Mejorar el proceso de RFP del hotel

La Fundación GBTA publicó hoy un nuevo estudio en asociación con Best Western Hotels & Resorts que explora el proceso de RFP de hoteles desde la perspectiva de un gerente de viajes. Una gran mayoría (81 por ciento) de los gerentes de viajes entrevistados están muy involucrados con el proceso de RFP del hotel, mientras que el 56 por ciento dice que dependen algo o mucho de un TMC para llevar a cabo el proceso de RFP.

Cada año, la mayoría de los programas de viajes trabajan en estrecha colaboración con sus proveedores hoteleros para negociar tarifas y servicios, de modo que puedan encontrar los mejores socios en este espacio. Por lo general, el 12 por ciento de las propiedades se cancelan y el 13 por ciento se contrata recientemente como proveedores preferidos. Tres cuartas partes de las empresas emiten la misma RFP en todo el mundo, mientras que el 21 por ciento tiene RFP personalizadas para diferentes regiones. En total, el proceso dura una media de 3,2 meses.

En general, la mayoría de los gestores de viajes están satisfechos con el proceso de RFP (66 por ciento), y aquellos que dependen en cierta medida de un TMC para esta tarea tienen niveles notablemente más altos de satisfacción (75 por ciento). El 33 por ciento de los gestores de viajes en general insatisfechos con el proceso de RFP señalan varios factores que impulsan su insatisfacción, incluido el tiempo que lleva, la falta de beneficios tangibles al realizar el proceso cada año y la falta de recursos para dedicarlo.

Las empresas con mayores gastos en viajes también tienen mayores niveles de satisfacción con el proceso de RFP, posiblemente porque pueden resolver algunas de las quejas mencionadas y cuentan con mayores recursos. Más organizaciones con un mayor gasto en viajes de $30 millones o más (67 por ciento) afirman depender algo o mucho de un TMC en comparación con aquellas con un gasto en viajes de menos de $30 millones (50 por ciento).

En 2012, la Fundación GBTA y el Comité de Hoteles de GBTA trabajaron para desarrollar una plantilla de RFP de hoteles para intentar estandarizar el proceso. Dos tercios (66 por ciento) de los encuestados conocen la plantilla, mientras que dos de cada cinco (40 por ciento) dicen que sus empresas la utilizan actualmente. Las organizaciones con un gasto en viajes de $30 millones o más tienen más probabilidades que aquellas con un menor gasto en viajes no solo de conocer la RFP de hoteles de GBTA (80 por ciento frente a 60 por ciento), sino también de utilizarla (59 por ciento y 26 por ciento respectivamente).

Al observar módulos específicos como el módulo de Grupos/Reuniones y el módulo de Responsabilidad Social Corporativa, la mayoría de los encuestados indicaron que utilizan esos módulos sólo con fines informativos, en lugar de como parte del proceso de toma de decisiones.

Las tres razones principales por las que los gestores de viajes utilizan la plantilla RFP de hoteles de GBTA son la capacidad de agregar preguntas definidas por el usuario, el hecho de que no hay ningún costo asociado con su uso y la capacidad de elegir qué módulos usar. La mayoría de los gestores de viajes utilizan los módulos de fechas restringidas/fechas justas (85 por ciento) y seguridad (82 por ciento).

“Los resultados de este estudio confirman el valor que las TMC aportan al proceso de RFP, ya que esta es una de sus principales áreas de especialización. Al confiar en un TMC para ayudar con el proceso de RFP, los gestores de viajes pueden centrarse en otras áreas de responsabilidad y, en última instancia, ofrecer más valor tanto a sus viajeros como a sus proveedores”, afirmó Dorothy Dowling, vicepresidenta sénior y directora de marketing de Best. Hoteles y complejos turísticos occidentales. "Este estudio es valioso porque realmente nos permite comprender mejor el proceso de RFP de hoteles desde la perspectiva de los gestores de viajes, lo que en última instancia ayudará a marcas como Best Western a implementar cambios para mejorar el proceso".

¿Cómo pueden los gestores de viajes y los proveedores hacer que el proceso de RFP del hotel sea más eficiente? Utilice TMC para actividades que requieren mucho tiempo relacionadas con el proceso de RFP mientras permanece involucrado en el proceso de toma de decisiones. Comprenda que no existe un enfoque único que sirva para todos y, si bien las revisiones anuales pueden funcionar para algunos programas, otros pueden tener éxito con revisiones cada dos años.

Los programas de viajes deben analizar su proceso de toma de decisiones para comprender los elementos clave que les son relevantes, organizarlos en niveles de importancia e identificar los elementos principales como esenciales para la toma de decisiones. Es posible que no sea necesario recopilar todos los años los elementos del nivel inferior. Con este método, los gestores de viajes pueden ahorrar tiempo y recursos y los proveedores sabrán qué datos son realmente necesarios para desarrollar asociaciones sólidas con los programas de viajes.

Más información: El informe, RFP de hoteles: el proceso de toma de decisiones, está disponible exclusivamente para los miembros de GBTA haciendo clic aquí y los no miembros pueden comprarlo a través de la Fundación GBTA enviando un correo electrónico a pyachnes@gbtafoundation.org.

Metodología: Esta Fundación GBTA realizó una encuesta en línea a 161 gestores de viajes que son miembros directos de GBTA en los Estados Unidos y Canadá. Se realizó en febrero de 2017.