Nuevo estudio revela puntos débiles en el informe de gastos

En promedio, las empresas gastan aproximadamente medio millón de dólares y 3000 horas corrigiendo informes de gastos cada año

Fráncfort, Alemania (10 de noviembre de 2015): cada año, las empresas de todo el mundo gastan, en promedio, aproximadamente medio millón de dólares y casi 3000 horas corrigiendo errores en los informes de gastos, según un nuevo estudio que identificó puntos débiles en los informes de gastos. El costo promedio para procesar un informe de gastos para una sola noche de estadía en un hotel es $58; sin embargo, el 19 por ciento de los informes de gastos contienen errores o falta información que cuesta $58 adicional y 18 minutos para corregir cada informe de gastos.

Si bien los costos de procesamiento de los informes de gastos representan el mayor desafío para el tiempo y el dinero de la empresa, los compradores de viajes identificaron los pasos iniciales para preparar un informe de gastos como los más problemáticos, incluida la configuración del informe de gastos (24 por ciento), el ingreso de datos (33 por ciento) y adjuntando recibos (37 por ciento).

Siete de cada diez (70 por ciento) compradores de viajes actualmente procesan informes de gastos internamente utilizando software de terceros, dos de cada diez (19 por ciento) procesan informes de gastos internamente sin la ayuda de software de terceros y cuatro por ciento subcontratan este proceso por completo. La mitad de los compradores de viajes en las empresas que procesan internamente los informes de gastos sin software de terceros encuentran que configurar informes de gastos (49 por ciento), ingresar los datos (54 por ciento) y adjuntar recibos (55 por ciento) es un problema importante.

Estos hallazgos provienen de un nuevo estudio, Expense Reporting: Global Practices and Pain Points, realizado por GBTA Foundation, el brazo de educación e investigación de Global Business Travel Association, y patrocinado por HRS Global Hotel Solutions. Los hallazgos del estudio se presentarán hoy en una sesión de Center Stage durante la Conferencia GBTA 2015 Frankfurt en asociación con VDR.

“Este estudio buscó identificar puntos débiles y áreas de mejora en el proceso de informes de gastos para que las empresas puedan encontrar formas de mejorar la eficiencia ahorrando dinero, tiempo y recursos”, dijo Joseph Bates, vicepresidente de investigación de la Fundación GBTA. “Con la rápida introducción de nuevos productos financieros en la industria de los viajes de negocios, las empresas deben evaluar continuamente sus prácticas existentes y sus necesidades comerciales para asegurarse de que están trabajando de la manera más eficiente y consciente de los costos posible”.

“Las empresas a menudo se centran únicamente en los costos directos, por ejemplo, el precio de los vuelos, el alojamiento o el transporte terrestre. Sin embargo, optimizar el proceso de informes de gastos ofrece un enorme potencial de ahorro. Key es un proceso automatizado y digital, que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente o adjuntar recibos en papel”, explica Tobias Ragge, director ejecutivo de HRS.

Diferencias globales en las prácticas de informes de gastos

• Los compradores de viajes en América del Norte (86 por ciento) y Asia-Pacífico (84 por ciento) usan con mayor frecuencia un software de informes de gastos, mientras que los compradores de viajes de América Latina informan que usan dicho software a una tasa mucho menor (60 por ciento). En cambio, es mucho más probable que usen otro programa de computadora para enviar sus informes de gastos (50 por ciento, en comparación con el 22 por ciento del total). Alternativamente, los compradores de viajes en Europa (35 por ciento), encabezados principalmente por Alemania (45 por ciento), tienen más probabilidades de presentar informes de gastos en papel.

• Con los recibos, enviar recibos en papel sigue siendo el método más popular (63 por ciento), particularmente en Europa (81 por ciento) y América Latina (71 por ciento). La excepción es América del Norte, donde la mayoría de los compradores de viajes informan que envían recibos a través de imágenes escaneadas (84 por ciento), electrónicamente (62 por ciento) y usando su teléfono inteligente (61 por ciento).

El estudio, Expense Reporting: Global Practices and Pain Points, está disponible exclusivamente para miembros de GBTA haciendo clic aquí y los que no son miembros pueden comprar el informe a través de GBTA Foundation enviando un correo electrónico a pyachnes@gbtafoundation.org.

SOBRE HRS
HRS es el proveedor global de soluciones hoteleras y ofrece a sus más de 40 000 clientes corporativos en todo el mundo una variedad de herramientas y servicios gratuitos, que cubren toda la cadena de valor para todo el proceso de reserva de hotel, desde la adquisición del hotel, las transacciones de reserva y las soluciones de pago innovadoras. a la transmisión de datos relevantes para el análisis de los gastos de alojamiento. HRS cuida individualmente a sus clientes y desarrolla soluciones a medida que permiten ahorrar gastos, aumentar la satisfacción de los empleados y facilitar la gestión de viajes. Las soluciones inteligentes de extremo a extremo para conferencias y reservas de grupos completan los servicios ofrecidos para empresas.

Con más de 290.000 hoteles en 190 países, HRS ofrece una gran selección de hoteles en todo el mundo. Estos incluyen, entre cientos de cadenas hoteleras, también aproximadamente 170.000 hoteles de propiedad privada. HRS es el único proveedor con acceso a todos los principales sistemas de distribución global (GDS) y con 5 millones de habitaciones disponibles en GDS, el mayor proveedor de contenido hotelero independiente del mundo. Cientos de Gerentes de Ventas de Hoteles en más de 50 países contribuyen con su conocimiento del mercado local a una alta disponibilidad de los hoteles y un óptimo servicio al cliente. Además, los clientes corporativos se benefician de la Tarifa HRS Business, que está disponible en 40.000 hoteles y ofrece hasta un 30 por ciento de descuento sobre el precio diario del hotel en línea. La elección de hoteles se ve facilitada por descripciones detalladas de hoteles, fotos y videos significativos, así como cerca de cinco millones de comentarios de huéspedes. Con más de 1.500 empleados en todo el mundo, la empresa con sede en Colonia, Alemania, cuenta con sucursales en Núremberg, Berlín, Innsbruck, Viena, Zúrich, Nueva York, Londres, París, Roma, Milán, Barcelona, Estambul, Varsovia, Praga, Budapest, Moscú , Hong Kong, Beijing, Shanghai, Singapur, Tokio, Mumbai y São Paulo.

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