Informe de gastos: estado de la industria

Un estudio reciente de la Fundación GBTA, en asociación con HRS, buscó comprender mejor el proceso de informes de gastos en empresas de todo el mundo.

Primero, GBTA identificó cómo se procesan actualmente los informes de gastos. Siete de cada diez compradores de viajes (70 por ciento) actualmente lo hacen internamente utilizando software de terceros. Dos de cada diez (19 por ciento) procesan los informes de gastos internamente sin la ayuda de software de terceros y otro 4 por ciento subcontrata este proceso por completo. Desglosado por región, el uso de software de terceros es más popular en América del Norte (79 %), Asia-Pacífico (75 %) y, en menor medida, en Europa (66 %). Es mucho menos popular en América Latina, donde el 55 por ciento de los compradores utilizan software de terceros.

¿Cómo se informan los gastos?
En general, el 59 por ciento de los compradores de viajes trabajan para empresas que requieren que sus viajeros de negocios informen sus gastos en listas detalladas por tipo. Alrededor de una cuarta parte (27 por ciento) solo necesita informar una suma total por transacción, lo que significa que contabilizarían el servicio de habitaciones y la tintorería y los codificarían como un gasto en los costos auxiliares del hotel. Solo uno de cada diez debe (10 por ciento) informar los gastos detallados por artículo individual. Informar los gastos como costos detallados por tipo es más popular en América del Norte (72 por ciento), mientras que proporcionar una suma total por transacción es más popular en Asia-Pacífico (39 por ciento) y Europa (36 por ciento), particularmente en los países nórdicos (52 por ciento). por ciento) en comparación con los compradores de viajes en todo el mundo.

¿Cómo se envían los informes de gastos?
Los compradores de viajes en América del Norte (86 por ciento) y Asia-Pacífico (84 por ciento) usan con mayor frecuencia un software de informes de gastos, mientras que los compradores de viajes de América Latina informan que usan dicho software a una tasa mucho menor (60 por ciento). En cambio, es mucho más probable que los compradores de viajes de América Latina usen otro programa de computadora para enviar sus informes de gastos. Por otro lado, es más probable que los compradores de viajes en Europa (35 por ciento) presenten informes de gastos en papel, lo que significa que existe una oportunidad de aumentar la eficiencia mediante la adopción de nuevas tecnologías.

¿Cómo se pueden presentar los recibos?
Como puede ver, los informes de gastos se han trasladado en su mayoría a la era digital. No ocurre lo mismo cuando se trata de presentar recibos. La presentación de recibos en papel sigue siendo el método más popular, particularmente en Europa (81 por ciento) y América Latina (71 por ciento). América del Norte es la excepción donde la mayoría de los compradores de viajes informan que envían recibos a través de imágenes escaneadas (84 por ciento), electrónicamente (62 por ciento) y usando su teléfono inteligente (61 por ciento). Si bien cuatro de cada cinco (79 por ciento) de los compradores de viajes que actualmente no pueden enviar recibos a través de imágenes escaneadas o fotográficas sienten que permitir esto mejoraría la experiencia, algunos países requieren un registro en papel, por lo que es posible que no sea una opción en su empresa hasta que el gobierno federal actualiza sus requisitos.

Esto le da la disposición del terreno cuando se trata de cómo se realizan los informes de gastos en todo el mundo. Estén atentos a mi próxima publicación que explora los puntos débiles en el proceso de informe de gastos.