Múltiples desafíos por delante: los gestores de viajes se enfrentan a un entorno cambiado

La función del administrador de viajes ha evolucionado significativamente en los últimos años, desde el presupuesto de viajes hasta la administración de políticas y la gestión de factores de salud y seguridad durante la pandemia. Hoy en día, su papel continúa cambiando a medida que factores socioeconómicos como la inflación, la sostenibilidad y cuestiones geopolíticas como los conflictos internacionales impactan sus responsabilidades.

La quinta encuesta anual sobre viajes de negocios globales de SAP Concur explora cómo ha evolucionado la función del gerente de viajes y analiza los desafíos y prioridades que continúan remodelando sus responsabilidades y programas de viajes corporativos.

El rol de Travel Manager se vuelve cada vez más estresante

Según la encuesta global realizada a 700 gestores de viajes en siete mercados, casi la mitad (47%) de los gestores de viajes globales dicen que su función es más estresante ahora que hace 12 meses.

Como era de esperar, el principal desafío es que la inflación eleva el costo de los viajes de negocios, como lo considera el 41% de los encuestados.

Pero es más que eso. Los gestores de viajes se enfrentan al desafío de:

• Garantizar la seguridad de los viajeros en zonas que se vuelven hostiles a los grupos marginados (38%).
• Garantizar la seguridad del viajero frente a enfermedades o desastres naturales (38%).
• Encontrar opciones de viaje más ambientalmente sostenibles (37%).
• Dotación de personal inadecuada en su empresa de gestión de viajes (30%).

Teniendo en cuenta lo anterior, los gestores de viajes están ávidos de herramientas para mejorar la visibilidad de todos los aspectos de los viajes. Casi todos los gestores de viajes globales (98%) dicen que su trabajo se ve obstaculizado por datos y análisis retrasados, especialmente cuando se trata de garantizar la seguridad de los viajeros (39%), demostrar el retorno de la inversión a los altos directivos (39%), informar sobre las emisiones de viajes de la empresa (38%), cumplir con las regulaciones y estándares de la industria (37%), establecer presupuestos (37%) y actualizar políticas de viajes (37%).

"El trabajo del gestor de viajes está alcanzando un nuevo nivel de complejidad", afirma Paul Dear, vicepresidente regional de servicios para proveedores de EMEA en SAP Concur. “Sus responsabilidades van mucho más allá de gestionar viajes y gastos. Se enfrentan a amplias obligaciones de diligencia, regulaciones más estrictas y precios en aumento, y al mismo tiempo experimentan una falta de visibilidad de los gastos y las actividades de viajes”.

Amenazas a los viajes de negocios

Los viajes de negocios se están recuperando. En SAP Concur, el gasto total en pasajes aéreos está a punto de superar los niveles de 2022 y continúa avanzando hacia los niveles de 2019. Esto puede verse parcialmente influenciado por el aumento de los precios de los billetes: la tarifa aérea promedio aumentó 11% desde 2019. 

Sin embargo, según los gestores de viajes globales, las mayores amenazas para los viajes de negocios son los retrasos y cancelaciones de último momento por parte de las aerolíneas (45%) y los proveedores de la industria de viajes que cambian la forma en que venden y reservan viajes (38%). 

Factores de sostenibilidad 

La sostenibilidad es una de las áreas clave en las que los gestores de viajes se sienten presionados a actuar. Parte de esa presión proviene del interior de la empresa: más de un tercio de los viajeros de negocios encuestados (36%) esperan que su empresa ofrezca opciones de viaje más sostenibles fuera de la política de la empresa. Los viajeros de negocios se preocupan profundamente por su huella de carbono, ya que 89% planea tomar medidas adicionales durante los próximos 12 meses para reducir el impacto ambiental de sus viajes de negocios.

Los factores externos, como regulaciones más estrictas, también están en la mente de los gestores de viajes: para casi 3 de cada 10 gestores de viajes (28%), las opciones de viaje ambientalmente insostenibles se encuentran entre las mayores amenazas para los viajes de negocios de su empresa. Además, casi 3 de cada 10 (28%) esperan mayores desafíos en su función debido a la presión para informar más sobre las emisiones de viajes de la empresa. Los datos retrasados también son un obstáculo para la capacidad de los gestores de viajes de informar sobre las emisiones de viajes de la empresa (38%). 

Cambios en la política de viajes

Los viajes de negocios y las políticas de viajes seguirán cambiando, eso es seguro. El próximo año, 98% de los gestores de viajes globales esperan que su empresa cambie sus políticas de viajes. El cambio más común será permitir un mejor seguimiento. 

Además, en los próximos 12 meses, los administradores de viajes dicen que las políticas de viajes de su empresa cambiarán:

• Para satisfacer la necesidad de los viajeros de tener opciones flexibles (por ejemplo, reservar directamente con proveedores) (38%).
• Cumplir mejor con los objetivos de sostenibilidad internos y externos (37%).
• Reducir sus gastos de viaje (37%).
• Para aumentar la visibilidad de costes y la visibilidad de los viajeros (36%).

Con el aumento de los viajes de negocios, los hábitos y tendencias de viajes de negocios anteriores a la pandemia también están regresando. Para algunos gestores de viajes, el cambio de política supondrá un regreso a la normalidad. Más de uno de cada tres (34%) dice que volverá a las políticas anteriores a la pandemia.

Para obtener más información sobre la encuesta, incluidos hallazgos adicionales, descargue nuestro viajero de negocios y gerente de viajes libros blancos.