¿Qué tan seguro es su programa de hotel?

Los viajeros pasan una cantidad significativa de su tiempo en la carretera en hoteles, pero eso no significa necesariamente que estén seguros. La incorporación de la seguridad y la protección en el proceso de RFP del hotel es el primer paso hacia la gestión proactiva del riesgo y la seguridad de los viajeros y, al mismo tiempo, la protección de la responsabilidad de su organización.

El Comité de Riesgos de GBTA organizó recientemente un seminario web titulado ¿Qué tan seguro es su programa de hotel? para ayudar a los gerentes de viajes a crear estrategias que incorporen el riesgo de viaje en las negociaciones del programa hotelero. Kathy Bedell, de BCD Travel, dirigió y moderó la sesión, mientras que Ben Coleman, de DistributionNOW, y Tim Daniel, de International SOS, brindaron valiosos aportes a los participantes.

Ben inició el seminario web destacando la importancia de realizar evaluaciones de riesgos solicitando recomendaciones de varias fuentes de la industria (gestores de viajes, viajeros, planificadores de reuniones, agentes de viajes, etc.) y recopilando información o datos siempre que sea posible a través de resúmenes posteriores al viaje de los viajeros, informes de tarjetas de crédito, herramientas de informes de gastos y más. También sugirió crear una RFP de hotel personalizada que incorpore el riesgo en función de las preguntas clave que se enumeran a continuación.

A continuación, Tim analizó el valor de alentar a los viajeros a utilizar las propiedades preferidas tanto como sea posible. Muchas organizaciones carecen de un enfoque coherente para exigir la reserva centralizada de alojamiento en hoteles, y esto puede plantear problemas a la hora de localizar a los viajeros y determinar su paradero en caso de emergencia. Para situaciones únicas en las que los viajeros se hospedan en alojamientos alternativos, es necesario asegurarse de que la información aún se capture.

Por supuesto, predecir el riesgo es algo más que prepararse para los peores escenarios, como los ataques terroristas. Es igualmente imperativo prestar atención a los riesgos mundanos como los estándares de higiene y preparación de alimentos, la seguridad de la conexión a Internet, el manejo de información confidencial por parte del hotel, como copias de pasaportes, y más. Aunque gran parte de esto es difícil de sacar a la luz durante el proceso de RFP, Tim mencionó que los viajeros pueden observar cosas de esta naturaleza y brindar comentarios después de la conclusión de su viaje.

Lo más importante que hay que recordar es que el riesgo no tiene un enfoque único para todos. Aplicar la misma metodología en varias propiedades lo pone en desventaja, especialmente cuando ciertas propiedades se encuentran en destinos que son más propensos a riesgos o amenazas externas. El uso de un enfoque basado en el riesgo debe informar el proceso en el que revisa las propiedades. Para destinos donde el riesgo es bajo, basta con confiar en un proceso o enfoque de RFP estandarizado. Por otro lado, para los hoteles en destinos extremos o de alto riesgo, es crucial buscar múltiples fuentes de información, incluido el asesoramiento de un equipo de seguridad interno u otro proveedor de riesgos de viaje.

Por último, pero no menos importante, nuestros presentadores enfatizaron la educación y comunicación para que los viajeros cumplan con el deber de lealtad. Es imperativo brindar una capacitación adecuada sobre el conocimiento de la situación y el riesgo y alentar a los viajeros a que se tomen en serio su seguridad, lo que incluye mirar el mapa de salida para encontrar la escalera de incendios más cercana o prestar atención a las instrucciones de emergencia en los aviones. En ese sentido, Ben recomendó determinar la mejor manera de transmitir información a los viajeros, ya que no todos los viajeros aprenden y procesan la información de manera similar.

Los miembros de GBTA pueden ver el seminario web completo a través del Hub. Estas sesiones están a la vuelta de la esquina:

• El impacto oculto de las interrupciones de vuelos (martes 27 de febrero a las 2:00 p. m. ET)
• Map Your Show & GBTA: Mejores prácticas para la Convención GBTA 2018 (miércoles 28 de febrero – 2:00 p. m. ET)
• Desafío de relaciones gubernamentales de GBTA Cómo y por qué convertirse en un socio del desafío (martes 6 de marzo a las 2:00 p. m. ET)
• Gestión de gastos (jueves 8 de marzo – 9:00 a. m. ET) – entregado en portugués

El programa completo de seminarios web está disponible aquí.