Cambios operativos de eventos y estrategias tecnológicas: una discusión del comprador

En este período de pandemia, organizar reuniones conlleva un nuevo conjunto de complejidades de eventos, ya sea en persona, virtual o un híbrido de ambos. Para el seminario web para compradores de Collaboratory 2020 de esta semana, posible gracias a Citi, Kathy Grau, Vicepresidenta de Operaciones de Programas en The CM Group y miembro del Comité de Reuniones y Eventos de GBTA, presentó a tres panelistas distinguidos: Karen Bond, Gerente de Tarjetas y Viajes en HNTB Corporación; Jennifer Kowal, directora de reuniones y eventos corporativos de Aon Service Corporation; y Carmen Smith, Gerente Senior de Viajes y Eventos de ICF.

 

Todas las recomendaciones compartidas sobre cómo realizar cambios operativos rápidos para admitir reuniones híbridas y/o virtuales e información sobre cómo desarrollar, expandir e implementar mejor una estrategia tecnológica sólida para respaldar esta necesidad corporativa inmediata.

 

• Use este período para comprometerse más con los socios y las partes interesadas: Para Carmen Smith, esto significó unirse a un grupo de trabajo de COVID en su empresa que incluye TI, el departamento de Contratos, Marketing y Comunicaciones, Legal y otros equipos multifuncionales. Esto le ha permitido comprometerse más con la empresa y aprender formas en que los equipos pueden trabajar de manera más colaborativa para encontrar soluciones y enfrentar desafíos.

 

• Las empresas están creando un plan de gestión de crisis y riesgos o fortaleciendo el suyo. La pandemia ha puesto de relieve la necesidad de planes de gestión de riesgos o ha presentado lagunas en los planes ya desarrollados. Para la compañía de Jennifer Kowal, esto significó expandir su plan para que sea verdaderamente global y ofrezca el mismo nivel de métricas y soporte en toda la firma internacional, no solo en algunas áreas del mundo.

 

• La opción de reunión híbrida puede ser el "punto ideal": Las tecnologías de reuniones virtuales han existido por un tiempo, pero la pandemia ha acelerado su uso. Según Karen Bond, ofrecer una solución híbrida, una combinación de componentes de reunión en persona y virtual, podría ser una opción espectacular porque permite a las empresas dar la bienvenida a quienes se sienten cómodos con la experiencia en persona mientras amplía su alcance a quienes asisten virtualmente. desde cualquier lugar. Además, la digitalización de tener el contenido grabado y disponible para su visualización posterior ofrece aún más oportunidades de participación.

 

• La tecnología debe proporcionar una experiencia “wow”: Ya sea completamente virtual o híbrida, la tecnología no solo debe ser fácil de usar, sino también capaz de mantener a los asistentes interesados. Los panelistas mencionaron Cvent y Meetings Evolution como ejemplos de plataformas que han encontrado que se ajustan a este proyecto de ley. Si bien algunas de estas plataformas pueden ser costosas, los panelistas señalaron que los fondos normalmente presupuestados para reuniones en persona, en particular para alimentos y bebidas, podrían cambiarse para asegurar una plataforma de reunión virtual más atractiva.

 

Para ver una grabación de este y otros seminarios web anteriores, visite la sección Recursos del Centro de miembros de GBTA.

 

Próximos temas del seminario web:

16-20 de noviembre: Sostenibilidad