteles reflejen eso. Si la adopción de hoteles es un problema, los compradores de viajes pueden tomar medidas estratégicas para garantizar que los factores relacionados con las preferencias y la experiencia del viajero se tengan en cuenta en las negociaciones del contrato”.

La encuesta encontró que a los viajeros les gusta la opción de tener un sistema de pago centralizado. A la mayoría no le gustaría tener que utilizar una tarjeta de crédito personal. Sólo el 30 por ciento de los viajeros suele pagar su hotel a través de un sistema de pago central o directo. Pero el 88 por ciento dijo que reservaría una propiedad mediante pago central o directo con un hotel frente a uno que no lo ofrece.

“Una vez que los viajeros utilizan el pago directo, lo prefieren. Y les encanta la simplificación de los informes de gastos”, dijo Suzanne Neufang, vicepresidenta senior de Soluciones Empresariales de HRS Americas. “Para los compradores, ayuda a mantener a los empleados en el programa y proporciona datos más completos sobre los viajeros. Y los hoteleros se benefician del mayor volumen. Es una situación en la que todos ganan”.