La mayoría de las organizaciones no realizan una evaluación formal de riesgos en cada reunión

Una nueva investigación revela margen de mejora en la gestión de riesgos de reuniones y eventos

Alexandria, VA (20 de febrero de 2019) – La mayoría de los compradores de viajes (62 por ciento) dicen que la gestión de riesgos de reuniones y eventos es una prioridad cada vez mayor para su organización, según una nueva investigación publicada hoy por la Global Business Travel Association (GBTA) en asociación con WorldAware. Sin embargo, faltan esfuerzos actuales, ya que las empresas sólo a veces realizan evaluaciones formales de riesgos cuando planifican una reunión.

"Las organizaciones ciertamente están avanzando en el campo de la gestión de riesgos de reuniones, pero los esfuerzos actuales dejan mucho que desear", dijo Michael W. McCormick, director ejecutivo y director de operaciones de GBTA. “Una gestión adecuada del riesgo puede marcar la diferencia entre un evento exitoso y un desastre catastrófico. Aunque es alentador ver que más organizaciones evalúan el riesgo de los lugares de reunión, la investigación muestra que muchas empresas tienen que ponerse al día”.

"La gestión exitosa de riesgos para reuniones y eventos requiere que las organizaciones asignen claramente responsabilidades de gestión de riesgos a un individuo o equipo de personas, y esa responsabilidad debe ser integral", dijo Theresa Thomas, vicepresidenta senior de asociaciones estratégicas de WorldAware. "En otras palabras, los responsables de la gestión de riesgos deben estar facultados para evaluar los riesgos relacionados con la ubicación a nivel de ciudad y vecindario, el lugar en sí y el transporte terrestre, incluido el transporte público y el transporte privado".

La investigación examina cómo las empresas abordan la seguridad de los asistentes a reuniones y de los viajeros de reuniones, eventos e incentivos (MICE). Al planificar una reunión, una cuarta parte de las organizaciones rara vez o nunca realiza una evaluación formal de riesgos de lugares específicos. De manera similar, el 24 por ciento de los encuestados dice que su organización nunca o rara vez evalúa el riesgo de los lugares de reunión, como una ciudad o un vecindario en particular.

Si bien la mayoría de los programas de viajes cuentan con una solución de gestión de riesgos, menos de la mitad (49 por ciento) tiene una que incluya datos MICE. Esta falta de datos de itinerario puede dificultar que las empresas realicen un seguimiento de sus viajeros y, a su vez, garanticen su seguridad. Un tercio de los compradores de viajes dice que es más difícil rastrear a los empleados cuando viajan para reuniones que para viajes transitorios, como un viaje de negocios.

También puede ser un desafío para los programas de viajes agregar datos MICE de múltiples fuentes, ya que las reservas se realizan a través de una variedad de canales. Entre ellos se incluyen una empresa de gestión de viajes, una plataforma de reuniones o una empresa de gestión de reuniones. Esto puede limitar la visibilidad, dificultando el desempeño de responsabilidades clave relacionadas con la seguridad, como la aprobación previa al viaje o el seguimiento de viajeros.

En caso de una emergencia, los anfitriones de la reunión probablemente necesitarán una forma de comunicarse con los asistentes. Una gran mayoría (80 por ciento) de los encuestados dice que a veces tiene un plan de comunicación de crisis para las reuniones, pero sólo el 36 por ciento dice que siempre tiene estos planes implementados.

Es posible que estas deficiencias no persistan por mucho tiempo, ya que la mayoría de los compradores de viajes coinciden en que la gestión de riesgos de reuniones y eventos es de creciente importancia. Aunque algunos compradores de viajes no cuentan actualmente con una solución de riesgo que incluya datos MICE, una proporción decente (28 por ciento) planea adoptar una durante el próximo año.

Metodología

Se realizó una encuesta en línea a 126 compradores de viajes con sede en EE. UU. y Canadá. La presentación se llevó a cabo entre el 8 de noviembre de 2018 y el 29 de noviembre de 2018. Los encuestados calificaron si eran gerentes de viajes, compradores de viajes o profesionales de adquisiciones y/o abastecimiento.

Más información

El informe, Gestión de Riesgos de Reuniones y Viajes MICE, está disponible exclusivamente para miembros de GBTA aquí.

Mañana 21 de febrero de 2019 a las 2:00 p. m., hora del Este, se llevará a cabo un seminario web que presentará los resultados y consejos para lanzar un programa de riesgos eficaz. Regístrate ahora.

 

Acerca de la Asociación Global de Viajes de Negocios
La Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) es la principal organización comercial de viajes de negocios y reuniones del mundo con sede en el área de Washington, DC y operaciones en seis continentes. Los más de 9000 miembros de GBTA administran anualmente más de $345 mil millones de viajes de negocios globales y gastos de reuniones. GBTA ofrece educación, eventos, investigación, defensa y medios de clase mundial a una red global en crecimiento de más de 28,000 profesionales de viajes y 125,000 contactos activos. Para saber cómo los viajes de negocios impulsan el crecimiento empresarial duradero, visite gbta.org.

Acerca de WorldAware

WorldAware proporciona soluciones integradas de gestión de riesgos basadas en inteligencia que permiten a las organizaciones multinacionales operar globalmente con confianza. Las soluciones integrales y personalizadas de WorldAware integran inteligencia contra amenazas de clase mundial, tecnología innovadora y servicios de respuesta para ayudar a las organizaciones a evitar amenazas, mitigar riesgos y proteger a su gente, sus activos y su reputación. WorldAware tiene ubicaciones en todo el mundo, incluidas Annapolis, Londres, Ciudad del Cabo y Singapur. Para más información visite www.worldaware.com.