Muchas empresas no conocen los detalles de sus métodos de pago de viajes

Soluciones de pago: lo que no sabe puede costarle a su empresa

Alejandría, VA (31 de octubre de 2017) – Las pequeñas y medianas empresas son significativamente más propensas a permitir que los viajeros de negocios utilicen métodos de pago no transparentes, como tarjetas de crédito personales o adelantos en efectivo, según una nueva investigación publicada hoy por la Fundación GBTA, la organización educativa y brazo de investigación de la Asociación Global de Viajes de Negocios. Al observar el uso de tarjetas de crédito corporativas, cuentas de viaje centrales (CTA) y tarjetas virtuales, la adopción es consistente independientemente del tamaño de la empresa, lo que demuestra que estos métodos son accesibles para una variedad de empresas.

 

El Estudio de pagos de viajes de negocios de 2017, realizado en asociación con AirPlus International, reveló que el uso de tarjetas de crédito corporativas sigue siendo generalizado y que 9 de cada 10 programas de viajes las utilizan. Si bien las tarjetas corporativas son casi universales, más de la mitad de los programas de viajes informan que utilizan pagos virtuales. Los métodos de pago no corporativos, como el efectivo, también desempeñan un papel.

Además, el estudio también reveló qué métodos de pago utilizan las empresas para diversos gastos de viaje. Los métodos de pago no corporativos se utilizan para algo más que comidas, como cabría esperar. De hecho, también se utilizan comúnmente para hoteles y transporte terrestre.

 

“La persistencia de métodos no corporativos como efectivo, facturas de proveedores, tarjetas personales o adelantos en efectivo de la empresa puede reflejar la prevalencia de viajes poco frecuentes y de no empleados”, dijo Mónica Sánchez, directora de investigación de la Fundación GBTA. “Independientemente de la razón, estos métodos pueden plantear problemas, incluida la reducción de la visibilidad de los gastos, lo que dificulta el seguimiento y el cumplimiento de las políticas y también la realización de funciones administrativas, como la conciliación y el reembolso”.

 

Reembolsos y tarifas: lo que no sabe puede costarle a su empresa
Muchos proveedores de pagos ofrecen un reembolso anual a los clientes de tarjetas corporativas; sin embargo, si las empresas no cumplen con los objetivos de gasto o no pagan sus facturas a tiempo, es posible que solo reciban un reembolso parcial. Mientras que el 92 por ciento de los gerentes de viajes dicen que su empresa tiene un acuerdo de reembolso con sus principales proveedores de tarjetas corporativas, un 22 por ciento completo no sabe si su empresa está recibiendo el monto total. Esto sugiere que muchas empresas no realizan un seguimiento cuidadoso del retorno de la inversión de su programa de tarjetas.

 

Los programas de viaje también pueden incurrir en tarifas cuando usan productos de pago corporativos, sin embargo, una parte de los administradores de viajes ni siquiera saben si su proveedor les cobra varias tarifas, incluidas tarifas comunes como adelantos en efectivo o tarifas de cambio de divisas. Esto podría generar costos inesperados para las organizaciones.

 

 

“Muchas veces, un equipo negocia el contrato de pago (p. ej., adquisiciones o finanzas) mientras que otro equipo ejecuta ese contrato (p. ej., viajes). Es fundamental que estos equipos trabajen juntos durante la negociación del contrato para maximizar sus beneficios de costos en lo que respecta al pago de los viajes de negocios”, afirma Rebecca Kilby, directora ejecutiva y presidenta de AirPlus International Inc.

Además, la mayoría de las empresas dependen principalmente de un recurso interno para facilitar la conciliación de los datos de viajes y pagos en lugar de emplear un proceso de conciliación automatizado. Como resultado, cuando las empresas tienen un proceso de conciliación que requiere mucho tiempo, esto puede perjudicar sus resultados.

 

Los datos están en los detalles
Una de las ventajas de los productos de pago corporativos es que mejoran la visibilidad del gasto. Incluso con la nueva tecnología, como las aplicaciones móviles que analizan los datos de recibos y facturas, lo que aparentemente hace que los productos corporativos sean menos necesarios, parece que los productos corporativos aún tienen una ventaja cuando se trata de la visibilidad del gasto. Una gran mayoría de los gestores de viajes están satisfechos con el nivel de datos obtenidos de las CTA (74 %) y las tarjetas corporativas (73 %), en comparación con solo el 48 % que está satisfecho con el nivel de datos obtenidos de las tarjetas personales/efectivo. Para muchos programas de viajes, los datos de gastos detallados son fundamentales para realizar un seguimiento del cumplimiento de la política.

 

Más información

El informe, Métodos de pago de viajes de negocios de 2017, está disponible exclusivamente para los miembros de GBTA haciendo clic aquí y los no miembros pueden comprar el informe a través de la Fundación GBTA enviando un correo electrónico a pyachnes@gbtafoundation.org.

La Fundación GBTA organizará un seminario web con el apoyo de AirPlus el 7 de noviembre de 2017 a las 2 p. m., hora del Este, para discutir los hallazgos del estudio y alentar a los programas de viajes a pensar en los diferentes métodos de pago disponibles y cuáles son las mejores soluciones para su programa. Regístrese hoy.

 

Metodología: La Fundación GBTA realizó una encuesta en línea a 137 administradores de viajes de EE. UU. del 23 de mayo al 6 de junio de 2017. Los encuestados calificaron porque eran administradores/compradores de viajes u oficiales de adquisiciones y tenían al menos alguna información para tomar decisiones sobre políticas y proveedores de soluciones de pago.

 

Acerca de Air Plus

AirPlus es un proveedor internacional líder de soluciones de pago para la gestión diaria de viajes de negocios. Más de 49.000 clientes corporativos cuentan con AirPlus para el pago y análisis de los costes de sus viajes de negocios. Productos y servicios como cuentas centrales de facturación, tarjetas virtuales de un solo uso, tarjetas corporativas y herramientas de gestión online se comercializan en todo el mundo bajo la marca AirPlus International. La cuenta de empresa AirPlus es la cuenta de facturación central más exitosa basada en UATP. Para obtener más información, visite www.airplus.com/us/en

 

CONTACTO:         Colleen Lerro Gallagher, +1 703-236-1133, cgallagher@gbta.org
Marianne Varkiani, mvarkiani@gbta.org

 

 

Acerca de la Fundación GBTA
La Fundación GBTA es la fundación de educación e investigación de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), la principal organización comercial de viajes y reuniones de negocios del mundo con sede en el área de Washington, DC y operaciones en seis continentes. Colectivamente, los más de 9000 miembros de GBTA administran anualmente más de $345 mil millones de viajes de negocios globales y gastos de reuniones. GBTA proporciona a su creciente red de más de 28 000 profesionales de viajes y 125 000 contactos activos educación, eventos, investigación, defensa y medios de comunicación de primer nivel. La Fundación se estableció en 1997 para apoyar a los miembros de GBTA ya la industria en general. Como fundación líder en educación e investigación en la industria de viajes de negocios, la Fundación GBTA busca financiar iniciativas para promover la profesión de viajes de negocios. La Fundación GBTA es una organización sin fines de lucro 501(c)(3). Para obtener más información, consulte gbta.org y gbta.org/foundation.