Empresas cada vez más expuestas a pérdidas financieras y violaciones del deber de diligencia a medida que aumenta el número de reuniones

Más de la mitad de las empresas de todo el mundo reservan reuniones sencillas fuera de los canales gestionados; Más del 70 por ciento de los encuestados de EE. UU. utilizan canales de consumo para reuniones sencillas

Alejandría, VA (18 de julio de 2018) – A nivel mundial, la mitad de las reuniones celebradas por empresas son reuniones simples, sin embargo, aproximadamente la mitad de los encuestados informan que sus organizaciones no utilizan un canal de reuniones “administrado” para reuniones simples, según una nueva investigación publicada hoy por Global Business Travel Association (GBTA), en colaboración con HRS.

Este estudio, único en su tipo, se centra exclusivamente en la gestión de reuniones simples, que son reuniones pequeñas con requisitos básicos y replicables. Por primera vez, se encuestó a miembros de GBTA y Meeting Professionals International (MPI) para el mismo estudio para proporcionar perspectivas tanto de compradores de viajes como de organizadores de reuniones.

Los aspectos más destacados de la investigación incluyen:

• El 50 por ciento de las reuniones corporativas a nivel mundial (49 por ciento en EE. UU., 58 por ciento en Europa) son reuniones simples.
• El 52 por ciento de las empresas reservan sus reuniones sencillas fuera de los canales de reuniones "gestionados".
• El 70 por ciento de los encuestados no sigue el proceso de licitación requerido para comprar/reservar reuniones simples.
• Cuando las empresas no utilizan una solución sencilla para reuniones, el 77 por ciento busca hoteles o lugares exclusivamente a través de canales de consumo.
• Cuando las empresas tienen una solución, el 72 por ciento de los planificadores prefieren utilizarla para planificar/reservar reuniones sencillas.
• El 52 por ciento de las empresas no dispone de una tecnología e-RFP para reuniones sencillas y no tiene planes de adquirir una.
• Sólo el 4 por ciento de los compradores de viajes con sede en EE. UU. tienen KPI corporativos relacionados con el valor creado por las reuniones pequeñas, mientras que casi un tercio (31 por ciento) de los planificadores de reuniones tienen KPI.

"Esta investigación pone cifras a algo que la industria sospechaba desde hace mucho tiempo", dijo Jessica Collison, directora de investigación de GBTA. "Las reuniones simples representan gastos significativos dentro de las empresas; sin embargo, se administran de manera muy flexible, lo que potencialmente les cuesta a las empresas en lo que respecta al resultado final, la satisfacción de las reuniones y el cumplimiento del deber de diligencia".

Reservar reuniones sencillas
Al reservar reuniones sencillas, la mayoría de los encuestados con sede en EE. UU. (84 por ciento de los compradores de viajes, 73 por ciento de los planificadores de reuniones) informan que utilizan canales de consumo, como llamar a un hotel o visitar el sitio web de un lugar y/o un sitio web de viajes para consumidores. Muchos dependen exclusivamente de los canales de consumo (38 por ciento de los compradores de viajes y 39 por ciento de los planificadores de reuniones). Sólo el 30 por ciento de los encuestados dice que su empresa exige un proceso de licitación para reuniones sencillas.

Cuando se utilizan canales de consumo o se siguen políticas informales, puede resultar difícil utilizar tarifas grupales negociadas, hacer comparaciones similares, examinar la seguridad de los lugares y garantizar el cumplimiento de las políticas internas. El uso del canal de consumo también elimina esencialmente la posibilidad de obtener tarifas más bajas y/u otros servicios que podrían obtenerse aprovechando el volumen transitorio de hoteles de una empresa.

"Los planificadores de reuniones anticipan un crecimiento de casi el cuatro por ciento en el próximo año, por lo que la dura realidad que revela esta encuesta subraya la urgencia que deben tener las empresas cuando se trata de mejorar la gestión sencilla de reuniones", dijo Abbie Michaelson, vicepresidente de reuniones y grupos de HRS. “Las métricas fuera de proceso para compras, reservas y comparación de lugares harían sonar las alarmas en otras áreas de adquisiciones corporativas. Con estos hallazgos, los responsables de las reuniones ahora tienen munición para implementar cambios mensurables en esta categoría”.

Procesos y medición
Sólo uno de cada cinco (22 por ciento) encuestados utiliza una plataforma e-RFP para reuniones sencillas. Estas plataformas permiten a las empresas solicitar y comparar ofertas para sus reuniones. En Estados Unidos, los planificadores de reuniones (35 por ciento) tienen más probabilidades que los compradores de viajes (19 por ciento) de utilizar una herramienta e-RFP para reuniones sencillas.

Sólo una cuarta parte (28 por ciento) de los encuestados cuenta con KPI cuando se trata de medir reuniones simples y el valor que crean, aunque ese número es mucho mayor para América Latina (38 por ciento) que para América del Norte (20 por ciento) o Europa ( 21 por ciento). En Estados Unidos, los organizadores de reuniones (31 por ciento) tienen muchas más probabilidades que los compradores de viajes (4 por ciento) de contar con KPI.

Los encuestados clasificaron encontrar la sala/lugar adecuado (73 por ciento), maximizar el presupuesto/ahorros (64 por ciento) y el cumplimiento de las políticas de la empresa (40 por ciento) como los factores más importantes a la hora de reservar y gestionar reuniones sencillas.

"Para una categoría que representa millones en gastos corporativos cada año, las reuniones simples normalmente escapan al nivel de escrutinio dado a otros gastos", dijo Bernie Schraer, vicepresidente senior de MPI. “Este informe, con su profundidad de métricas y conocimiento de los procesos, ofrece a los gerentes de adquisiciones, planificadores de eventos y otras personas influyentes una imagen real de la realidad actual. También arroja luz sobre las prioridades que los planificadores deben considerar al mejorar sus respectivos programas de reuniones simples”.

Metodología
Se realizó una encuesta en línea a gestores de viajes corporativos y planificadores de reuniones. La encuesta se realizó entre el 24 de abril y el 7 de junio de 2018. Se envió una invitación por correo electrónico a los miembros y contactos de GBTA en todo el mundo, y los miembros de MPI en los EE. UU. Quinientos sesenta y dos destinatarios completaron al menos una pregunta. De ellos, 408 calificaron dado que (1) están al menos algo involucrados “en la planificación, organización o supervisión de reuniones y eventos en su empresa” y (2) son profesionales de viajes o reuniones. De los que calificaron, 260 completaron toda la encuesta, que incluyó: 123 miembros de GBTA, 66 miembros de MPI, 15 miembros de ambas organizaciones y 56 miembros de ninguna organización.

Más información
Descargue una infografía aquí con los aspectos más destacados de la investigación. El informe, Cómo abordan las empresas las reuniones simples, está disponible exclusivamente para los miembros de GBTA haciendo clic aquí y los no miembros pueden comprar el informe a través de GBTA enviando un correo electrónico a Paul Yachnes.
Para solicitar una entrevista con un experto de GBTA o HRS para profundizar y aprender más sobre las tendencias en reuniones simples reveladas en la investigación, comuníquese con Colleen Gallagher.

Durante la Convención GBTA 2018 en San Diego, GBTA organizará una sesión educativa sobre reuniones simples el 14 de agosto a las 9:45 a.m.

Acerca de la Asociación Global de Viajes de Negocios
La Global Business Travel Association (GBTA) es la principal organización comercial de viajes de negocios y reuniones del mundo con sede en el área de Washington, DC y operaciones en seis continentes. Los más de 9.000 miembros de GBTA gestionan anualmente más de $345 mil millones en gastos globales de viajes y reuniones de negocios. GBTA ofrece educación, eventos, investigación, promoción y medios de primer nivel a una red global en crecimiento de más de 28.000 profesionales de viajes y 125.000 contactos activos. Para saber cómo los viajes de negocios impulsan un crecimiento empresarial duradero, visite www.gbta.org.

Acerca de HRS
HRS simplifica los viajes de negocios. Los gestores de viajes corporativos y viajeros de negocios de todo el mundo confían en HRS para encontrar el mejor alojamiento hotelero y simplificar todos los procesos relacionados con sus viajes de negocios. Además del abastecimiento hotelero y la negociación de tarifas corporativas con los hoteles, HRS optimiza el pago electrónico de alojamiento y reuniones en hoteles, así como el procesamiento automatizado de facturas. Más de 3.000 corporaciones multinacionales confían en HRS; Entre sus clientes se incluyen varias empresas de Fortune 500, incluidas Google, Siemens, Alibaba, China Mobile y Volkswagen. Fundada en Alemania en 1972, HRS cuenta con más de 1.500 empleados en 34 oficinas en todo el mundo. Más información en corporativo.hrs.com.