Alojamiento de estadía prolongada: lo que los compradores de viajes deben saber

La Fundación GBTA realizó un nuevo estudio en asociación con WWStay para comprender cómo los programas de viaje abordan su necesidad de alojamiento para estadías prolongadas. Este es un seguimiento de un estudio de 2015 mostrando que casi la mitad de los viajeros de negocios internacionales de EE. UU. han utilizado alojamientos de estadía prolongada en los últimos 12 meses, y el 72 por ciento de los Millennials han utilizado uno, más que cualquier otro grupo de edad.

Estos números demuestran claramente que debe pensar en estadías prolongadas como una parte importante de su programa de viaje.

¿Qué define un viaje de negocios de estadía prolongada?
Un poco más de la mitad (51 por ciento) de los compradores de viajes de América del Norte que respondieron a la encuesta dijeron que consideran un viaje de estadía prolongada como uno que tiene entre 5 y 10 noches o más, mientras que el 15 por ciento dijo que se define como 30 noches o más. Casi una cuarta parte de los encuestados mencionaron que no tenían una definición establecida. Si bien no hay un marco de tiempo establecido que todas las empresas deben seguir, lo importante es que su organización cree una definición de lo que se considera un viaje de estadía prolongada. Este es el primer paso en la gestión de esta parte de su programa de viajes. La definición que establezca y las necesidades de sus viajeros facilitarán la comprensión de quién es el propietario de esta pieza y cuándo otros departamentos se harán cargo o podrán colaborar con su grupo.

Desafíos enfrentados para cumplir con los alojamientos de estadía prolongada
El desafío citado con más frecuencia entre los compradores de viajes al cumplir con los alojamientos de estadías prolongadas fue encontrar el tipo de alojamiento adecuado para sus viajeros cuando el destino no era uno que hubieran visitado anteriormente. Sin el beneficio de las relaciones establecidas con los proveedores de alojamiento y el conocimiento sobre el terreno, el proceso se vuelve aún más intensivo en mano de obra y recursos. Incluso con esas relaciones establecidas, existe un inevitable proceso de ida y vuelta con los alojamientos de estadías prolongadas para encontrar la solución adecuada para el viajero que también se ajuste a los parámetros del programa de viaje.

Los compradores de viajes también se encuentran con alojamientos de estadías prolongadas en nuevas partes del mundo en las que sus viajeros no han estado antes, que puede ser difícil examinar adecuadamente la calidad y la seguridad del alojamiento por adelantado. Aquí es donde asociarse con un TMC o un proveedor de servicios externo puede ser útil para garantizar que la propiedad realmente satisfaga todas las necesidades del viajero y los estándares establecidos por el programa de viajes.

Los desafíos adicionales que enfrentan los compradores de viajes incluyen estadías mínimas de noches, número limitado de propiedades en ciertos lugares, proceso de búsqueda intensivo en mano de obra y negociación de precios.

Implicaciones del deber de cuidado
En general, los diversos tipos de alojamiento para estadías prolongadas, incluidos los hoteles tradicionales, los hoteles para estadías prolongadas, los alquileres comunitarios o los apartamentos con servicios, pueden cumplir con todos los estándares de deber de cuidado vigentes para una organización, siempre que exista un proceso de investigación adecuado para evaluar la seguridad. de los alojamientos. Los desafíos surgen cuando la propiedad no ha sido examinada por el programa de viajes o el socio del programa y cuando los viajeros no reservan a través de los canales aprobados.

El estudio de 2015 encontró que el 60 por ciento de los viajeros de negocios con sede en América del Norte que viajan internacionalmente reservan alojamiento de estadía prolongada por su cuenta fuera de su departamento de viajes. Esto plantea una serie de desafíos potenciales que incluyen la pérdida de visibilidad, una mayor probabilidad de malas decisiones como resultado de un conocimiento limitado y una productividad reducida. Cuando un comprador de viajes no tiene visibilidad del itinerario de un viajero, es muy poco lo que se puede hacer para ofrecer apoyo si es necesario. Las implicaciones del deber de cuidado pueden ser más graves en el caso de una emergencia, como problemas relacionados con el clima, la salud o la seguridad. Reservar a través de canales aprobados junto con una comunicación regular entre los viajeros y su programa de viaje minimiza estos riesgos.

Las TMC y los proveedores de servicios externos que administran el alojamiento de estadías prolongadas para un comprador de viajes, junto con las empresas de seguridad de terceros, pueden ayudar a coordinar y administrar la seguridad del viajero de estadías prolongadas. Como mínimo, los compradores de viajes deben tener capacidades de seguimiento para saber dónde se alojan sus viajeros en todo momento. Las iniciativas de deber de cuidado no deben ser diferentes para los viajes transitorios que para aquellos que viajan por un período prolongado de tiempo. En todo caso, las personas que se ausentan de la oficina durante períodos prolongados deben ser muy conscientes y tener a su disposición toda la información necesaria en caso de emergencia.

Los compradores de viajes usan muchos sombreros diferentes y, en la mayoría de los casos, administrar viajes de estadía prolongada para sus viajeros es uno de ellos. Comprender las necesidades únicas de sus viajeros en términos de viajes de negocios de estadías prolongadas, así como los recursos disponibles, lo ayudarán a determinar cómo administrar mejor las estadías prolongadas en su programa de viajes. Este nuevo estudio es un recurso valioso para los compradores de viajes, y los miembros de GBTA pueden acceder a él de forma gratuita en el Centro GBTA.

Metodología: El estudio de la Fundación GBTA, Alojamiento de estadías prolongadas: lo que los gerentes de viajes deben saber, realizado en asociación con WWStay, incluyó a 273 personas que respondieron a un breve cuestionario enviado a administradores de viajes con sede en Canadá y EE. en la encuesta mencionada. Las entrevistas realizadas por el equipo de investigación de la Fundación GBTA variaron en duración de 30 a 60 minutos.